Jak przygotować event?

Czym jest event?

O evencie mówimy, kiedy jego organizator w świadomy sposób dostarcza uczestnikom doświadczeń, a także czyni to w określonym wcześniej czasie i celu. Prawdą jest, że ta forma marketingu bywa kosztowna, ale dać nam może ona wiele korzyści, które z nawiązką zrekompensują wydatki.

Korzyści wynikające z eventu

Event jest znakomitą formą do budowania relacji z zarówno biznesowym, jak i indywidualnym klientem. Umożliwia swobodną komunikację. Z jednej strony my wpływamy na naszego odbiorcę, z drugiej zaś – otrzymujemy od niego natychmiastową informację zwrotną. Będziemy dzięki temu mieli większą świadomość jak odbierane są nasze usługi, czy produkty.

Poza tym event przedstawia bliżej naszą markę. Możemy pokazać jakie wartości są dla nas ważne. Wydarzenie takie w oczywisty sposób pozytywnie wpływa na user experience naszych klientów. Ma także przełożenie na pozyskiwanie nowych i zwiększenie lojalności dotychczasowych odbiorców.

Ustalenie celu eventu

Jak już wspominaliśmy eventy bynajmniej nie należą do najtańszych form marketingu, dlatego żeby wydarzenie takie miało sens – należy jasno sprecyzować jego cel. Pozwoli nam to odpowiednio zoptymalizować poniesiony wydatek. Ustalenie celu zazwyczaj sprowadzi się do zdecydowania się co konkretnie będziemy reklamować. Czy będzie to firma, konkretny produkt, usługa, czy też może przyjmie to formę dzielenia się wiedzą, a co za tym idzie – zbudowanie wizerunku eksperta. Trafne określenie punktu docelowego w dużej mierze zdeterminuje samą formę eventu. Dla przykładu może być to:

• konferencja offline lub online;
• wystawa;
• targi;
• warsztaty;
• panel dyskusyjny;
• debata ekspertów.

Źródło: Pixabay

Brief – niezbędny element każdego eventu

Żeby event miał szanse powodzenia – niezbędne okaże się stworzenie możliwie precyzyjnego briefu. Powinien on uwzględniać najważniejsze informacje dotyczące planowanego wydarzenia. Tworząc go powinniśmy naszkicować najpierw ogólne założenia, które z czasem będziemy coraz bardziej precyzować, tak, by ostatecznie zmieniły się one w poparte wyliczeniami konkrety.

Brief uwzględniać powinien budżet niezbędny do realizacji wydarzenia. Jego stworzenie nie jest bynajmniej proste, więc jeśli nie mamy w tym doświadczenia – zostawmy całość spraw organizacyjnych sprawdzonej agencji.

Jak wypromować event?

Żeby nasz event mógł okazać się sukcesem – niezbędne będzie odpowiednie promowanie go. Najlepiej zacząć to robić z dwu- lub trzymiesięcznym wyprzedzeniem. Odbiorca nie zmęczy się wtedy reklamami, a jednocześnie mieć będzie dostatecznie dużo czasu na podjęcie decyzji. Pamiętać należy, że już na tym wczesnym etapie zrobić powinniśmy dobre wrażenie.

Do nagłośnienia naszego eventu warto wykorzystać social media. Pomocny nam będzie tu choćby Facebook. Daje on możliwość dokładnego zdefiniowania grup odbiorców reklamy. Można zastosować tak szczegółowe parametry, jak lokalizacja, wiek, płeć czy stanowisko. Zyskamy dzięki temu pewność, że reklama trafi dokładnie do tych osób, na których zależy nam najbardziej.

W kontekście reklamy naszego eventu nie możemy zapominać także o Twitterze czy LinkedInie. Na obu tych portalach społecznościowych precyzyjnie określimy naszego docelowego odbiorcę. Warto także skorzystać z content marketingu w postaci artykułów w czasopismach branżowych. Z pewnością zwiększy on zaufanie do naszej marki i uwiarygodni całe promowane wydarzenie.

Podsumowanie

Niezależnie od tego, jak dużo energii i środków finansowych przeznaczymy na realizację naszego eventu, nigdy nie uda się do końca wszystkiego przewidzieć. By zminimalizować ryzyko, szczegółowo i precyzyjnie planujmy scenariusz naszego wydarzenia. Uda się dzięki temu dostrzec potencjalne problemy i rozwiązać je w zarodku. Jeśli jednak nie mamy doświadczenia w organizowaniu eventów, to zdecydowanie lepiej zlecić to uznanej i docenionej agencji. Dobrym przykładem takiej, jest Polbrand Media.