Ustawy tzw. tarczy antykryzysowej budzą w ostatnich dniach wiele emocji. Niezależnie od oceny ich rozwiązań, w szczególności tego czy stanowią one realną pomoc, czy też są daleko niewystarczające, trzeba pamiętać, że wprowadzają bardzo wiele zmian lub rozwiązań istotnych dla wielu branż. Z punktu widzenia spółek prawa handlowego zwrócić należy w szczególności uwagę na zmiany w Kodeksie Spółek Handlowych oraz w zakresie terminów dotyczących obowiązków rachunkowych.
Wskazane zmiany są szczególnie ważne w kontekście zbliżających się terminów odbywania rocznych zgromadzeń w spółkach z o.o. i spółkach akcyjnych i zatwierdzania sprawozdań finansowych i sprawozdań z działalności.
Ustawodawca słusznie dostrzegł, że w związku z ograniczeniami poruszania i gromadzenia się, odbycie zgromadzenia wspólników może okazać się niemożliwe. W związku z tym ustawą z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw wprowadzono możliwość odbywania w spółkach prawa handlowego posiedzeń organów w sposób zdalny.
Rozwiązania dotyczą zarówno obradowania przez wspólników, zarząd, jak i rady nadzorcze.
Zgodnie z nowymi rozwiązaniami udział w zgromadzeniu wspólników można wziąć także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. O udziale w zgromadzeniu wspólników w sposób, o którym mowa w zdaniu pierwszym, postanawia zwołujący to zgromadzenie. Udział w zgromadzeniu wspólników w takim przypadku obejmuje w szczególności:
- dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników, i
- wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.
Wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej to, co oczywiste, możliwość skorzystania z Internetu. Dopuszczalne są też inne formy komunikacji za pośrednictwem środków elektronicznych. Przepis wskazuje na przykładowe techniczne możliwości wykorzystania środków komunikacji elektronicznej wskazane powyżej. Dotąd skorzystanie z tych środków wymagało postanowienia w umowie spółki. Na podstawie nowego przepisu możliwe jest to zawsze, jeśli umowa spółki nie stanowi inaczej.
W zgromadzeniu odbytym w ten sposób można uczestniczyć zarówno osobiście jak i przez pełnomocnika. O tym czy zgromadzenie odbędzie się za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość decyduje zwołujący zgromadzenie.
Nadal jednak uznać należy, że zgromadzenie powinno być zlokalizowane w danym miejscu. Także zatem zgromadzenia „wirtualne” mogą odbywać się jedynie na terytorium RP. Raczej należy też przyjmować, że udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej nie zwalnia spółki z obowiązku określenia miejsca, w którym będzie fizycznie przebywał prowadzący zgromadzenie wspólników wraz z protokolantem. Przyjmuje się bowiem, że wykorzystanie wskazanych środków nie stwarza możliwości odbywania zgromadzeń w sposób całkowicie wirtualny, tj. bez obecności w miejscu wyznaczonym do odbycia zgromadzenia co najmniej przewodniczącego i protokolanta.
Rada nadzorcza, zaś w jej braku wspólnicy, powinni określić w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.
Odpowiednie rozwiązania przewidziano także dla Zarządów i Rad Nadzorczych.
W związku z nowymi przepisami Ksh:
- w posiedzeniu zarządu można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej
- zarząd może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej
- członkowie zarządu mogą brać udział w podejmowaniu uchwał zarządu, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej
- członkowie rady nadzorczej mogą brać udział w podejmowaniu uchwał rady nadzorczej, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Oddanie głosu na piśmie nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady nadzorczej.
Analogiczne rozwiązania przewidziano dla spółek z o.o., jak i akcyjnych.
W kontekście zbliżających się terminów zgromadzeń rocznych, zwrócić należy uwagę, że na podstawie stosownego rozporządzenia do ustawy tarczy antykryzysowej przedłużono terminy sporządzenia sprawozdań: finansowego oraz zarządu za rok 2019 o 3 miesiące (do końca czerwca 2020 r).
R.pr. Maciej Wąsik, r.pr. Adam Klimczak (spolki24.net)
