Niezależnie jaką firmę prowadzisz wiesz, że komputer jest niezbędnym do tego celu narzędziem. Niezależnie czy jest to sprzęt stacjonarny, czy też laptop, ułatwia Ci on wykonywanie wielu zadań. By jednak sprzęt komputerowy był praktycznym urządzeniem do pracy musisz posiadać odpowiednie programowanie, dostosowane do zakresu działań firmy i obowiązków.
Podstawowe oprogramowanie potrzebne w każdej firmie
Niezależnie od tego czym zajmuje się Twoja firma, posiadanie komputera jest niezbędne. Oczywiście, bez odpowiedniego oprogramowania nie będzie mógł jednak pełnić właściwych funkcji. Podstawowe oprogramowanie to takie, które sprawdzi się przy prowadzaniu każdego rodzaju działalności. W jakie więc narzędzia powinieneś wyposażyć swój komputer? Przede wszystkim:
- pakiet biurowy,
- program do mailingu,
- przeglądarka i konwerter pdf,
- program antywirusowy,
- program do przechowywania i udostępniania danych w chmurze.
Całe wymienione powyżej software znaczeni ułatwia pracę. Warto się również zastanowić, czy wydawać pieniądze na płatne narzędzia, np. pakiet Microsoft, czy też nie skorzystać z dostępnych obecnie na rynku darmowych odpowiedników, które wcale nie są gorszej jakości. I tak darmowy pakiet biurowy kompatybilny z pakietem Office jest LibreOffice. Doskonałym systemem do obsługi maili jest Thunderbird, w którym możesz sprawdzać wiele skrzynek pocztowych. Oczywiście nie zapomnij o dobrym programie antywirusowym, by nie narazić się na niespodziewany atak , taki jak np. Comodo Claud Antywirus.
Oprogramowanie dla firm zajmujących się marketingiem i sprzedażą
Zależnie od profilu i charakteru firmy, trzeba dobrać również oprogramowanie specjalistyczne. Jeśli posiadasz firmę zajmującą się marketingiem lub sprzedażą na pewno warto zainwestować w system CRM do zarządzania relacjami z klientem oraz sprzedażą i marketingiem. Do czego dokładnie służy system CRM?
Jego głównym celem jest ułatwienie przedsiębiorstwu utrzymywanie relacji z klientami, a ich zakres działania jest bardzo szeroki. Skierowany jest przede wszystkim na kontakt, czy też transakcje towarowo – finansowo – usługowe. Jego poszczególne działania mogą być bardzo różnorodne:
- wspiera działanie telefonicznej i internetowej obsługi klienta,
- ułatwia analizę działań marketingowych, czy sprzedażowych,
- monitoruje opłaty za sprzedane drogą internetową towary,
- a nawet może wysyłać do klientów kartki świąteczne.
Umożliwiają również klasyfikację klientów, zależnie od ilości kupowanych towarów i przynoszonych zysków. Jest ona dokonywana na podstawie analizy LVT i RFM, macierzy możliwego do osiągnięcia zysk oraz analizy opłacalności kontaktu z klientem.
Jak widać ten złożony system ułatwia wiele zadań oraz umożliwia dokładną kontrolę naszych relacji z klientami. Oczywiście, jeśli nie prowadzisz dużej firmy ze sprzedażą internetową nie musi od razu inwestować w indywidualny system CRM, a korzystać z oferty firm internetowych, które zajmują się między innymi zarządzaniem sprzedażą. Często oferują one również obsługę kadrową oraz księgową, tak jak np. wfirma.pl.
Narzędzia do ochrony danych osobowych zgodnych z RODO
W maju 2018 roku weszła ustawa dotycząca RODO, czyli Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych. Jej celem jest harmonizacja prawa w UE do gromadzenia i swobodnego przepływu danych osobowych, która ma chronić dane osobowe pracowników i klientów. Do wrażliwych danych osobowych, które muszą być chronione należą między innymi: imię i nazwisko, adres zamieszkania, PESEL czy NIP. Czyli dane potrzebne do podpisywani jakichkolwiek umów.
Obecnie więc każda firma musi posiadać oprogramowanie wspierające działania RODO. W innym wypadku może się narazić na kontrolę i wysokie kary. Są to produkty stworzone do zarządzania ochroną danych osobowych w oparciu o nowe przepisy. Wybierając taki program zwróć uwagę na możliwość:
- definiowania praw dostępu do poszczególnych opcji oraz danych i katalogów z danymi
- modyfikacji oraz uaktualnienia programów, przy ewentualnych zmianach dotyczących RODO,
- integracji z innymi oprogramowaniem np. Microsoft RBAC, Microsoft GPO, czy systemami DLP czy zarządzania infrastrukturą.
Wybierając oprogramowanie do RODO warto również zwrócić uwagę na łatwość obsługi i intuicyjny interfejs.
To tylko wybrane propozycje narzędzi i oprogramowania, które warto posiadać prowadząc firmę.
