Każdy pracodawca ma obowiązki, które określa Kodeks Pracy, Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, a także RODO. Jednym z takich obowiązków jest prowadzenie ewidencji czasu pracy.
Ewidencja czasu pracy – co to znaczy?
Ewidencja czasu pracy polega na ewidencjowaniu czasu pracy, urlopów pracownika, dni wolnych czy innych nieobecności. Uwzględnia zwolnienia lekarskie, urlopy z tytułu opieki nad dziećmi itp. Prowadzenie ewidencji czasu pracy nie jest łatwe, wymaga czasu, dokładności, zwłaszcza gdy zakład pracy zatrudnia wiele osób. Aby ułatwić pracodawcom wypełnianie obowiązków i działanie zgodnie z prawem, powstały przydatne elektroniczne narzędzia, pozwalające wygodnie rejestrować czas pracy.
Korzyści wynikające z elektronicznej ewidencji czasu pracy pracowników
Elektroniczne rejestrowanie czasu pracy odpowiada wymogom RODO, które nakazują, aby dane wrażliwe pracowników nie były ogólne dostępne. Dzięki programom do ewidencjonowania czasu pracy listy obecności, w których podana była przyczyna nieobecności odeszły do lamusa. Elektroniczna rejestracja czasu pracy jest wygodna, pozwala oszczędzić mnóstwo czasu, odciąża działy kadr. Główne zalety, jakie daje ewidencja czasu pracy online to:
-
dostępność z każdego miejsca, co sprawdza się w czasie pracy zdalnej czy delegacji,
-
oszczędność papieru,
-
rejestrowanie danych w czasie rzeczywistym,
-
lista obecności pracowników w formie elektronicznej,
-
zmniejszone do minimum ryzyko fałszowania danych,
-
pełna automatyzacja pozwalająca m.in. na rejestrację spóźnień czy wcześniejszych wyjść.
Pracownicy, którzy wiedzą, że w ich firmie działa system do ewidencji czasu pracy online, są bardziej sumienni i pilnują, aby pracować zgodnie z grafikiem. Dzięki temu rośnie efektywność pracy, a to przekłada się na zyski przedsiębiorstwa.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy - program
Dostępne są różne programy do ewidencjowania czasu pracy. Wybierając program dla swojej firmy, warto zwrócić uwagę, aby był prosty w obsłudze, funkcjonalny, przejrzysty i posiadał dodatkowe opcje. Jednym z najczęściej wybieranych programów do ewidencjowania czasu pracy jest kadromierz. To nowoczesny system rejestracji czasu pracy RCP online dostępny w chmurze. Pozwala m.in. na wygodne rozliczanie przepracowanych godzin oraz wynagrodzenia pracowników, na prowadzenie ewidencji dla osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia i umowy o pracę. Główne funkcjonalności programu to:
-
eksportowanie zebranych danych z ewidencji czasu pracy do druku, XLS lub do programów kadrowo-płacowych,
-
karta ewidencji czasu pracy przygotowana do druku,
-
elektroniczna lista obecności oraz prowadzenie ewidencji w formie online, dane zapisywane są na bieżąco,
-
monitorowanie czasu pracy, czyli startu i kończenia pracy, a także wykorzystanych przerw,
-
integracja z programami kadrowo-płacowymi, takimi jak Comarch Optima, Sage czy Enova,
-
możliwość dostępu z dowolnego miejsca na świecie (dane przechowywane są w chmurze),
-
aplikacje dla pracowników np. wgląd w grafik pracy czy elektroniczne wnioski urlopowe,
-
możliwość generowania potrzebnych raportów i statystyk.
Kadromierz to idealne rozwiązanie dla małych i dużych firm. System kontroli czasu pracy online pozwala na proste prowadzenie rejestracji czasu pracy online, jest dobrym sposobem na zwiększenie kontroli nad pracownikami.
