Bezpieczeństwo danych zawartych w dokumentacji firmowej powinno być priorytetem każdego przedsiębiorstwa. Nie ma znaczenia to, w jakiej branży działamy, czy jak duży biznes prowadzimy - na którymś etapie będziemy zmuszeni rozwiązać problem przedawnionych akt. Dziś sprawdzamy, jak to zrobić z poszanowaniem wytycznych RODO.
Przedawnione, czyli jakie? Kilka słów o terminach przydatności dokumentacji firmowej
Wśród dokumentacji firmowej znajdziemy akta różnego rodzaju. Część prowadzona jest dla celów kadrowych i są to np. dokumenty pracownicze. Inne służą wypełnianiu obowiązków związanych z podatkami i ubezpieczeniami społecznymi. Do tego doliczyć należy jeszcze dokumenty księgowe i rachunkowe, faktury, umowy z klientami i wiele innych. Konkretne typy akt przedsiębiorca zobowiązany jest do przechowywania przez określony czas. To istotne, bo w razie ewentualnej kontroli będzie musiał przedstawić pismo, którego zażąda instytucja kontrolująca. Po upływie przewidzianego prawnie okresu zgromadzone akta należy poddać utylizacji w taki sposób, żeby przestrzegać prawa krajowego i europejskiego.
Co o niszczeniu dokumentów firmowych mówi RODO?
Według wytycznych RODO, niszczenie dokumentów powinno odbywać się w warunkach, które będą bezpieczne dla poufności danych. Tutaj warto zaznaczyć, że zgodnie z tym europejskim rozporządzeniem, niszczenie dokumentów można określić jako przetwarzanie danych. Na przedsiębiorcy spoczywają więc wszystkie obowiązki, które spoczywają na administratorze danych osobowych. Jakie warunki w takim razie możemy określić za bezpieczne?
Przede wszystkim dostępu do dokumentacji nie mogą mieć osoby nieuprawnione. Dodatkowo należy wdrożyć zasady działania, zapobiegające ujawnieniu informacji. Zapisy RODO nie precyzują dokładnie, jakie kroki powinny być w tym celu podjęte. Z jednej strony jest to ułatwienia dla przedsiębiorcy, bo nie musi trzymać się sztywno określonych zasad. Z drugiej strony taki brak jasnych wskazówek sprawia, że spoczywa na nas obowiązek wykonania własnej analizy ryzyka.
Konieczne jest przeanalizowanie procesów firmowych oraz wybranych sposobów niszczenia akt pod względem bezpieczeństwa. Jeśli coś przeoczymy i w efekcie informacje zostaną ujawnione, przedsiębiorstwo może zostać ukarane wysoką karą pieniężną. Z tego powodu wiele firm podejmuje decyzję o skorzystaniu z profesjonalnego niszczenia dokumentów. Współpracując z takim usługodawcą jak np. Proarchiv, możemy liczyć na:
1. przeprowadzenie procesu zgodnie ze sprawdzonymi procedurami bezpieczeństwa;
2. przestrzeganie prawa krajowego i europejskiego;
3. oszczędność czasu i brak konieczności angażowania własnych pracowników w proces bezpiecznego niszczenia dokumentów.
Do zalet takiej współpracy należy zaliczyć również kompleksowość usług związanych z zarządzaniem dokumentacją firmową. Oprócz utylizacji często możemy liczyć również na takie wsparcie jak profesjonalna archiwizacja oraz przechowywanie akt w bezpiecznych warunkach, dostosowanych do rodzaju nośnika, na którym zapisane są dane.
