Tarcza antykryzysowa, czyli pakiet ustaw regulujących działania w dobie pandemii COVID-19 wprowadziła zmiany w Kodeksie Spółek Handlowych, które pozwalają organom spółek kapitałowych obradować na odległość i również w tym trybie głosować. Rada nadzorcza online nie zmienia swoich kompetencji, ale zyskuje nowoczesne narzędzia ułatwiające funkcjonowanie spółki.
Rada nadzorcza online – jak zorganizować zebranie?
Zanim wprowadzono zmiany w KSH (31 marca 2020 roku oraz uzupełnienie z dn. 18 kwietnia - Dz.U. poz. 374 ze zm.) działalność rad nadzorczych online lub w inny sposób na odległość też była możliwa. Normy regulujące pracę organów spółek kapitałowych nie mówiły wprost o formach posiedzeń. Jeśli więc w umowie lub w statucie spółki oraz w regulaminie działania rady nadzorczej był zapis o możliwości obradowania i głosowania na odległość, to można było w tym trybie pracować jeszcze przed wprowadzeniem tarczy antykryzysowej. Teraz można tryb zdalny stosować bez konieczności wprowadzania zapisów w dokumentach wewnętrznych spółki.
Głosowanie na odległość – problemy z tajnością
Rada nadzorcza online - jej przeprowadzenie nie jest wielkim wyzwaniem technologicznym. Problemem jest utrzymanie tajności obrad, a szczególnie ochrona tajnych głosowań. Klasyczna kartka wrzucana do urny przechodzi do historii. Głosowanie zdalne i tajne jednocześnie umożliwiają nowoczesne, niezawodne aplikacje. Wraz z aplikacją użytkownik otrzymuje od producenta wsparcie logistyczne, techniczne oraz prawne.
Od czego zacząć organizację działalności organów spółki online?
Podstawą sukcesu jest dobranie produktu na miarę potrzeb spółki. Producenci oprogramowania „szyją” swoje produkty na miarę – w kontakcie i pełnym porozumieniu z firmą zamawiającą oprogramowanie ustalają parametry. Pakiety aplikacji uwzględniają m.in.:
• liczbę uczestników zebrania rady nadzorczej,
• liczbę głosowań,
• Wsparcie prawników na każdym etapie zebrania i głosowania,
• Przygotowanie regulaminów, programów zebrań, list obecności,
• Raportowanie zebrań i głosowań.
Można zakupić aplikacje z nieograniczoną liczbą uczestników oraz głosowań lub w określonym zamkniętym przedziale liczbowym.
Producent oprogramowania udziela wsparcia w przygotowaniu rady nadzorczej online na podstawie danych przesłanych przez klienta.
Rada nadzorcza online – zalety rozwiązania
Zakup oprogramowania do wirtualnych zebrań i głosowań obecnie wiąże się głównie z ochroną biologiczną uczestników. Jednak koronawirus kiedyś zostanie opanowany, ale rozwiązania technologiczne pozostaną i wpłyną korzystnie na funkcjonowanie spółki.
Oprogramowanie do zebrań online to:
- oszczędność czasu i pieniędzy,
- bezpieczeństwo sanitarne, umożliwienie pracy osobom na kwarantannie,
- zwiększenie frekwencji – e-obradowanie możliwe jest z każdego zakątka ziemi przy użyciu dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu,
- elastyczność – dopasowanie aplikacji do potrzeb użytkownika,
- raportowanie i analizy przebiegu zebrań oraz głosowań.
