Prowadząc firmę, każdego dnia ma się do czynienia ze znaczną ilością różnego rodzaju dokumentów. Po wielu latach prowadzenia działalności, często powstaje jednak problem z ich przechowywaniem. Co zrobić, kiedy niektóre z nich nie są już potrzebne, jednak zawierają poufne dane? W takim przypadku rozsądne wydaje się zniszczenie dokumentów - warto jednak pamiętać o kilku zasadach. Dowiedz się, jak robić to poprawnie, aby zapewnić bezpieczeństwo swojej firmie i jej klientom.
Niszczenie i przechowywanie dokumentów - o czym należy wiedzieć?
Zarówno firmy, jak i różnego rodzaju instytucje posiadają w swoich biurach spore ilości dokumentów. Niektóre z nich muszą być przechowywane przez lata, wymagając w tym celu wygospodarowania na ten cel odpowiedniego miejsca. Warto jednak pamiętać, że musi ono spełniać określone normy - dokumenty zawierające poufne dane nie mogą znajdować się w ogólnodostępnej przestrzeni, co mogłoby narazić firmę na wyciek informacji, które nie mają prawa ujrzeć światła dziennego. Należą do nich między innymi wrażliwe dane osobowe klientów korzystających z usług danego miejsca, dlatego też należy przywiązać szczególną uwagę do ich odpowiedniego przechowywania. Drugą istotną kwestię stanowi również utylizacja dokumentów, które nie będą już potrzebne. Zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych, każda z instytucji przetwarzających dane osobowe ma wręcz obowiązek niszczenia dokumentów w taki sposób, który całkowicie uniemożliwi ich ponowne odtworzenie. Oznacza to, że proces niszczenia przy pomocy biurowych urządzeń może nie tylko okazać się nieskuteczny, ale też naruszać w pewien sposób prawo. W takiej sytuacji korzystnym rozwiązaniem może okazać się na przykład skorzystanie z usługi niszczenia dokumentów. Miejsca oferujące niszczenie dokumentów kraków często dodatkowo oferują również bezpieczne przechowywanie egzemplarzy, na które ciężko jest wygospodarować w biurze bezpieczny kąt.
Niszczenie dokumentów Kraków - jak zadbać o bezpieczeństwo swojej firmy i jej klientów?
Decydując się na zlecenie utylizacji dokumentacji można mieć pewność, że niszczenie dokumentów odbędzie się zgodnie z obowiązującymi normami. Jest to nie tylko ważne zabezpieczenie dla samej firmy, która w ten sposób uniknie ewentualnej kary za niewłaściwie przeprowadzane procedury. Każda instytucja powinna mieć także na uwadze dobro swoich klientów, dbając o bezpieczeństwo ich danych osobistych. Powierzając niepotrzebne pisma czy umowy działalności, która specjalizuje się w zakresie bezpiecznego niszczenia dokumentów można mieć pewność, że w żaden sposób nie będą one zdatne do odtworzenia. Dzięki temu można skupić się na bieżących obowiązkach swojej działalności, nie martwiąc się o to, że poufne dane dostały się w niepowołane ręce.
