Międzynarodowy event to dla jego organizatora szereg zadań do skoordynowania. Coraz częściej firmy decydują się skorzystać z usług zewnętrznych podwykonawców zapewniających profesjonalną obsługę konferencji. Dzięki temu zarządzanie poszczególnymi kwestami technicznymi spoczywa na barkach fachowców z odpowiednim doświadczeniem.
Jakie usługi obejmuje kompleksowa obsługa konferencji?
Zakres usług konferencyjnych zależy od specyfiki wydarzenia oraz preferencji organizatora. Zawsze możliwe jest podzielenie różnych obszarów organizacji na osobnych podwykonawców, ale jest to mniej wygodne i niekoniecznie optymalne kosztowo. Gdy mamy do czynienia z wielojęzyczną konferencją, dobrym rozwiązaniem jest wybór agencji tłumaczeniowej, która oferuje więcej niż tylko tłumaczenia ustne. Wbrew pozorom jest to coraz częściej spotykane rozwiązanie, gdyż biura tłumaczeń regularnie zapewniające tłumaczenia konferencyjne rozszerzają swoją działalność, tak by klienci mogli znaleźć wszystkie potrzebne usługi w jednym miejscu.
Pierwszy etap obsługi konferencji to znalezienie stosownej lokalizacji i zakwaterowania oraz cateringu dla uczestników. Następnie należy sprawdzić warunki w sali konferencyjnej i ustalić, jakie wyposażenie techniczne trzeba dostarczyć dodatkowo. Na sprzęt konferencyjny składają się przede wszystkim: pulpit z mikrofonem dla prelegentów, mikrofony bezprzewodowe, system nagłośnienia, rzutnik multimedialny, kabiny tłumaczeniowe czy kamery do rejestracji video. Cena wynajmu sprzętu standardowo obejmuje jego obsługę, ale należy to koniecznie ustalić na etapie zapytania ofertowego. Kolejny obszar obsługi konferencji to tłumaczenie ustne. Dla całej publiczności, w trybie symultanicznym czy konsekutywnym, a sporadycznie dla poszczególnych gości, jako tłumaczenie szeptane. Na specjalne życzenie biuro tłumaczeń może też zająć się znalezieniem konferansjera. Ponadto, w skład usług konferencyjnych może też wchodzić wydruk materiałów konferencyjnych, wcześniej przetłumaczonych na potrzebne języki docelowe.
Optymalne rozwiązania i korzyści dla Twojej firmy
Dlaczego obsługa konferencji przez jedną agencję jest najbardziej korzystna? Patrząc na powyższą listę usług pierwsza odpowiedź nasuwa się sama: cały szereg zadań przestaje być bezpośrednią odpowiedzialnością organizatora eventu. Dzięki temu więcej czasu pozostaje na kontakt z prelegentami i planowanie harmonogramu wystąpień. Nie tylko nie musimy sami zajmować się rezerwacją tłumaczy czy obsługi technicznej, ale także dalszą koordynacją ich pracy. Przykładowo, to biuro tłumaczeń ustali z zespołem technicznym termin montażu i przetestowania sprzętu, tak by działał bez zakłóceń. Krótko mówiąc, zyskujemy fachowe wsparcie, zawsze do naszej dyspozycji.
Ponadto, współpraca z doświadczonym dostawcą usług posiada wartość dodaną w postaci fachowego doradztwa. Jako właściciel firmy nie musisz być ekspertem w dziedzinie tłumaczeń kabinowych, druku broszur czy nagłośnienia sal. Lepszym rozwiązaniem jest zlecenie tego firmie, która się na tym zna i może pochwalić się tego rodzaju realizacjami. Gdy już znajdziemy takiego partnera biznesowego i sprawdzi się na kilku eventach, warto pozostać lojalnym i czerpać dalsze korzyści z tak udanej współpracy. Zaufany dostawca usług to cenny zasób dla każdej firmy.
