Prowadzenie księgowości nie jest wiedzą tajemną. Można prowadzić ją samodzielnie, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby zatrudnić biuro rachunkowe, które przejmie na siebie część obowiązków. Zanim wybierzesz któreś rozwiązanie, warto zapoznać się z poniższym poradnikiem.
Księgowość spółek — na czym polega?
Zacznijmy od tego, że inaczej niż w przypadku jednoosobowej działaności gospodarczej (JDG), w przypadku spółek księgowość musi być prowadzona w pełnej formie. Jednoosobowa działalność gospodarcza może korzystać z tak zwanej małej księgowości, czyli na przykład ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
W przypadku spółek można mówić jedynie o pełnej księgowości. I nie ma od tego żadnych wyjątków. W księgach muszą być zapisywane wszystkie działania prowadzone przez spółkę. Dotyczy to między innymi transakcji firmowymi kartami i wpływów na konto.
Dodatkowo spółka z o.o. jest zobowiązana do przedstawienia — po zakończeniu każdego roku podatkowego — sprawozdania finansowego. Jest ono składane w Krajowym Rejestrze Sądowym. W takim sprawozdaniu musi znaleźć się między innymi:
- stan aktywów i pasywów Twojej firmy,
- przedstawienie operacji finansowych (na przykład strat),
- informacje dotyczące przyjętych zasad prowadzenia rachunkowości.
Takie sprawozdanie przygotowuje się w formie elektronicznej. Należy to zrobić według wytycznych przedstawionych przez Ministerstwo Finansów. Na koniec warto jeszcze wspomnieć, że to jak bardzo szczegółowe ma być to sprawozdanie, zależne jest od wielkości spółki. Ustawodawca wyróżnił firmy: mikro, małe i pozostałe.
Czy można samemu prowadzić księgowość spółek?
Jak zostało wspomniane we wstępie — jak najbardziej. Natomiast wymaga to wiedzy. Jednakże nie ma obowiązku posiadania do tego odpowiednich uprawnień. Do zalet samodzielnego prowadzenia księgowości można zaliczyć między innymi oszczędności, ale też pełną świadomość finansową nabytą w trakcie pracy. Nie dotyczy to jedynie znajomości przepisów związanych z prowadzeniem księgowości spółki, jako że z tymi musimy być na bierząco obserwując zmiany prawne. Innymi słowy “trzymając” ręce na księgach rachunkowych, możesz mieć pełną świadomość tego jak wygląda sytuacja finansowa Twojej spółki.
W pewnym uproszczeniu można napisać, że cały proces sprowadza się do wyboru odpowiedniego oprogramowania, które wykona większość pracy za Ciebie. Obecnie, zarówno biura rachunkowe, jak i osoby same zajmujące się księgowością, korzystają z takich rozwiązań. Jedną z najczęściej przytaczanych zalet takich programów jest szybki dostęp do potrzebnych informacji. Wspólnicy mogą je sprawdzić lub przedstawić kontrahentom na przykład przy pomocy laptopa.
Jednakże jeśli zdecydujesz się na samodzielne prowadzenie księgowości spółki, to będziesz musiał poświęcić sporo czasu na znalezienie odpowiedniego oprogramowania. I oczywiście zdobycie potrzebnej wiedzy.
Dlaczego warto zlecić księgowość spółki?
Zaletami korzystania z zewnętrznej księgowości są kwestie związane z bezpieczeństwem. Możesz ograniczyć ryzyko pepełnienia błędu, zlecając prowadzenie księgowości specjalistą, którzy już posiadają w tej materii doświadczenie. Kolejnym ważnym aspetem jest to, że nie Ty, a zewnętrzna firma ponosi odpowiedzialność za popełnione błędy i biura rachunkowe mają obowiązek posiadania OC.
Często też jako plus takiego rozwiązania podaje się oszczędności finansowe. Natomiast akurat ten aspekt najbardziej zauważalny będzie w przypadku małych spółek. Na pewno ogromną zaletą jest oszczędność czasu. Zwłaszcza jeśli nie masz żadnego doświadczenia związanego z rachunkowością. W takim wypadku (również dla bezpieczeństwa spółki) lepiej zdecydować się na firmę zewnętrzną.
Oczywiście pojawia się teraz pytanie. Ile kosztuje biuro rachunkowe we Wrocławiu? Na cenę ma wpływ zakres usług i ilość przetwarzanych dokumentów, dlatego też biura rachunkowe przedstawiają indywidualną wycenę.
Księgowość w spółce z o.o. - podsumowanie
Decydując się na prowadzenie ksiąg samemu, musisz mieć przede wszystkim na uwadze odpowiedzialność, jaka będzie na Tobie ciążyć. Dlatego też zazwyczaj księgowość przypadku spółek jest powierzana firmie zewnętrznej.
