1 listopada 2025 roku, Wszystkich Świętych, w tym roku przypada w sobotę. Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawcy są zobowiązani wyznaczyć pracownikom, dla których sobota jest dniem wolnym, dodatkowy dzień wolny w zamian za to święto. Przedstawiamy 3 strategie, które pozwolą Ci łatwo i sprawiedliwie zorganizować ten dodatkowy dzień wolny w Twojej firmie.
Strategia 1: Jeden wspólny dzień wolny dla wszystkich pracowników
Pracodawca wyznacza jeden konkretny dzień jako wolny dla całej organizacji. W kontekście nadchodzącego dnia wolnego za 1 listopada 2025 roku, najbardziej popularnym wyborem jest poniedziałek 10 listopada. Ta data została już oficjalnie wyznaczona dla pracowników administracji państwowej zarządzeniem Premiera z 27 lutego 2025 roku, co zapewni im długi weekend trwający od 8 do 11 listopada – właśnie wtedy przypada Dzień Niepodległości (11 listopada).
Alternatywnie niektóre firmy mogą zdecydować się na piątek 31 października, co również umożliwi przedłużenie weekendu i ułatwi pracownikom dojazd na cmentarze przed dniem Wszystkich Świętych. Z danych Państwowej Inspekcji Pracy wynika, że większość zakładów rozważa właśnie ten dzień.
To najprostsza opcja organizacyjnie – pracodawca podejmuje decyzję i komunikuje ją wszystkim pracownikom z odpowiednim wyprzedzeniem. Nikt nie musi składać wniosków, nie ma ryzyka konfliktów między pracownikami o dostępne terminy, a wszyscy traktowani są jednakowo.
Co ważne, często elektroniczne wnioski urlopowe pozwalają w prosty sposób ustawić wspólny dzień wolny dla całej organizacji.
Tak jest np. w przypadku aplikacji tomHRM, w której wystarczy skorzystać z funkcji „Ustaw własny dzień wolny”, gdzie w kilku krokach określa się datę (np. 10 listopada 2025), typ dnia wolnego i opcjonalnie jego nazwę (np. „Dzień wolny za święto Wszystkich Świętych”). System automatycznie uwzględni ten dzień w kalendarzach wszystkich pracowników, dzięki czemu nikt nie będzie musiał składać indywidualnych elektronicznych wniosków urlopowych.
Co ważne, tomHRM oferuje także elastyczność w przyznawaniu dni wolnych – jeśli firma ma kilka oddziałów lub działa w różnych krajach, można ustawić dodatkowy dzień wolny tylko dla wybranych grup pracowników. Na przykład oddział w Warszawie może mieć wolne 10 listopada, podczas gdy zespół w innej lokalizacji otrzyma dzień wolny w innym terminie – wszystko zarządzane centralnie z jednego systemu. To rozwiązanie szczególnie przydaje się w organizacjach wielooddziałowych, gdzie różne lokalizacje mogą mieć odmienne potrzeby biznesowe lub inne uregulowania dotyczące czasu pracy.
Kiedy jeden wspólny dzień dla wszystkich się sprawdza?
Prostota administracyjna
Decyzja podejmowana jest raz i dotyczy wszystkich. Brak konieczności rozpatrywania indywidualnych wniosków, zarządzania grafikami czy monitorowania, kto wykorzystał dzień, a kto jeszcze nie.
Brak nierówności i konfliktów
Wszyscy pracownicy traktowani są tak samo – eliminuje to poczucie niesprawiedliwości i potencjalne napięcia w zespole. Nikt nie ma pretensji, że „inni wzięli lepszy termin”.
Łatwiejsze planowanie biznesowe
Firma wie z wyprzedzeniem, że tego dnia będzie zamknięta, co pozwala odpowiednio poinformować klientów, przesunąć terminy dostaw czy spotkań. Kontrahenci i klienci mają jasność co do dostępności firmy.
Możliwość dłuższego odpoczynku dla wszystkich
Wybór 10 listopada oznacza czterodniowy weekend dla całej firmy (sobota 8 – wtorek 11 listopada), co może realnie przełożyć się na lepszy wypoczynek zespołu i powrót do pracy z większą energią.
Brak obciążenia dla pozostałych pracowników
Ponieważ wszyscy są nieobecni jednocześnie, nikt nie musi „pokrywać” nieobecności kolegów z zespołu ani przejmować dodatkowych obowiązków.
Wady jednego wspólnego dnia dla wszystkich pracowników
Całkowity brak elastyczności
Pracownicy nie mają wyboru – muszą wziąć wolne tego dnia, nawet jeśli wolą inny termin lub już mają zaplanowane inne zobowiązania.
Może nie pasować wszystkim
Część pracowników mogłaby preferować piątek 31 października, aby odwiedzić groby bliskich w spokojniejszym czasie, podczas gdy inni wolą przedłużyć weekend do 11 listopada. Wspólna decyzja nie satysfakcjonuje wszystkich preferencji.
Problemy dla firm z ciągłą obsługą klientów
Przedsiębiorstwa działające w modelu customer service, e-commerce, call center czy innych branżach wymagających ciągłej dostępności będą musiały albo całkowicie zawiesić działalność, albo wykluczyć część pracowników z tej strategii.
Potencjalne straty biznesowe
Jeden dzień zamknięcia może oznaczać utratę przychodów, szczególnie w branżach handlowych czy usługowych, gdzie konkurencja pozostaje dostępna.
Strategia 2: Możliwość indywidualnego wyboru dnia wolnego przez pracownika
Daje pracownikom największą swobodę. Pracodawca określa tylko ramy czasowe, w których dzień musi zostać wykorzystany (zazwyczaj do końca listopada 2025 roku, czyli do końca okresu rozliczeniowego, w którym wypada święto). Pracownik składa elektroniczne wnioski urlopowe tak, jak w przypadku standardowego urlopu wypoczynkowego, a przełożony zatwierdza lub odrzuca wniosek zgodnie z potrzebami operacyjnymi zespołu.
To rozwiązanie wymaga większego zaangażowania administracyjnego, ale w zamian oferuje pracownikom autonomię w planowaniu czasu wolnego.
Firmy korzystające z elektronicznych systemów do zarządzania urlopami pracowników mogą wyznaczyć w systemie nowy dzień wolny o konkretnej nazwie i przydzielić go pracownikom. Co ważne, dla osób na B2B można stworzyć osobny typ urlopu lub po prostu zwiększyć im limit zwolnień ze świadczenia usług, tak, by nie było nawiązania do Kodeksu Pracy.
Kiedy autonomia w odbieraniu dnia wolnego się sprawdza?
Małe i średnie zespoły z dobrą komunikacją
Zespoły, które sprawnie się komunikują i mogą koordynować swoje nieobecności, aby zapewnić odpowiednią obsadę przez cały miesiąc.
Firmy stawiające na work-life balance
Organizacje, dla których satysfakcja i autonomia pracowników są priorytetem strategicznym. Elastyczność w zakresie czasu pracy pozwala pracownikom łagodzić chroniczne presje czasowe i konflikty wynikające z obowiązków pozazawodowych.
Firmy z elastyczną kulturą organizacyjną
Organizacje, które już wcześniej wdrożyły elastyczne formy pracy, home office lub flex-time, gdzie zaufanie i autonomia pracowników są podstawą kultury firmy.
Wady indywidualnego odbioru dnia wolnego przez pracownika
Ryzyko problemów z obsadą
Jeśli wielu pracowników wybierze ten sam termin (np. wszyscy będą chcieli 10 listopada), przełożeni będą musieli część wniosków odrzucić, co może prowadzić do frustracji i poczucia niesprawiedliwości.
Potencjalne konflikty w zespołach
Gdy dwóch pracowników chce wziąć wolne tego samego dnia, ale tylko jeden może być nieobecny, powstaje konflikt. Konieczne są jasne kryteria decyzyjne (kolejność zgłoszeń, rotacja, losowanie).
Strategia 3: Odgórne ustalenie dni wolnych dla poszczególnych pracowników lub grup
Trzecia strategia polega na tym, że pracodawca lub kierownik działu samodzielnie przydziela konkretne dni wolne poszczególnym pracownikom lub całym grupom. To rozwiązanie łączy kontrolę pracodawcy z możliwością elastycznego dostosowania harmonogramu do specyfiki organizacji. W kontekście dnia wolnego za 1 listopada 2025 roku, pracodawca może zdecydować, że:
- Zespół A (np. dział IT) ma wolne 31 października (piątek)
- Zespół B (np. obsługa klienta) ma wolne 3 listopada (poniedziałek)
- Zespół C (np. księgowość) ma wolne 10 listopada (poniedziałek)
- Oddział w Warszawie ma wolne 10 listopada
- Oddział w Krakowie ma wolne 7 listopada (piątek)
Podejście z harmonogramami rotacyjnymi pomaga utrzymać równowagę między życiem zawodowym a prywatnym oraz zmniejsza konflikty związane z planowaniem. Pracodawca bierze pod uwagę potrzeby biznesowe, natężenie pracy w poszczególnych działach oraz konieczność zapewnienia ciągłości obsługi klientów i realizacji kluczowych procesów.
To rozwiązanie wymaga dokładnego zaplanowania i analizy potrzeb każdego zespołu, ale daje pracodawcy pełną kontrolę nad tym, aby firma działała płynnie przez cały listopad, jednocześnie zapewniając wszystkim pracownikom należny dzień wolny.
Kiedy wyznaczanie odbioru dnia wolnego przez managerów się sprawdza?
Strategia odgórnego przydzielania dni wolnych jest najbardziej efektywna w określonych kontekstach organizacyjnych:
Duże organizacje z wieloma działami i zespołami
Firmy zatrudniające setki pracowników, gdzie różne działy pełnią różne funkcje i mają odmienne obciążenia w poszczególnych okresach. Można wówczas rozłożyć dni wolne tak, aby kluczowe obszary były zawsze obsadzone.
Firmy wymagające ciągłości operacyjnej
Szpitale, centra opieki pilnej i placówki opieki długoterminowej polegają na pracownikach na zmianach rotacyjnych, aby zapewnić ciągłą opiekę nad pacjentami, jednocześnie unikając wypalenia zawodowego. Podobnie sklepy, produkcja ciągła, call center, obsługa klienta – wszędzie tam, gdzie nie można zamknąć działalności na jeden dzień.
Firmy wielooddziałowe lub międzynarodowe
Organizacje z oddziałami w różnych miastach lub krajach mogą dostosować dni wolne do lokalnych potrzeb. Na przykład oddział obsługujący klientów z Europy Zachodniej może mieć wolne innego dnia niż zespół pracujący dla rynku polskiego.
Wady odgórnego ustalania dni wolnych dla różnych grup pracowników
Ograniczona elastyczność dla pracowników
Pracownicy nie mają wyboru i muszą zaakceptować przydzielony im dzień, nawet jeśli wolą inny termin z powodów osobistych czy rodzinnych. To może prowadzić do frustracji.
Ryzyko postrzegania niesprawiedliwości
Jeśli kryteria przydziału nie są jasne lub komunikacja jest niewystarczająca, pracownicy mogą czuć się potraktowani gorzej niż inni. „Dlaczego oddział w Warszawie ma 10 listopada, a my tylko 3 listopada?”
Wyższe wymagania wobec menedżerów
Kierownicy muszą dokładnie przeanalizować potrzeby swoich zespołów, rozważyć obciążenie pracą, terminy projektów i wiele innych czynników. To wymaga czasu i kompetencji planistycznych.
Która strategia jest najlepsza dla Twojej firmy?
Zarządzanie dniem wolnym za święto przypadające w sobotę – jak 1 listopada 2025 roku – nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania. Każda z trzech przedstawionych strategii ma swoje mocne strony i najlepiej sprawdza się w określonych kontekstach organizacyjnych. Kluczem do sukcesu jest wybór podejścia dopasowanego do specyfiki Twojej firmy, jej kultury organizacyjnej oraz charakteru wykonywanej pracy.