Aby odpowiedzieć na pytanie zawarte w temacie, czyli czym jest zarządzanie projektami, trzeba najpierw wiedzieć czym jest sam projekt. Projekt to tymczasowe przedsięwzięcie, które definiowane jest przez swój początek i koniec. Aby projekt mógł się odbyć potrzebny jest zespół wykonujący zdefiniowane przez zarządców czynności.
Nie polega na przeprowadzaniu rutynowych działań. Jest zestawem ściśle zdefiniowanych zadań zorientowanych na osiągnięcie wyznaczonego celu. Do wykonania jednego projektu mogą być potrzebne osoby o różnych specjalizacjach - nawiązujący współpracę ze sobą tylko na czas trwania projektu. Przykładem projektu może być stworzenie aplikacji, rozwój oprogramowania dla danej firmy, zbudowanie mostu czy dostarczenie usługi na teren danego kraju. Każda z wykonywanych w trakcie projektu czynności musi być wykonana na czas, mieścić się w określonym budżecie, gwarantując oczekiwane doświadczenie i integrację potrzebną firmom. Skoro wiemy już czym jest projekt, możemy przejść do odpowiedzi na pytanie czym jest zarządzanie projektami.
Czym jest zarządzanie projektami? Co składa się na ten proces?
Proces zarządzania projektami nie może odbyć się bez uprzedniego zaplanowania projektu. Osoba odpowiedzialna za zarządzanie projektem, powinna zdefiniować projekt udzielając odpowiedzi na takie pytania jak:
- jaki jest cel projektu?
- czego ma dotyczyć projekt?
- jakie kroki trzeba przedsięwziąć w celu osiągnięcia celu?
- co może być przeszkodą i jak ewentualnie jej zapobiec?
- jak ocenić szansę na powodzenie projektu?
Projekt najczęściej jest definiowany w obecności klienta. Jego definicja może ulec zmianie w zależności od tego, co się będzie działo w późniejszych etapach.
Kiedy projekt jest już zdefiniowany, przychodzi czas na etap drugi - czyli planowanie. Planowanie pozwoli ograniczyć niepewność stwarzając więcej możliwości działania. Zwiększy tym samym wydajność i odpowie na pytanie ile czasu całość działań może zająć. Plan będzie też przydatny w zapewnieniu kontroli i zrozumieniu przedsięwzięcia.
Trzecim etapem jest wykonanie planu polegające na wprowadzaniu go w życie. Należy rozdzielić wcześniej ustalone zadania na członków zespołu, opracować harmonogram i wykonywać zadania zgodnie z harmonogramem. Istotne jest to aby zakres obowiązków był jasny, a koszty w postaci czasu, zasobów odgórnie ustalone.
Jeśli w projekcie dochodzi do nieprzewidzianych działań, która mogłaby opóźnić realizację, należy bezzwłocznie zareagować. Osoba odpowiedzialna za jego prowadzenie, powinna kontrolować projekt nadzorując postępy i pracę poszczególnych członków zespołu. Nie zawsze będzie możliwe odzyskanie zmarnowanego czasu czy zasobów. Zaleca się zatem stworzenie rezerw czasowych, czyli etapu wykończeniowego, w którym zostaną wykonane niedokończone zadania.
Tak jak wspomniano na początku - projekt to przedsięwzięcie, które rozpoczyna się otwarciem, a kończy jego zamknięciem. Po przeprowadzeniu wszystkich etapów planu, projekt jest zamykany - najczęściej przez zarządców na specjalnie przeznaczonym do tego spotkaniu. Warto podejść do tego profesjonalnie, podpisać odpowiednie dokumenty, a działania zanotować w tzw. księdze projektu. Na podstawie każdego projektu można wyciągnąć wnioski: czy projekt był udany? Czy przyjęta metoda mogła być lepiej zoptymalizowana? Jak możemy wykorzystać nabyte doświadczenie w przyszłości? Czy udało nam się zrealizować własne założenia?
 |
Artykuł powstał we współpracy z Leadership Center |
