O czym pamiętać organizując podróż służbową?

Najważniejsze elementy w trakcie organizacji podróży służbowej 

Pierwszym krokiem jest dokładne zaplanowanie podróży. Określ cel wizyty, daty i godziny, a także dostępność pozostałych uczestników podróży. Szczególne znaczenie ma ustalenie, ile dni jest potrzebnych na realizację konkretnych obowiązków zawodowych. To jednak nie wszystko, ponieważ na głowie organizatorów podróży służbowej są także inne obowiązki, do których można zakwalifikować:

• Zarezerwuj loty, hotele i wszelkie inne środki transportu z wyprzedzeniem. Upewnij się, że mają one odpowiednie połączenia i daty, które pasują do harmonogramu.
• Zadbaj o wszelkie niezbędne dokumenty firmowe lub wizy służbowe, które mogą być wymagane podczas podróży.
• Zapewnij pracownikom ubezpieczenie podróżne oraz dokumenty na wypadek nieprzewidzianych okoliczności, takie jak odwołane loty lub utrata bagażu.
• Stwórz budżet podróży, uwzględniając koszty transportu, zakwaterowania, posiłków i innych wydatków związanych z podróżą. Pracownik powinien zachować wszelkie paragony i faktury, chyba że firma tego nie wymaga, a rozliczenie jest ryczałtowe.
• Pakowanie to kolejny istotny element podróży służbowej, tym razem w kontekście pracowników. Garderoba powinna być dostosowana do celu podróży. Przykładowo, gdy planowane są spotkania biznesowe, należy zabrać ze sobą odpowiednią odzież formalną. Dodatkowo należy pamiętać o laptopie, dokumentach i wszelkich narzędziach, które mogą być potrzebne do pracy w trakcie podróży.

W tym miejscu warto zaznaczyć, że firma powinna posiadać jasno określoną politykę podróży służbowej, która zawierać będzie wytyczne dotyczące wydatków, środków transportu, zakwaterowania i innych aspektów podróży. Polityka ta powinna być dostępna dla wszystkich pracowników i precyzyjnie określać, jakie koszty są akceptowalne i jakie wymagają zatwierdzenia przez przełożonych. Firma ma obowiązek dbać o bezpieczeństwo swoich pracowników podczas podróży służbowych. Warto więc dostarczyć im niezbędne informacje na temat miejsc, do których podróżują, oraz zapewnić dostęp do narzędzi umożliwiających kontakt w razie nagłych sytuacji. Ponadto, warto śledzić aktualne ostrzeżenia dotyczące bezpieczeństwa w miejscach docelowych podróży.

Skorzystaj z pomocy profesjonalnej firmy

Organizacja wyjazdów zawodowych i podróży zwykle wymaga bardzo dużo czasu, a dodatkowo wiąże się z kosztami, na przykład zatrudnienie osoby do działu HR. Właśnie dlatego dobrze pamiętać o tym, że podróże służbowe może zorganizować również firma zewnętrzna. Pracownicy takiego specjalistycznego przedsiębiorstwa zarezerwują hotele, przejazdy lub przeloty, sale konferencyjne i ubezpieczenia, a także mogą zająć się bankietami, konferencjami lub szkoleniami. Tego typu rozwiązanie sprawia, że podróż służbowa jest zorganizowana w sposób profesjonalny i odpowiada na potrzeby pracowników oraz pracodawców.