Proces wdrożenia oprogramowania w firmie stanowi ogromne wyzwanie bez względu na to, jak duża jest firma i jaki typ oprogramowania chcemy w naszych procesach zaimplementować. Nie ma jednak rzeczy niemożliwych, szczególnie gdy podejdziemy do tego procesu z głową. O czym należy pamiętać przed wdrożeniem systemów informatycznych?
Odpowiednie zaplanowanie całego procesu wdrożenia oprogramowania
Jeśli planujemy wdrożenie systemu informatycznego, oznacza to, że przeszliśmy wraz z zarządem i innymi osobami połowę drogi. W końcu udało nam się spośród wielu konkurencyjnych ofert wybrać tę, która najlepiej pasuje do naszych biznesowych potrzeb i oczekiwań. Jednak zakontraktowanie zakupu wcale nie znaczy, że możemy już świętować sukces. Przed nami najtrudniejsza część. I bez względu na to, czy wprowadzamy do firmy oprogramowanie księgowe, takie jak zorius.pl/wdrazanie-oprogramowania-symfonia/, czy zaawansowany system ERP, zawsze musimy poświęcić odpowiedni czas na planowanie tego procesu.
Dlaczego? Ze względu na relatywnie długi czas realizowania procesów biznesowych w totalnym chaosie. Z jednej strony dalej świadczymy usługi dla klientów zgodnie ze starymi standardami. Z drugiej strony chcemy już powoli wykorzystywać nowoczesne rozwiązania. Na dodatek część kadry jest zaangażowana we wdrażanie, podczas gdy inni pracownicy są szkoleni z obsługi systemu. To duże utrudnienie, dlatego warto podejść do tematu z zimną głową i odpowiednimi buforami czasowymi, które zapewnią nam sukces wdrożenia przy jednoczesnym zachowaniu ciągłości dotychczasowych działań.
Wybór firmy odpowiedzialnej za wdrożenie rozwiązania
Kto będzie odpowiedzialny za implementację rozwiązania? Zgodnie z poradami ekspertów dostępnymi na https://www.pb.pl/konferencje/it/o-czym-nalezy-pamietac-planujac-wdrozenie-systemu-it-1010801 to zespół wdrożeniowy odpowiada w dużej mierze za sukces i dopięcie wszelkich założeń tego wymagającego procesu.
Lepiej więc odpowiednio wcześnie dokonać odpowiedniego rozpoznania rynku, by wybrać firmę, która zapewni nam spokojny proces wdrożenia bez niepotrzebnych niespodzianek. Na co zwrócić uwagę przy szukaniu takiej firmy? Przede wszystkim na jej doświadczenie oraz dotychczasowe opinie klientów. Niezwykle istotna jest także znajomość branży, która w wielu przypadkach może być przez nas traktowana jako atut przeważający o wyborze tego rozwiązania. Odpowiedzialny zespół wdrożeniowy, który w ramach standardowej oferty proponuje też przeszkolenie naszej kadry pracowniczej to wartość dodana, która w przyszłości zaprocentuje.
Odpowiednie zaangażowanie użytkownika końcowego
Jak słusznie zwróciła uwagę słynna firma w artykule https://www2.deloitte.com/pl/pl/pages/human-capital/articles/jak-zwiekszac-zaangazowanie-pracownikow.html, zaangażowanie pracowników to klucz do sukcesu firmy nie tylko w codziennych obowiązkach, ale także w tak kluczowych momentach, jak wdrażanie zupełnie nowego rozwiązania.
Szczególnie dzisiaj, w epoce pracy hybrydowej czy zdalnej, wdrożenie nowego programu, czy systemu może nastręczać dodatkowych trudności. Sposobem na bezbolesne dokończenie procesu wdrażania jest odpowiednie zaangażowanie pracowników - nie tylko kadry zarządzającej firmą, ale także pracowników szeregowych, którzy najczęściej będą mieli dostęp do nowego oprogramowania. Co stoi na przeszkodzie, by byli oni grupą odpowiedzialną za wypracowanie nowych standardów? Dlaczego to właśnie osoby stanowiące trzon naszej firmy nie powinny blisko współpracować z firmą wdrożeniową, pokazując im specyfikę naszej pracy i warianty procesów wykonywanych w ramach codziennych obowiązków? Akcja informacyjna, okraszona odpowiednimi szkoleniami i angażem pracowników zaprocentuje i pozwoli nam na sfinalizowanie tego wyzwania, jakim jest wdrożenie nowego oprogramowania.
