Aktualności
Typografia
  • Najmniejsza Mała Średnia Większa Największa
  • Obecna Helvetica Segoe Georgia Times

pieczatek
Pieczątki towarzyszą nam w firmach, instytucjach, biurach, szkołach. Nadają ważność dokumentom, umowom, fakturom… można by jeszcze długo tutaj wymieniać. Co jednak, kiedy pieczątka przestaje dobrze stemplować lub utraci ważność z jakiegoś powodu? Jeśli projekt pieczątki jest przestarzały, zmieniły się dane Twojej firmy, instytucji, szkoły, jeśli pieczątka się zużyła lub mechanizm przestał sprawnie odbijać? Jak zlikwidować a potem zutylizować stare pieczątki? Na pewno nie wolno ot tak wyrzucić ich do kosza! Pieczątka nie może dostać się w niepowołane ręce! Jak zadbać o ich poprawną likwidację?

 

Utylizacja i likwidacja pieczątek  procedury

Różne są rodzaje pieczątek (np. urzędowefirmowe, dekretacyjne) i dobrze jest wiedzieć, że ich używanie oraz utylizacja podlegają różnym procedurom.
W Polsce obowiązują:

  • rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. nr 14, poz. 67),
  • ustawa o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych (Dz.U. nr 235, poz. 2000 z późn.zm.),
  • rozporządzenie MEN w sprawie szczegółowej organizacji publicznych szkół i publicznych przedszkoli (Dz.U. z 2019 r. poz. 502) regulujące sprawę pieczątek w szkołach i przedszkolach,
  • w firmach i instytucjach – różnego rodzaju procedury wprowadzane zarządzeniem osoby zarządzającej firmą lub jednostką.

Dlatego, jeśli masz do czynienia z  pieczątkami w firmie, szkole, instytucji, powinieneś zapoznać się z obowiązującymi procedurami, żeby wiedzieć, jak należy postępować w przypadku konieczności utylizacji i likwidacji starej lub zniszczonej pieczątki. A jeśli jesteś właścicielem firmy – konieczne zorganizuj wszelkie te procedury związane z utylizacją i likwidacją, aby chronić dobre imię swojej firmy!

 

Pieczęcie urzędowe  pod specjalnym nadzorem!

Jeśli pieczątka jest już stara lub zużyta, a może konieczna jest jej wymiana ze względu na zmianę danych firmy lub z jakiegokolwiek innego powodu, to starą pieczątkę musimy zlikwidować i zutylizować. W urzędach, instytucjach, szkołach oprócz zarządzeń i wytycznych, o których wspomnieliśmy powyżej, istnieje też rejestr/ewidencja pieczątek i ich odcisków. Wiele spraw związanych z pieczątkami może regulować wprowadzona w firmie procedura/instrukcja postępowania z pieczątkami służbowymi. Pieczęcie urzędowe są pod specjalnym nadzorem i ich likwidacja i utylizacja są obwarowane szczegółowymi zapisami (np. wypełnia się wniosek o likwidację pieczątki i sporządza się protokół przekazania pieczęci urzędowej do Mennicy Państwowej w celu jej likwidacji). 

 

Jak przeprowadzić utylizację pieczątki krok po kroku?

A co w przypadku pieczęci firmowej? Warto zorganizować bezpieczną procedurę likwidacji i utylizacji pieczątek używanych w Twojej firmie. Aby pieczątka nie dostała się w niepowołane ręce, proces utylizacji i likwidacji pieczątki powinien odbyć się odpowiedzialnie:

  • zgłoszenie konieczności wymiany zniszczonej pieczęci na nową lub wypełnienie wniosku o utylizację nieaktualnej pieczątki, 
  • w przypadku konieczności zebrania się komisji likwidacyjnej (może to wynikać z wewnętrznych procedur) przechowywanie pieczęci do likwidacji w bezpiecznym miejscu,
  • likwidacja pieczęci – pieczątkę – gumę stemplującą należy zniszczyć, na przykład pociąć nożykiem lub nożyczkami,
  • należy sporządzić protokół, w którym trzeba zawrzeć wzór zniszczonej pieczątki,
  • na protokole likwidacji powinny podpisać się osoby, które były obecne podczas likwidacji pieczątki (świadkowie, komisja likwidacyjna), co będzie stanowiło potwierdzenie, że firma przeprowadziła proces utylizacyjny i wykluczyła pieczątkę z obiegu, przez co traci ona swoją moc prawną,
  • resztki po zlikwidowanej pieczątce wyrzucamy do odpadów zmieszanych lub segregujemy do odpowiednich worków/pojemników na śmieci podlegających recyklingowi,
  • przechowywanie dokumentacji dot. likwidacji w ustalonym miejscu.

 

Wytyczne dotyczące likwidacji i utylizacji starych, zniszczonych lub nieaktualnych pieczątek

W wytycznych dotyczących używania pieczątek firmowych, imiennych często są zawarte bardzo szczegółowe informacje, instrukcje i zobowiązania. Na przykład:

  • dot. używania pieczątek służbowych zgodnie z przeznaczeniem, 
  • wezwania do ochrony przed dostępem osób nieuprawnionych,
  • informacja o tym jak używać/jak nie używać pieczątki firmowej,
  • adnotacja o tym, że szef może wyciągnąć konsekwencje w związku z użytkowaniem pieczątki niezgodnie z zaleceniami/ zobowiązaniami,
  • instrukcje w przypadku rozwiązania umowa o pracę z pracownikiem korzystającym z imiennej pieczęci firmowej (najczęściej jest on zobowiązany do rozliczenia się z otrzymanych i użytkowanych pieczątek, co zostaje odnotowane w ewidencji firmowych pieczęci i/lub w protokole likwidacyjnym pieczątki), 
  • zapisy o tym, że wydanie nowych pieczątek może nastąpić wyłącznie po zwrocie nieaktualnych lub zniszczonych pieczęci oraz, że przekazywanie, wydawanie i zwrot pieczątek służbowych odbywa się za pokwitowaniem odnotowanym w tzw. rejestrze/ewidencji pieczęci.

W przypadku pieczątek firmowych nie istnieją przepisy prawa zobowiązujące do konkretnych procedur. Inaczej  jest w przypadku pieczęci urzędowych – o czym wspominaliśmy wyżej! Każda firma wypracowuje sobie własny schemat działania dotyczącego utylizacji i likwidacji starej pieczęci. W wielu jednostkach funkcjonują w tym temacie wewnętrzne zarządzenia i procedury, w których krok po kroku zawarta jest instrukcja dotycząca utylizacji i likwidacji firmowych, najczęściej imiennych stempli. W dokumentacji tej znaleźć można wzory wniosków o likwidację, wykaz ewidencji i rejestru pieczęci będących w użyciu, wzór protokołu z likwidacji wraz ze szczegółowymi informacjami na temat miejsca i przechowywania całej dokumentacji. Przestrzeganie tych procedur spowoduje, że firma będzie bezpieczna i będzie w stanie udowodnić, że dołożyła wszelkich starań, aby nie doprowadzić do sporządzania dokumentów, pism, faktur z pieczątkami, które nie powinny się na nich znaleźć! 

 

FREZOWANIE CNC

Przecinarki tarczowe Bomar – czym się wyróżniają?

WhitePress Prawa