Właściwe zabezpieczenie dokumentów jest priorytetowym zadaniem każdej instytucji. Jest to szczególnie ważne ze względu na bezpieczeństwo przechowywania danych, ale również okazuje się pomocne w usystematyzowaniu dokumentacji, co wpływa pozytywnie na poziom organizacji pracy. Dobrym rozwiązaniem będzie wyposażenie biura w sejfy.
Do czego służy sejf biurowy?
Sejf biurowy jest koniecznym elementem wyposażenia każdej firmy. Jest niezbędny do zabezpieczenia dokumentów zawierających wrażliwe dane, podlegające zgodnie z obowiązującymi przepisami ścisłej ochronie. Ich wyciek lub utrata może narazić firmę na bardzo wysokie kary pieniężne, sięgające nawet kilkaset tysięcy złotych. W sejfie bezpiecznie można przechowywać zarówno dokumentację papierową, zawierającą poufne dane - w tym dane osobowe pracowników i klientów, oraz różnego typu dokumenty niejawne - ale można również umieścić w nim informacje w formie elektronicznej, jak laptopy, dyski twarde lub inne nośniki zawierające poufne czy wrażliwe dane. Można w nich również zabezpieczyć wartościowe przedmioty firmy, np. kluczyki od samochodów czy inne kosztowne urządzenia będące na wyposażeniu instytucji. Może także służyć, w przypadku ich wykorzystywania w pracy firmy, do przechowywania substancji i materiałów niebezpiecznych.
Klasy odporności sejfu
Istotnym czynnikiem przy wyborze sejfu powinna być klasa jego odporności, informująca o poziomie systemu zabezpieczenia i jego odporności na próbę włamania. Klasa sejfu określona jest certyfikatem poświadczającym jego wytrzymałość, nadawanym po przeprowadzeniu odpowiednych testów. Im wyższa klasa sejfu, tym cenniejsze dokumenty i bardziej wartościowe przedmioty mogą być w nim przechowywane.
Zabezpieczenie przed pożarem
Bardzo ważnym aspektem przy zakupie sejfu jest jego ognioodporność. Jest to gwarancją, że w przypadku pożaru przechowywane w nim dokumenty i przedmioty nie ulegną spaleniu. Odporność sejfu na ogień uzależniona jest przede wszystkim od użycia właściwie dobranych materiałów i od jakości jego wykonania. Wysoce ognioodporne sejfy posiadają odpowiednie certyfikaty, potwierdzone skutecznością mierzoną podczas przeprowadzonych testów. Klasy odporności na pożar przewidują zabezpieczenie przed ogniem przechowywanych w sejfie dokumentów czy przedmiotów od 30 do 120 minut. Dobre jakościowo sejfy wykazują się nie tylko odpornością na płomienie, ale również na działanie bardzo wysokich temperatur. Są także wodoodporne.
Rodzaje zamków do sejfu
Duże znaczenie przy wyborze sejfu może mieć również rodzaj zamontowanego zamka. Uwarunkowane to będzie przede wszystkim częstością jego otwierania. Przy dużej jego używalności najlepiej sprawdzi się zamek elektroniczny - może być on z numeryczną klawiaturą lub biometryczny, działający na odcisk palca. Problemem przy zamku biometrycznym może okazać się nadmierna potliwość rąk lub ich zabrudzenie podczas pracy, ponieważ odcisk palca musi być bardzo wyraźny. Jeżeli sejf nie będzie zbyt często otwierany, można wybrać zamek mechaniczny z pokrętłem. Jest on wysoce bezawaryjny, ale jego wadą może być wymóg bardzo wysokiej precyzji podczas ustawiania szyfru, co znacząco wpływa na czas jego otwierania. Nie sprawdzi się on również w przypadku osób z objawami drżenia rąk. Dla osób lubiące nowe, innowacyjne rozwiązania dobrym rozwiązaniem będzie zamek otwierany przy pomocy smartfona. Sejf może również mieć zamontowany prosty zamek kluczowy, co najbardziej docenią tradycjonaliści.
Reasumując, sejfy to sprzęt konieczny w każdej instytucji. Jest nieodzowny do zabezpieczenia bezpieczeństwa, ale także do utrzymania ładu i porządku w organizacji pracy na odpowiednio wysokim poziomie.
