Spotkania biznesowe stały się nieodłącznym elementem wielu branż – budującym relacje gospodarcze, ale i podtrzymujący więzi międzyludzkie. W restauracji mamy okazję pokazać się z nieco innej, bardziej towarzyskiej strony niż podczas prelekcji i wystąpień konferencyjnych. Często także powodzenie negocjacji zależy od wizerunku, jaki wykreujemy u naszego rozmówcy. O jakich zasadach zawodowego savoir-vivre’u należy pamiętać, aby wywrzeć jak najlepsze wrażenie na kliencie?
Biznes lunch? Tylko w sprawdzonym lokalu
Kiedy zależy nam na dobrym pierwszym wrażeniu nie powinniśmy eksperymentować z wyborem restauracji. Może się okazać, że dobre chęci przyniosą opłakane skutki, jeżeli obsługa kelnerska nie stanie na wysokości zadania, a jedzenie będzie przeciętne. Dlatego kluczem do sukcesu jest sprawdzona restauracja. W Gdańsku, Gdyni i w Sopocie znajduje się wiele lokali specjalizujących się w organizowaniu spotkań służbowych. Warto zawczasu zarezerwować stolik na konkretną godzinę tak, aby nie liczyć na łut szczęścia. Często nawet takie detale, jak usytuowanie miejsc na sali wpływają na pierwsze wrażenie.
Jeżeli planujemy spotkanie biznesowe, bezpiecznym rozwiązaniem jest wybór stolika w ustronnym miejscu lokalu tak, aby podczas rozmowy nie krępowały nas odgłosy dochodzące z innej części sali.
Wybierając miejsce przyjęcia zadbajmy o to, aby wszyscy goście znali do niego drogę, dlatego wybór lokalu położonego na uboczu miasta może sprawić nieco kłopotów. Dużo lepszym wyborem jest miejsce położone w powszechnie znanej okolicy, przy czym organizator spotkania powinien przybyć około kwadrans wcześniej, aby przywitać pozostałych uczestników.
Jak zachować się podczas biznes lunchu?
Warto pamiętać, że to klient decyduje o tym, jakie potrawy zamawia oraz czy chce spożywać alkohol podczas spotkania. Możemy zapytać gościa na co ma ochotę lub poprosić kelnera, aby polecił najbardziej wyborne dania.
Spotkanie w restauracji to nie to samo co rozmowa w biurze. Starajmy się unikać kładzenia na stole przedmiotów do użytku codziennego, jak kluczyki do samochodu, telefon, portfel czy dokumenty. Takie zachowanie może zostać odebrane jako ostentacyjne lub przedmiotowe, a przez to nieuprzejme.
Składając zamówienie starajmy się unikać skrajności. Nie zamawiajmy więc ani najtańszych, ani najdroższych dań z karty. Tak jednym, jak i drugim zachowaniem przekazujemy informację o stylu zarządzania budżetem.
Szanujmy różnice międzykulturowe
Jeżeli spotkanie w restauracji odbywa się z udziałem osób pochodzących z różnych kręgów kulturowych, przejawem dobrych manier jest uwzględnienie specyfiki zwyczajów kultywowanych przez klienta. Mogą one dotyczyć zarówno czasu spędzonego przy stole (np. Polacy biesiadują za stołem krócej niż Hiszpanie czy Włosi), jak i spożywanych potraw (np. Chińczycy unikają surowej wołowiny).
Specjaliści od biznesowego savoire-vivre’u wskazują, że w przypadku wątpliwości znacznie lepiej jest zapytać o preferencje gościa, niż doprowadzić do powstania krępującej i niekomfortowej atmosfery przy stole.
Czy warto od razu przechodzić do sedna spotkania?
Choć celem spotkania służbowego zawsze są relacje biznesowe, warto poświęcić chociaż chwilę, aby stworzyć towarzyską atmosferę. Należy jednak unikać tematów typowo światopoglądowych (jak np. aborcja, religia, lokalna polityka). To jedynie pozornie neutralny grunt, na którym łatwo tworzą się punkty zapalne utrudniające później znalezienie nici porozumienia.
Osobą uprawnioną do rozpoczęcia rozmowy zawsze jest gospodarz spotkania. Świetną sposobnością na nawiązanie dialogu mogą być właśnie wspomniane już różnice kulturowe. Wielu obcokrajowców cieszy się z okazji do poznania nowych zwyczajów i tradycji. Warto to wykorzystać, aby nie stracić w oczach rozmówcy, jako osoba źle wychowana i wyróżniająca się materialnym spojrzeniem na świat.
Co ze spotkaniami na dużą skalę?
Planując spotkanie, w którym będzie uczestniczyło kilkadziesiąt (lub nawet kilkaset) osób, warto upewnić się, czy lokal dysponuje odpowiednią infrastrukturą, miejscami noclegowymi oraz parkingiem.
W zależności od profilu spotkania, znaczenie może mieć dostęp do sal wykładowych lub szkoleniowych, zamontowany sprzęt audiowizualny, a także pomoc obsługi w czasowej organizacji spotkania (przerwy kawowe, wręczanie pakietów powitalnych, obiad konferencyjny).
Warto wybrać restaurację położoną w otoczeniu zieleni z dostępem do ogrodu, w którym goście będą mogli odpocząć po całodniowym spotkaniu.
Jeżeli szukasz lokalu na spotkanie biznesowe w Gdańsku, wybierz restaurację Zacisze. Przestronne sale konferencyjne, dostosowane do obsługi nawet 250 osób, profesjonalna obsługa meetingów firmowych i urokliwe otoczenie zieleni sprawiają, że Twoje negocjacje niemal na pewno zakończą się sukcesem.
