Pracownik przebywający w delegacji ponosi różne koszty, związane m.in. z przejazdami, noclegiem czy wyżywieniem. Pracodawca jest zobowiązany do ich pokrycia. Wymagania dotyczące rozliczania wydatków wynikających z delegacji krajowej są bardzo szczegółowe. Odpowiednie obowiązki dotyczą jednak nie tylko pracodawców, ale również pracowników udających się w taką podroż służbową.
Pokrycie kosztów ponoszonych przez pracownika
Pracownikowi przebywającemu na delegacji przysługują należności, które pokrywają poniesione koszty. Warunkiem jest odbycie podróży celem realizacji zadań służbowych poza stałym miejscem pracy lub siedzibą firmy, a także uzyskanie bezpośredniego zlecenia przez przełożonego. Delegacja krajowa nie dotyczy pracowników, którzy regularnie pracują w terenie oraz przemieszczają się między różnymi lokalizacyjnymi. Na zwrot kosztów mogą więc liczyć jedynie osoby, które na co dzień pracują stacjonarnie. Jeżeli pracownik zatrudniony jest w samorządowej lub państwowej jednostce sfery budżetowej, należność ma wysokość określoną w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki społecznej. W przypadku sektora prywatnego, kwestie dotyczące delegacji są regulowane przez pracodawcę. Stawka nie może być jednak niższa, niż w budżetówce.
Koszty związane z transportem pracownika na delegację
Osoba wyruszająca w delegację ma prawo do zwrotu kosztów, które wynikają z przejazdów. Nie dotyczy to jedynie sytuacji, kiedy pracodawca zapewnia transport bezpłatny. W przypadku podróży trwających co najmniej 10 dni, zwrot kosztów dojazdu jest należy również za dni wolne od pracy. Obecnie obowiązuje ryczałt odpowiadający każdej rozpoczętej dobie delegacji. O formie transportu dla pracownika decyduje pracodawca. Osoba zatrudniona może też złożyć odpowiedni wniosek, który pozwoli na odbycie podróży własnym pojazdem za zgodną przełożonego. Zwrot kosztów obydwa się wówczas na podstawie iloczynu przejechanych kilometrów, zgodnie ze stawką za jeden kilometr przebiegu.
Koszty noclegu i kwaterunku pracownika na delegacji
Pracodawca zapewnia też zwrot kosztów za noclegi pracownicze w ramach delegacji krajowej. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy osobie zatrudnionej zapewniany jest bezpłatny kwaterunek. Zwrot nie przysługuje również wówczas, gdy pracownik ma możliwość łatwego powrotu do miejsca zamieszkania w każdy dzień delegacji. Koszt za hostel dla pracowników powinien być potwierdzony odpowiednim rachunkiem, którego przedstawienie uprawnia do uzyskania zwrotu wydatków. Jeżeli faktura za kwatery pracownicze nie zostanie okazana, obowiązuje ryczałt w wysokości 45 zł. Warunkiem jest odbycie noclegu w godzinach 21:00-7:00. który potrwa minimum 6 godzin. W Trójmieście przystępne cenowo pokoje pracownicze udostępnia firma Work Hostels, a jej klienci mogą liczyć na kompleksowe wyposażenie oraz dobrą lokalizację.
Rozliczenie delegacji krajowej między pracownikiem a pracodawcą
Pracownik ma obowiązek rozliczenia delegacji w ciągu maksymalnie 14 dni od powrotu. Przed wyjazdem może natomiast wnioskować o zaliczkę na poczet podróży, a jej wysokość jest obliczana w oparciu o wstępną kalkulację kosztów za przejazd, hotel pracowniczy czy wyżywienie. Podczas delegacji zatrudniony musi pamiętać o gromadzeniu dokumentów, które pozwolą na potwierdzenie poniesionych wydatków. Dotyczy to m.in. biletów za transport czy rachunków za mieszkania dla pracowników, natomiast nie obejmuje diet i ryczałtów. Jeżeli kluczowe dokumenty zostaną zgubione lub podwładny o nich zapomni, zobowiązany jest do złożenia pisemnego oświadczenia. Należy w nim potwierdzić wszystkie poniesione wydatki, a także wyjaśnić przyczyny uniemożliwiające dołączenie wymaganej dokumentacji. Większość obowiązków związanych z rozliczeniem delegacji leży zatem po stronie pracodawcy, na którego polecenie dana osoba wyrusza w podróż celem spełnienia konkretnych zadań służbowych. Pracownik wciąż jednak musi pamiętać o wielu aspektach, zwłaszcza tych powiązanych ze starannym dokumentowaniem ponoszonych kosztów oraz terminowym rozliczeniem się z nich w odpowiednim czasie.
