Pieczątka dekretacyjna jest istotnym narzędziem w pracy księgowego. Konieczność jej posiadania wynika wprost z Ustawy o rachunkowości, która mówi, że każdy dowód księgowy powinien zostać sprawdzony i zakwalifikowany do ujęcia w księgach rachunkowych. To zobowiązanie nazywane jest obowiązkiem dekretacyjnym. Ważne dokumenty muszą być ostemplowane pieczęcią dekretacyjną. Jakie są rodzaje pieczątek dekretacyjnych i w jaki sposób wpływają na pracę księgowego?
Rodzaje dokumentów księgowych
Dowody zwane też dokumentami księgowymi dzielą się na kilka grup:
- zewnętrzne obce (otrzymane od podmiotów zewnętrznych),
- zewnętrzne własne (wystawiane przez firmę i przekazywane dalej),
- wewnętrzne (dotyczą działań wewnątrz firmy).
Każdy z powyższych typów dokumentów powinien być odpowiednio ostemplowany i zaksięgowany.
Czym jest dekretacja?
W księgowości obowiązują specjalne przepisy regulujące obieg dokumentów finansowych. Dekretacja to specjalna adnotacja znajdująca się na dokumencie, która wskazuje osobę lub komórkę organizacyjną bezpośrednio odpowiedzialną za załatwienie danej sprawy. W księgowości dekrety są używane, by dokument finansowy móc „ująć w systemie finansowo-księgowym firmy”. Dokumenty księgowe powinny być dekretowane, aby następnie mogły zostać wprowadzone do systemu księgowego, czyli zaksięgowane.
Oznaczenia na dokumentacji księgowej
Każdy dokument księgowy musi zostać sprawdzony pod kątem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Po wykonaniu tych czynności na dokumencie wykonuje się specjalne oznaczenie: „sprawdzono pod kątem merytorycznym i formalno-rachunkowym”. Dokumenty są też opisywane ze względu na miejsce zaewidencjonowania ich w księgach rachunkowych.
W opisie powinny się znajdować następujące informacje:
- data (kiedy dokument został ujęty w księgach rachunkowych),
- numer, na który zostanie wykonany zapis wraz z opisem stron Wn/Ma (winien/ma)
Dodatkowo, jeśli jest wymagana, należy dokonać ewidencji analitycznej dokumentacji. Na każdym dokumencie księgowym powinny się znaleźć podpis oraz imienna pieczątka uprawnionej osoby. Wówczas uznaje się, że dokumenty przeszły dekretację.
Pieczątka dekretacyjna ułatwieniem pracy każdego księgowego
Zakup pieczątki dekretacyjnej, podobnie jak datownika to dobry sposób, by zautomatyzować proces opisywania dokumentów księgowych w firmie. Pieczątka dekretacyjna jest pieczątką tabelaryczną i pozwala na szybkie nanoszenie na dokumenty księgowe gotowych wzorów zgodnym z prawem.
Pieczątki tabelaryczne można podzielić na:
- z napisem: „sprawdzono pod względem merytorycznym”. Pieczątka z takim zapisem jest niezbędna w codziennej pracy księgowego w czasie prowadzenie tzw. pełnej księgowości.
- z napisem: „sprawdzono pod względem merytorycznym, formalnym, rachunkowym”. To jedna z najczęściej wybieranych pieczątek w księgowości. Niektórzy zamawiają pieczątkę z napisem: „sprawdzono pod względem…”
- pieczątka wydatków strukturalnych. Jest to pieczątka umożliwiająca jasne i czytelne oznaczenie kosztów zakwalifikowanych przez księgowego na tzw. wydatki strukturalne.
- pieczątka dekretacyjna „Winien/Ma” praktyczna w czasie przygotowywania tzw. bilansu środków.
- pieczątka – dekretacja. Zawiera niezbędne pola, by w szybki, łatwy i przejrzysty sposób wskazać ujęcie dokumentu w księdze rachunkowej. Można przygotować dowolny wzór wskazany przez klienta, gdy chodzi o pieczątkę dekretacyjna tego typu. Pieczątka ta może zostać zindywidualizowana pod konkretną firmę.
Dekretacja dokumentów online
Końcem drugiej dekady XXI wieku księgowość prowadzona jest w znacznym stopniu elektronicznie przy wykorzystaniu nowoczesnych narzędzi oraz technologii. W zapisie Ustawy o rachunkowości nie ma informacji mówiącej wprost o tym, że opis musi być bezpośrednio naniesiony na dokumenty księgowe. Gdy dokumentacja księgowa prowadzona jest elektronicznie, dekretacja jest przygotowywana też z wykorzystaniem specjalistycznego programu księgowego. Większość dostępnego oprogramowania na rynku pozwala na wydruk dokumentów księgowych z naniesionym stosownym opisem. Nie ma więc konieczności odręcznego stemplowania dokumentów elektronicznych.
Pieczątka dekretacyjna przydatna w każdym biurze księgowym
Zgodnie z prawem umieszczenie pieczęci dekretacyjnej na dokumentacji księgowej oznacza, że jest ona zgodna z prawem. Każdy księgowy w czasie kontroli jest rozliczany ze sposobu oznaczania dokumentacji księgowej z wykorzystaniem pieczątek dekretacyjnych. Właśnie dlatego posiadanie pieczątek dekretacyjnych w biurze księgowym czy firmowym ma tak istotne znaczenie. Zaletą jest też przyspieszenie pracy. Zamawiając pieczątkę w firmie Stampler, można wprowadzać indywidualne zmiany we wzorach pieczątek zgodnie z profilem firmy i jej zapotrzebowaniem. Można także zamawiać określone poduszki ze wskazanymi kolorami dla danej pieczątki dekretacyjnej.
Co ważne, dziś możesz zamawiać pieczątki online przez 24 godzinę na dobę bez konieczności wychodzenia w domu, a cały proces trwa tylko kilka chwil!
