Dokumentacja papierowa w firmie pomału wspierana zostaje przez elektroniczny obieg dokumentacji. Ma to wiele zalet, jakie wiążą się z wygodą i sprawnym wykonaniem faktur. Czym cechuje się elektroniczny obieg dokumentów? Jakie zalety posiada? Czy warto z niego skorzystać w swojej firmie?
Gdzie wykorzystać elektroniczny obieg dokumentów?
Takie rozwiązanie z powodzeniem wykorzystają osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą i współpracujący z kilkoma stałymi odbiorcami. W tym przypadku system ograniczyć można do przechowywania danych w komputerze i z wykorzystaniem aplikacji biurowych. Okazuje się, że im większą firmę prowadzimy, tym trudniej jest zapanować nad dokumentacją. Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwala znacząco skrócić czas tworzenia, drukowania i wysyłania dokumentacji, co wiąże się też ze zmniejszeniem kosztów utrzymania rozbudowanej biurokracji.
Warto podkreślić, że często taki obieg jest stosowany w małych firmach. To pomocne wtedy, gdy nawiązujemy współpracę z dużym kontrahentem, natomiast procedury będą wymagały przestrzegania danych zasad przesyłania i przechowywania dokumentów. Korzystając z gotowego systemu, zyskujemy pewność, że zachowamy bezpieczeństwo i będziemy działać zgodnie z prawem.
Zalety elektronicznego obiegu dokumentów
Udostępnianie dokumentów w chmurze ma szereg zwolenników. Aktualnie to bezpieczna forma przechowywania kopii zapasowych, przy czym warto też skorzystać z księgowego oprogramowania. Są one przeznaczone przykładowo dla małych i średnich firm, ale bazują też na pakietach dla najmniejszych podmiotów gospodarczych. Taka sama zasada dotyczy systemu elektronicznego obiegu dokumentacji. Nie musimy martwić się kosztownym oprogramowaniem, gdyż płacimy za konkretne funkcjonalności.
Dlaczego warto?
Elektroniczny obieg dokumentów ma szereg korzyści, jakimi są:
-
zmniejszenie błędów podczas księgowania – specjalne algorytmy nie pozwalają na popełnianie błędów, co jest sporym atutem.
-
zwiększenie efektywności w wykonywaniu zadań – dochodzi do ograniczenia ilości pracy związanej z procesowaniem faktur.
-
większy poziom kontroli – automatyczne mechanizmy weryfikacji bazują na zwiększeniu zakresu kontroli i monitorowania.
-
większa dostępność danych – informacje są przechowywane w elektronicznej strefie, dlatego dostęp do nich jest możliwy z wielu urządzeń i miejsc.
-
ochrona przed utraceniem danych – zyskujemy możliwość śledzenia historii obiegu dokumentów, co z kolei pozwala ochronić je przed zniszczeniem i zagubieniem.
-
krótszy czas procesowania dokumentacji – przemieszczanie się dokumentów wewnątrz firmy i do odbiorców z zewnątrz odznacza się sprawnością.
-
zmniejszenie kosztów księgowania.
-
zmniejszenie ryzyka popełnienia nadużyć – specjalne mechanizmy znacznie ograniczają możliwość dopuszczenia się nadużycia do jak najmniejszego poziomu.
Tego typu obieg jest coraz chętniej wykorzystywany przez wiele firm. Korzystają z niego większe organizacje, jak i mniejsze przedsiębiorstwa, które chcą usprawnić procesy księgowe.
Czyszczenie suchym lodem - na czym polega i jakie ma zastosowanie?
