Kiedy mówimy o optymalizacji procesów biznesowych, często myślimy o produkcji czy logistyce. Tymczasem marnotrawstwo zasobów: pieniędzy, energii, czasu pracowników może dotyczyć bardzo różnych działów firmy, w tym także HR. Jednym ze sposobów na jego ograniczenie jest digitalizacja akt osobowych wsparta modelowaniem procesów. I choć budzi ona różne wątpliwości, to między innymi od właściwego doboru narzędzi IT zależy, czy będzie ona dla firmy problemem, czy szansą.
Od stycznia tego roku akta osobowe mogą być prowadzone w wersji elektronicznej. Chociaż zainteresowanych pomysłem jest sporo, to wciąż temat ten rodzi wiele pytań. Trzeba jednak pamiętać, że każda forma digitalizacji działu firmy jest ważnym, rozwojowym krokiem, ale żeby ta zmiana była naprawdę opłacalna i niezawodna w dłuższej perspektywie, musi być wsparta odpowiednimi narzędziami.
Nie zwalniaj
Dziś akta osobowe mogą być prowadzone w formie papierowej lub elektronicznej – nie jest jednak powiedziane, jak długo taki stan rzeczy się utrzyma. Być może za 10 lat obowiązywać będą tylko e-akta? Jedyne, czego możemy być pewni, to fakt, że tendencja się nie odwróci. Dlatego nie ma sensu zwlekać z wprowadzaniem rozwiązania, w którym przechowywane dane będą bezpieczniejsze, wygodniejsze w przeszukiwaniu, a także pozwolą zaoszczędzić czas i pieniądze.
Mimo wszystko jest kilka czynników, które zniechęcają pracodawców do wykorzystania tej okazji, przede wszystkim – wymogi techniczne oraz koszty. Pozornie to najmniej problematyczne dla firm, które wcześniej miały już system do gromadzenia dokumentów. Takie programy nie spełniają jednak aktualnych wymagań prawnych, a ich aktualizacje lub wymiana są kosztowne i czasochłonne.
W takiej sytuacji dobrym pomysłem może okazać się platforma modelowania aplikacji klasy BPM, spełniająca założenia filozofii no code / low code.
– Takie rozwiązanie pozwala uzupełnić braki aktualnego systemu, a równocześnie nie zaburza działania jego podstawowych funkcji – mówi Łukasz Majer, Business Development Director w Novacura Poland, firmie oferującej autorską platformę BPM Novacura Flow. – W naszym rozwiązaniu regularny użytkownik, na przykład pracownik HR, nadal będzie korzystać z pierwotnego systemu przy obsłudze podstawowych operacji HR i kadrowych. Nasze oprogramowanie jest właściwie przeźroczyste, dba jedynie o to, by odpowiednio przetworzyć pojawiające się tam informacje i dokumenty, czyli przykładowo wysłać informację lub dokument wymagający akceptacji do innego pracownika, przekazać dokument do podpisu z udziałem podpisu kwalifikowanego czy przygotować plik wyjściowy w formacie zgodnym z ministerialną specyfikacją techniczną. Co ważne – opisane tu działania nie są definiowane raz na zawsze – dzięki temu, że jest to platforma BPM, wszelkie procesy można zmieniać i kształtować po swojemu. Sam proces zmiany jest łatwy i nie wymaga wiedzy programistycznej – wszystko dzięki temu, że platforma Novacura Flow realizuje filozofię no code / low code, w której aplikacje i procesy raczej się rysuje niż programuje – kontynuuje Łukasz Majer.
Nie uciekniesz od papieru?
Jednym z ważnych problemów aktualnej sytuacji jest to, że wciąż jeszcze elektroniczna komunikacja między pracodawcą a pracownikiem nie jest uznawana za oficjalną. W związku z tym wiele dokumentów i tak musi zostać wydrukowanych do podpisu, a później zeskanowanych. Czy w takim przypadku digitalizacja wciąż ma sens? Jak najbardziej. Oprogramowanie może pomóc utrzymać porządek w aktach osobowych – wystarczy kod kreskowy na każdym dokumencie.
– Pracujemy właśnie nad dodatkową funkcją platformy Novacura Flow, która pozwala uruchomić skanowanie wielu dokumentów naraz, a oprogramowanie samo podzieli w odpowiednich miejscach dokumenty na osobne pliki i przekieruje je do odpowiednich osób lub archiwów na bazie informacji odczytanych z dokumentu – opowiada Łukasz Majer. – Jeśli do naszej platformy BPM dodatkowo wprowadzimy informację, gdzie papierowy dokument zostanie zarchiwizowany, z łatwością odnajdziemy później jego oryginał – nasz system precyzyjnie wskaże jego miejsce.
Coraz więcej, coraz trudniej
Ważnym aspektem digitalizacji jest także zmieniony zakres gromadzenia danych – teraz wymagane jest przechowanie również ewidencji czasu pracy. To szczególnie kłopotliwe dla wersji papierowych, bo nie tylko bardzo rozbudowuje akta, ale i wymaga częstego uzupełniania teczki każdego pracownika. W wersji elektronicznej wystarczy stworzyć model procesu, a oprogramowanie będzie generować ewidencję czasu pracy samodzielnie.
Jednym z wymogów dla e-akt jest posiadanie wyszukiwarki, lokalizującej potrzebne pliki po różnych informacjach (m.in. identyfikator lub rodzaj dokumentu, data jego powstania, nazwisko lub pesel pracownika). Żeby to usprawnić, nowe dokumenty można generować bezpośrednio z systemu – a starsze? Połączenie platformy BPM z programem rozpoznającym tekst ze skanów umożliwi automatyczne pozyskanie danych potrzebnych dla późniejszego działania wyszukiwarki. Pracownik oczywiście będzie mógł je skorygować w razie potrzeby.
Zawsze na bieżąco
Cyfryzacja ma szereg dodatkowych zalet, jak na przykład możliwość włączenia automatycznych powiadomień dotyczących dokumentów. Platforma BPM może bowiem wysłać odpowiednim osobom komunikaty, które wcześniej przypomną o kończącej się umowie, ważności badań lekarskich czy kursu BHP (co więcej, z czasem sztuczna inteligencja może zaproponować optymalne wyprzedzenie czasowe takich powiadomień!).
Dzięki zastosowaniu założeń filozofii no code / low code, platformy takie jak Novacura Flow pozwalają w prosty sposób modelować procesy lub je modyfikować – możemy więc łatwo dodać osobę do procesu lub ją z niego usunąć, jeśli firma zmienia strukturę, pomijać niepotrzebne okna czy akceptować wiele wniosków naraz, jednym kliknięciem uruchamiając w systemie ERP szereg działań. Dzięki temu korzystamy z oprogramowania, które jest zawsze dopasowane do naszych potrzeb.
Po pierwsze ludzie
Martwisz się jeszcze o przyzwyczajenia pracowników? To częsty problem, dlatego warto dopilnować odpowiedniego ich przeszkolenia.
– Zmiany nie zadziałają bez przekonanych do nich ludzi – tłumaczy Łukasz Majer, reprezentujący Novacura Poland. – Tworząc platformę BPM Novacura Flow, bardzo dbamy o komfort klienta, dlatego zmieniamy system tylko na tyle, na ile poprawia to jakość pracy. Nie skupiamy się jedynie na samym Novacura Flow jako produkcie – myśląc kompleksowo o naszych klientach, obok samego uruchomienia narzędzia, pomagamy przeprowadzić całe wdrożenie. Szkolimy przyszłych użytkowników nie tylko z funkcji naszej platformy, ale także zapoznajemy ich z procedurami, których wraz z nowym systemem będą musieli przestrzegać. Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom pokolenia „millennialsów”, coraz częściej nagrywamy krótkie filmy instruktażowe, gdzie wyjaśniamy, jak działa Novacura Flow i jak korzystać z platformy BPM.
Z tego względu najprostszą sytuację mają firmy, które dopiero zaczynają działalność, i wszystkie akta od początku mogą prowadzić w wersji elektronicznej. Choć to dodatkowa inwestycja, warto ją przemyśleć, bo zapewniamy sobie w ten sposób bezpieczeństwo i w dłuższej perspektywie znaczne oszczędności.
Platforma ponad (po)działami
Dużą zaletą platform BPM jest to, że nie tylko pozwalają dostosować aktualne procesy działu HR do zmieniających się regulacji prawnych czy struktur wewnętrznych, ale przy okazji można z ich pomocą uporządkować i uprościć procesy w innych działach – zarówno kompleksowo, jak i punktowo, rozwiązując najbardziej palące problemy. Natomiast filozofia no code / low code, dzięki której modelowanie procesów jest dużo prostsze, dodaje systemowi elastyczności, bardzo cennej we współczesnym, szybko zmieniającym się biznesie.
Digitalizacja akt osobowych nie jest łatwym zadaniem, ale korzyści z niej płynące niewątpliwie są warte tego wysiłku – pod warunkiem, że zrobimy to w sposób przemyślany, ze wsparciem odpowiednich narzędzi IT.
Artykuł powstał przy współpracy z partnerem
