W każdej firmie — niezależnie od tego, czy działa w branży produkcyjnej, czy usługowej — realizowanych jest wiele procesów. Im większe przedsiębiorstwo, tym więcej ich powstaje, a każdy z nich pochłania czas i zasoby. Jednak niemal każdy proces można przyspieszyć, zoptymalizować i uczynić bardziej efektywnym. Istnieje wiele metod i podejść wspierających te działania. Dziś proponujemy przyjrzeć się jednej z najpopularniejszych filozofii zarządzania — lean management. Lean management to nie tylko eliminacja wszelkiego rodzaju marnotrawstwa. To także zestaw sprawdzonych narzędzi i metod, które pomagają w codziennym usprawnianiu pracy, zwiększaniu wartości dostarczanej klientom oraz budowaniu kultury ciągłego doskonalenia w organizacji. W poniższym artykule przedstawimy kilka kluczowych zasad i technik lean management, które mogą stać się inspiracją do skutecznego zwiększenia efektywności w Twojej firmie.
Zwizualizuj proces i popraw go
Jednym z najlepszych sposobów na znalezienie miejsc do optymalizacji jest zwizualizowanie wybranego procesu. Jak to zrobić? Doskonale sprawdza się tutaj metoda Value Stream Mapping (VSM), czyli mapowanie strumienia wartości.
Aby rozpocząć, należy wybrać proces, który chcemy usprawnić, a następnie dokładnie go obserwować i dokumentować, zwracając szczególną uwagę na czas trwania poszczególnych czynności. Kolejnym krokiem jest przeniesienie wszystkich zebranych danych na papier lub do programu komputerowego w formie przejrzystej mapy procesu.
Dysponując kompletnym obrazem, możemy przejść do analizy i poszukiwania potencjalnych oszczędności. Przykładowo — być może warto zmienić układ stanowisk pracy, aby skrócić czas przemieszczania się między nimi. Może też okazać się, że niektóre dokumenty są tworzone niepotrzebnie lub można je zautomatyzować. Każdy zauważony obszar marnotrawstwa to szansa na poprawę, dlatego warto zastanowić się, jak najlepiej je wyeliminować lub zminimalizować.
Po przeprowadzeniu analizy tworzymy mapę przyszłego procesu, w której eliminujemy zbędne czynności i upraszczamy przepływ wartości. Następnie przystępujemy do wdrażania zmian w życie. Po kilku tygodniach warto ponownie przeprowadzić pomiary i sprawdzić, czy proces rzeczywiście stał się szybszy i bardziej efektywny.
Wdrażanie VSM zazwyczaj przynosi wymierne korzyści — poprawia gospodarowanie zasobami, skraca czas realizacji zamówienia oraz zmniejsza czas cyklu produkcyjnego lub usługowego.
Kanban — sygnały, które usprawniają procesy i komunikację
Kolejnym elementem lean management, który opiera się na wizualizacji, jest kanban. Choć sama metoda nie jest jednorodna — istnieje ponad 30 różnych wariantów nawiązujących do kanban — wszystkie łączy jedno: pomagają znacząco ograniczać straty i zwiększać efektywność procesów.
Podstawą kanban jest tzw. system ssący, czyli organizacja pracy w taki sposób, że produkcja rozpoczyna się dopiero w momencie pojawienia się realnego zapotrzebowania. Przykładem może być zamówienie samochodu w salonie. Jeśli wybierasz standardowy model, możesz go kupić od ręki. Jeśli jednak chcesz spersonalizować kolor lub wyposażenie, sprzedawca składa specjalne zamówienie do fabryki. Produkcja Twojego auta rusza dopiero wtedy, minimalizując ryzyko, że pojazd nie znajdzie nabywcy.
Podobnie działają restauracje — Twój hamburger powstaje dopiero po złożeniu i opłaceniu zamówienia, a nie czeka gotowy na półce przez kilka godzin. Dzięki temu klient otrzymuje świeższy produkt, a firma unika marnotrawstwa zasobów.
Kanban to przede wszystkim przekazywanie właściwych sygnałów do odpowiednich osób w odpowiednim czasie. Po złożeniu zamówienia salon samochodowy informuje fabrykę, ta zaś zamawia potrzebne komponenty u swoich dostawców. W dobrze zaprojektowanym systemie wszystkie elementy trafiają do fabryki dokładnie na czas (just in time), co pozwala ograniczyć zapasy magazynowe, zmniejszyć koszty i zwiększyć płynność produkcji.
Ciągłe doskonalenie — fundament lean management
Jedną z kluczowych zasad lean management jest kaizen, czyli filozofia ciągłego doskonalenia. Jej istotą jest codzienne, systematyczne usprawnianie wszystkich aspektów działalności firmy — zarówno przez pracowników, jak i kadrę zarządzającą.
Ciągłe doskonalenie można realizować na różne sposoby: poprzez tworzenie zespołów ds. usprawnień, korzystanie z doradztwa lean, a także umożliwienie wszystkim pracownikom zgłaszania własnych pomysłów optymalizacyjnych. Zasada kaizen zakłada, że nawet drobne zmiany — o pół czy jeden procent — wprowadzane konsekwentnie i regularnie, prowadzą w dłuższej perspektywie do znaczącej poprawy efektywności firmy.
Co więcej, pracownicy, którzy czują się słuchani i dostrzegają realny wpływ swoich działań na funkcjonowanie firmy, są bardziej zaangażowani, pracują efektywniej i rzadziej decydują się na odejście z organizacji.
Powodów do wdrożenia lean management jest naprawdę wiele. Zdecydowana większość transformacji przeprowadzanych z wykorzystaniem metod lean kończy się sukcesem, a firmy, które przeszły tę drogę, często zyskują apetyt na dalsze zmiany i rozwój. Lean management to nie jednorazowy projekt, ale długofalowa strategia budowania nowoczesnej, elastycznej i odpornej organizacji.
