Krajowy System e-Faktur (KSeF) nie jest „jeszcze jedną aplikacją do fakturowania”. To zmiana sposobu myślenia o fakturze jako dokumencie księgowym i podatkowym – od chwili wystawienia, poprzez obieg i odbiór, aż po archiwizację i kontrolę. Poniżej zbieram i porządkuję zasady funkcjonowania KSeF na gruncie ustawy o VAT oraz rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF (r.k.s.f.), z naciskiem na praktykę przedsiębiorców i biur rachunkowych. W tekście znajdziesz liczne cytaty przepisów – wprowadzane w treści jako punkty odniesienia do konkretnych sytuacji.
Czym dokładnie jest faktura ustrukturyzowana i kiedy uznaje się ją za wystawioną?
Ustawowa definicja nie pozostawia pola do domysłów. Art. 2 pkt 32a u.p.t.u. stanowi:
„Fakturą ustrukturyzowaną jest faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, zgodna ze wzorem udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw finansów publicznych”.
To oznacza dwie rzeczy:
- dokument powstaje w KSeF (albo przy jego użyciu przez integrację),
- musi być zgodny ze wzorem (schemą) opublikowanym w BIP (CRWDE/ePUAP).
W praktyce moment „narodzin” faktury też jest ustawowo przypięty do KSeF: art. 106na ust. 1 u.p.t.u. w związku z systemową konstrukcją przesądza, że faktura ustrukturyzowana jest wystawiona w dniu jej przesłania do KSeF, a system nadaje jej numer identyfikujący (tzw. numer KSeF, por. art. 106nd ust. 2 pkt 8 u.p.t.u.).
Archiwizacja to kolejna przewidywalna procedura. Art. 112aa ust. 1 u.p.t.u. mówi wprost:
„Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione”.
Wreszcie kwestia akceptacji po stronie odbiorcy – w stanie prawnym do 31.01.2026 r.: art. 106na ust. 2 u.p.t.u. przewiduje, że „otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF wymaga akceptacji odbiorcy”. Co ważne, przepisy nie narzucają formy akceptacji (może być choćby ustna). Jeśli nabywca nie godzi się na odbiór „przez KSeF”, sprzedawca dalej może wystawić fakturę w KSeF, ale ma obowiązek dostarczyć ją nabywcy „innym uzgodnionym sposobem” – art. 106g ust. 3b u.p.t.u. („np. e-mailem jako plik, albo papierowo”). Taki dokument nie traci statusu faktury ustrukturyzowanej – ma numer KSeF i spełnia definicję.
W konsekwencji w obrocie mamy dwa tryby „dotarcia” do odbiorcy:
- faktury ustrukturyzowane wystawione i przesłane w KSeF,
- faktury ustrukturyzowane wystawione w KSeF, lecz przekazane odbiorcy poza KSeF (e-mail/papier).
Do obu typów dostęp można uzyskać po spełnieniu warunków z § 6 r.k.s.f., tj. przez podanie m.in. numeru KSeF, numeru faktury, danych nabywcy i kwoty brutto.
Wystawianie, korekty i dokumenty „poza zakresem” KSeF
Co do zasady, to wystawca decyduje, czy korzysta z faktury ustrukturyzowanej (do 31.01.2026 r. – dobrowolność). Jest jednak ważny wyjątek: art. 106j ust. 4 u.p.t.u. przewiduje, że „faktury korygujące do faktur ustrukturyzowanych wystawia się w postaci faktur ustrukturyzowanych”. Innymi słowy: jeżeli pierwotny dokument był „w KSeF”, korekta też musi być „w KSeF”. Dodatkowo art. 106j ust. 2 pkt 2a u.p.t.u. wymaga, aby korekta wskazywała numer KSeF faktury korygowanej.
Warto zapamiętać, czego Krajowy System e-Faktur nie obsługuje. Po pierwsze, not korygujących – te nadal działają jak dotychczas, czyli poza KSeF. Po drugie, faktur VAT RR i pro formy – również wystawia się poza KSeF (na ogólnych zasadach). To często umyka w planach wdrożeniowych, a jest ważne dla kompletności procesów.
Dwie podatkowe „nagrody” za KSeF – kiedy i dla kogo?
Ustawodawca wprowadził preferencje, które realnie upraszczają rozliczenia.
(1) Rozliczanie faktur korygujących „in minus” bez dokumentacji – art. 29a ust. 15 pkt 5 u.p.t.u. przesądza, że:
„Warunku posiadania dokumentacji, o której mowa w ust. 13, nie stosuje się w przypadku faktur korygujących zmniejszających wystawionych w postaci faktur ustrukturyzowanych”.
W praktyce – sprzedawca rozlicza korektę „na minus” w okresie wystawienia (bez czekania na dowody uzgodnienia/otrzymania przez nabywcę), a nabywca, jeśli przyjmuje faktury przez KSeF, zmniejsza VAT naliczony w okresie otrzymania w KSeF. To wynika z dodawanego art. 86 ust. 19d u.p.t.u.:
„Nabywca otrzymujący faktury korygujące zmniejszające w postaci faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF, dokonuje obniżenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym fakturze tej przydzielono numer identyfikujący w KSeF”.
Jeżeli natomiast nabywca nie odbiera faktur przez KSeF (czyli dostaje je e-mailem/papierowo), stosuje zasady ogólne z art. 86 ust. 19a u.p.t.u. (uzależnienie terminu od uzgodnienia warunków i spełnienia przesłanek).
(2) Przyspieszony zwrot VAT do 40 dni – mechanizm i warunki opisują art. 87 ust. 5b–5d u.p.t.u.; co do zasady, weryfikacja odbywa się teleinformatycznie po stronie KAS, a skorzystanie z preferencji jest dostępne również dla podmiotów, które tylko wystawiają w KSeF (a przekazują faktury odbiorcy poza systemem).
Odbiór faktur: kiedy powstaje prawo do odliczenia?
Jeżeli podatnik zaakceptuje odbiór przez Krajowy System e-Faktur, to – zgodnie z art. 106na ust. 3 u.p.t.u. – „za dzień otrzymania faktury ustrukturyzowanej uznaje się dzień przydzielenia numeru identyfikującego w KSeF”. Z perspektywy pierwszego terminu odliczenia VAT naliczonego (przy spełnieniu pozostałych przesłanek z art. 86 ust. 10 i nast.) to bardzo praktyczne, bo eliminuje spory „kiedy dokument dotarł”.
Analogicznie, jak wskazano wyżej, art. 86 ust. 19d u.p.t.u. „zapinający” moment zmniejszenia naliczonego przy korektach „in minus” dla nabywcy odbierającego w KSeF, wiąże termin z chwilą przydzielenia numeru KSeF.
Dla porządku: jeżeli podatnik nie akceptuje odbioru przez KSeF, skutki podatkowe otrzymania faktur ustrukturyzowanych poza KSeF są takie same, jak dla zwykłych faktur otrzymywanych e-mailem czy na papierze – „działają” zasady ogólne.
KSeF jako system: role, uprawnienia, uwierzytelnianie i ścieżki nadawania dostępów
Ustawa o VAT opisuje zadania KSeF bardzo szeroko. Warto przywołać brzmienie art. 106nd (katalog funkcji), z którego wynika, że system służy m.in. do:
- „nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF”,
- „uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień posiadanych przez podmioty”,
- „wystawiania, dostępu, otrzymywania, przechowywania faktur ustrukturyzowanych”,
- „oznaczania faktur numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF”,
- „analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych”,
- „powiadamiania o dacie i czasie wystawienia, o przydzielonym numerze KSeF, o odrzuceniu z powodu niezgodności ze wzorem (art. 106nc ust. 3), o niedostępności KSeF”.
Techniczne modele uprawnień wraz z zakresem poszczególnych ról precyzuje § 2 r.k.s.f., który wyróżnia uprawnienia do:
- „nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień” (dla podmiotów wskazanych w przepisie),
- „wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych” (szeroki krąg, w tym osoby fizyczne działające z upoważnienia jednostki),
- „wystawiania faktur w trybie art. 106d u.p.t.u. (samofakturowanie) jako faktur ustrukturyzowanych” – co otwiera drogę do formalnego, bezpiecznego samofakturowania w KSeF.
Uwierzytelnienie i weryfikacja uprawnień to fundament bezpieczeństwa. § 5 ust. 1 r.k.s.f. wymienia cztery ścieżki logowania/potwierdzania tożsamości:
- kwalifikowany podpis elektroniczny,
- kwalifikowana pieczęć elektroniczna (z zastrzeżeniem, że służy do nadawania/odbierania uprawnień),
- podpis zaufany,
- ciąg znaków (token) wygenerowany przez Krajowy System e-Faktur po uwierzytelnieniu jedną z metod 1–3.
Uprawnienia można nadawać zmieniać i odbierać on-line przez interfejs (API/portal), co przewiduje § 3 r.k.s.f.. Dla podmiotów, które nie mogą uwierzytelnić się elektronicznie (np. osoby prawne bez środków e-ID), przewidziano procedurę papierową ZAW-FA u naczelnika urzędu skarbowego – § 4 ust. 1 r.k.s.f..
Terminy przejścia na obowiązkowy Krajowy System e-Faktur i wyjątki – kalendarz 2026/2027
Do 31 stycznia 2026 r. KSeF ma charakter dobrowolny. Potem wchodzimy etapami w obowiązek:
- od 1 lutego 2026 r. – pierwszy etap,
- od 1 kwietnia 2026 r. – drugi etap,
- od 1 stycznia 2027 r. – trzeci etap.
Podstawę stanowi art. 106ga ust. 1 u.p.t.u. („podatnik wystawia faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF”), a szczegóły etapów i grup podatników regulują przepisy przejściowe art. 145l i 145m u.p.t.u..
Wprowadzono też wyłączenia – art. 106ga ust. 2 u.p.t.u. wymienia sytuacje, w których nie ma obowiązku wystawienia faktury w KSeF (np. wybrane transakcje szczególne, które zostaną wskazane wprost w przepisie wykonawczym/ustawowym katalogu). Dodatkowo, w okresie 1.02–31.12.2026 r. działa tzw. miękkie przejście – art. 145n u.p.t.u. pozwala na wystawianie niektórych dokumentów poza KSeF, m.in.:
- „faktur elektronicznych lub papierowych z kasy rejestrującej”,
- „paragonów z NIP do 450 zł (100 euro) uznawanych za faktury uproszczone”.
Wraz z nadejściem obowiązku znika wymóg akceptacji odbiorcy dla „odbioru w KSeF”. Zamiast tego pojawia się konstrukcja uzgodnienia sposobu udostępnienia w art. 106gb ust. 4 u.p.t.u.. W uzasadnieniu nowelizacji podkreślono sens tej zmiany: zamiast formalnej akceptacji – uzgodnienie sposobu przekazania faktury, które może mieć formę dorozumianą (typowa praktyka e-mailowa).
Jak to ugryźć organizacyjnie? Wskazówki dla firm i biur rachunkowych
Mapowanie procesów – rozpisz „życie faktury” od momentu powstania danych źródłowych (CRM/umowa/dostawa), przez walidację, wysyłkę do KSeF, aż po dystrybucję do nabywcy. Zaznacz alternatywne ścieżki: odbiór przez KSeF vs. poza KSeF, obsługa braków/odrzuceń (komunikaty z art. 106nd, lit. 10 lit. b – „odrzucenie faktury w razie niezgodności ze wzorem”), awarie (lit. c – „brak możliwości wystawienia z powodu niedostępności KSeF”).
Uprawnienia i tokeny – dla każdego stanowiska określ minimalny potrzebny zakres uprawnień zgodnie z § 2 r.k.s.f.. Dla integracji aplikacyjnych – kontrola i rotacja tokenów (§ 5 ust. 1 pkt 4 r.k.s.f.). Unikaj „uprawnień właścicielskich dla wszystkich”.
Korekty – ustal zasady weryfikacji, kiedy korekta musi iść w KSeF (zawsze, jeżeli korygowana była ustrukturyzowana – art. 106j ust. 4 u.p.t.u.), i jak zapewnić numer KSeF faktury pierwotnej w treści korekty (art. 106j ust. 2 pkt 2a u.p.t.u.).
Polityka VAT – zaktualizuj procedury rozliczeń o preferencję z art. 29a ust. 15 pkt 5 u.p.t.u. (korekty „in minus” bez dokumentacji) i reguły z art. 86 ust. 19d u.p.t.u. (termin obniżenia naliczonego u nabywcy „odbierającego w KSeF”). Zaplanuj, jak dokumentujesz spełnienie warunków dla zwrotu 40-dniowego (art. 87 ust. 5b–5d u.p.t.u.).
Dokumenty poza KSeF – pamiętaj o procesach dla VAT RR, pro formy i not korygujących – one nadal biegną innymi kanałami. Zadbaj o spójność archiwizacji i metadanych (np. wiązanie korekt poza KSeF z fakturami w KSeF w systemach ERP/DMS).
Uzgodnienie sposobu udostępniania (od 2026 r.) – wprowadź do umów/regulaminów sprzedaży klauzule o sposobie przekazywania faktur na gruncie art. 106gb ust. 4 u.p.t.u. (np. domyślnie e-mail/PDF w razie zewnętrznych kontrahentów zagranicznych, a krajowo – odbiór w KSeF).
Odpowiedzialność i kontrola – co „widzi” KAS?
KSeF jest też narzędziem analitycznym. Ustawa wyposaża system w funkcje „analizy i kontroli prawidłowości danych” (art. 106nd, pkt 9 w katalogu zadań). Nie chodzi o pełny „audyt merytoryczny” każdej pozycji, lecz o możliwość szybkich przekrojowych sprawdzeń technicznych i logicznych: zgodność ze schemą (art. 106nc ust. 3 u.p.t.u. mówi o wzorze), spójność sum, powiązania korekt z dokumentami pierwotnymi itd. To główny powód, dla którego tak wiele uwagi poświęca się spójności danych i metadanych oraz poprawności pól schemy.
KSeF – rewolucja w fakturowaniu, która dotknie wszystkich – podsumowanie
KSeF „przestawia zwrotnicę” całego procesu fakturowania: definicja faktury ustrukturyzowanej (art. 2 pkt 32a u.p.t.u.), moment wystawienia przy wysyłce do systemu i numerze KSeF (art. 106na, 106nd u.p.t.u.), archiwizacja przez 10 lat w KSeF (art. 112aa ust. 1 u.p.t.u.), a od 2026 r. – obowiązek wystawiania z etapami wdrożenia (art. 106ga ust. 1, art. 145l, art. 145m u.p.t.u.) i wyłączeniami (art. 106ga ust. 2 u.p.t.u.). System porządkuje też role i uprawnienia (§ 2 r.k.s.f.) oraz sposoby uwierzytelniania (§ 5 r.k.s.f.), pozwala nadawać dostęp on-line albo przez ZAW-FA (§ 3–4 r.k.s.f.).
Z perspektywy biznesu największą wartość daje:
- szybkie i pewne „otrzymanie” po stronie nabywcy (dzień numeru KSeF – art. 106na ust. 3 u.p.t.u.),
- rozliczanie korekt „in minus” bez dokumentacji (art. 29a ust. 15 pkt 5 u.p.t.u.) i „zrzut” terminu zmniejszenia naliczonego na dzień nadania numeru KSeF u nabywcy (art. 86 ust. 19d u.p.t.u.),
- szansa na zwrot VAT w 40 dni przy spełnieniu warunków (art. 87 ust. 5b–5d u.p.t.u.).
Wdrożenie warto zacząć od: mapy procesów, przeglądu uprawnień i tokenów, aktualizacji polityk VAT o nowe zasady, ustaleń co do udostępniania faktur od 2026 r. (art. 106gb ust. 4 u.p.t.u.) oraz od osobnego „toru” dla dokumentów poza KSeF (VAT RR, pro forma, noty korygujące). Dzięki temu zmiana nie zaskoczy nikogo 1 lutego 2026 r., a korzyści – zarówno podatkowe, jak i operacyjne – zostaną u Ciebie „zaksięgowane” bez zbędnych niespodzianek.