Lista obecności pracowników często jest utożsamiana z listą ewidencji czasu pracy. W rzeczywistości są to dwa odrębne dokumenty i zastosowane są względem nich inne regulacje prawne. Nie ma obowiązku prowadzenia listy obecności, ale większość pracodawców chętnie z niej korzysta.
Lista obecności – to trzeba wiedzieć
Jak zostało wspomniane we wstępie, lista obecności może być prowadzona lub nie. Na pewno pracodawca nie poniesie żadnej kary, jeśli zrezygnuje z takiej formy dokumentacji. Informacja o tym, czy w firmie stosuje się listy obecności, są tylko i wyłącznie zawarte w regulaminie pracy konkretnego miejsca. Inaczej jest z dokumentem, który służy do monitorowania czasu pracy. W tym przypadku za brak listy ewidencji pracodawca może zapłacić nawet do 30 tys. Przepisy te reguluje już kodeks pracy. Warto zobaczyć jak wygląda prawidłowo przygotowana "lista obecności - sprawdź na Gowork.pl". Na stronie wzór dokumentu podany jest w formacie PDF.
Dane konieczne w liście obecności
Dzięki liście obecności pracodawca ma możliwość podliczenia czasu pracy pracownika. Dane te pozwolą mu obliczyć wynagrodzenie oraz inne świadczenia pracownicze za konkretny okres rozliczeniowy. Jest kilka podstawowych informacji, które powinny znaleźć się na liście obecności:
- Dane personalne
- Dane osoby zarządzającej (np. kierownika), która potwierdzi zgodność informacji czasie pracy pracownika
- Czas pracy lub godziny jej rozpoczęcia i zakończenia
- Okres rozliczeniowy (najczęściej miesiąc)
- Suma godzin, które trzeba przepracować w danym okresie rozliczeniowym
- Podpis osoby, która ma wgląd w te informacje (pracodawca, kierownik)
Tych informacji nie znajdziesz na liście obecności
Na pewno w dokumencie, jakim jest lista obecności, nie znajdą się dane wrażliwe, takie jak informacje o stanie zdrowia pracownika. Zakazane jest umieszczanie takich danych na liście obecności, natomiast na liście ewidencji pracownika muszą być uwzględnione. Jeśli pracownik nie może przyjść do pracy, na liście obecności pojawia się tylko symbol o nieobecności. Nie można przetwarzać danych osobowych pracownika o jego stanie zdrowia. Na takie regulacje wskazują m.in. nowe wytyczne związane z RODO.
Elektronicznie czy na papierze?
Jest kilka sposobów na prowadzenie listy obecności pracowników. Pierwszy tradycyjny sposób polega na prowadzeniu listy w formie papierowej. Wciąż sporo pracodawców decyduje się na tego typu dokumentację. Natomiast korzystanie z elektronicznej listy obecności jest niezwykle proste i wygodne. Wystarczy założyć czytnik do kart magnetycznych, z których będą sczytywane dane dotyczące godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.
Jest jeszcze jeden sposób, do niedawna rzadziej praktykowany, który opiera się na logowaniu pracowników do systemu teleinformatycznego. Najczęściej wykorzystuje się go w biurach, ponieważ system ten jest niezwykle prosty i szybki. Obecnie spora liczba firm przeszła na pracę zdalną tzw. „home office”, dlatego taka forma zgłaszania obecności jest często wykorzystywana. Pracownik może zalogować się z domu do systemu, którym zarządza dana firma. W niektórych miejscach ustala się wirtualne listy obecności. Pracownik może też powiadomić pracodawcę czy przełożonego o rozpoczęciu pracy za pomocą komunikatora lub wiadomości e-mail.
