Dokumenty firmowe zawierają różnego rodzaju dane chronione prawnie. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest skuteczne zabezpieczenie ich na każdym etapie, również w procesie niszczenia. Jak to zrobić, a tym samym uniknąć odpowiedzialności karnej i finansowej?
Jak niszczyć dokumenty papierowe?
Niszczenie dokumentów papierowych to jeden z kluczowych tematów, który dotyczy zdecydowanej większości firm. Choć obecnie przechodzimy na formę cyfrową, to dokumenty, które ulegają przedawnieniu (najczęściej ma to miejsce po 5,10,20 latach), były sporządzane na piśmie, a nie w wersji elektronicznej. Przedsiębiorca ma wynikający z przepisów obowiązek zabezpieczenia danych w taki sposób, aby nie doszło do ich wycieku. W tym celu powinien sięgnąć po niszczarki tnące papier na tak drobne kawałki, że odtworzenie z nich jakichkolwiek informacji nie jest możliwe. Warto przy tym pamiętać, że najczęściej są to wysokiej klasy urządzenia przemysłowe, a nie niszczarki biurowe, które znajdują się na wyposażeniu większości firm.
Niszczenie nośników danych cyfrowych - o czym należy pamiętać?
W przeciwieństwie do utylizacji papieru niszczenie nośników danych elektronicznych wymaga podjęcia dodatkowych kroków, niż tylko umieszczenie w specjalnym urządzeniu. Tutaj bardzo istotną rolę odgrywa demagnetyzacja. Badania wykazały, że odtworzenie danych nawet po prawidłowych sformatowaniu dysku wciąż jest możliwe. Mając na uwadze fakt, iż wzrasta zainteresowanie pozyskiwaniem danych w nielegalny sposób, demagnetyzacja nabiera jeszcze większego znaczenia. Można nawet stwierdzić, że jest elementem kluczowym. Niszczenie dysków twardych wymaga posiadania nie tylko wysokiej jakości sprzętu, ale też wiedzy z zakresu IT. Trzeba też pamiętać o prawidłowej utylizacji samych urządzeń, co wynika z przepisów dotyczących ochrony środowiska naturalnego.
Jak zapewnić danym odpowiednią ochronę?
Obowiązkiem przedsiębiorcy jest zorganizowanie procesu niszczenia dokumentów w taki sposób, aby zapewnić danym należytą ochronę. W tym celu należy:
-
opracować jasne wytyczne dotyczące pracy z dokumentacją,
-
wyznaczyć osoby odpowiedzialne za niszczenie dokumentów,
-
stworzyć procedury bezpiecznego niszczenia dokumentów w formie papierowej i cyfrowej,
-
zainwestować w wysokiej jakości sprzęt spełniający normy międzynarodowe.
Przedsiębiorcy powinni zdać sobie sprawę z tego, że tradycyjne niszczarki biurowe nie są sprzętem, dzięki któremu zabezpieczą dane w procesie niszczenia dokumentów. Niestety, wciąż pokutuje przekonanie, zgodnie z którym wystarczy włożyć papier do niszczarki, a następnie pozbyć się ścinek. Jest ono błędne i, jak pokazuje praktyka, może prowadzić do tragicznych w skutkach wydarzeń. Nie chcąc narazić się na wyciek danych chronionych (w tym danych osobowych), coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na współpracę z firmą specjalizującą się w niszczeniu dokumentów. Bez względu na ich rodzaj czy formę, profesjonaliści zapewniają bezpieczną obróbkę, której efektem jest całkowita utylizacja nośników danych.
