Bardzo wysokie kary finansowe nakładane za naruszenia w zakresie bezpieczeństwa danych osobowych mogą skłaniać przedsiębiorców do przeprowadzenia audytu RODO. Jest to procedura, w ramach której sprawdzana jest zgodność działania danej organizacji z przepisami o ochronie danych. Dlaczego i kiedy warto zastosować audyt RODO?
Co to jest audyt RODO?
Audyt RODO to ocena działania danej organizacji (np. firmy) pod kątem zachowania zgodności z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, a szczególnie unijnym rozporządzeniem RODO. Celem audytu jest zidentyfikowanie ewentualnych zagrożeń związanych z przetwarzaniem danych, a także poprawa poziomu ochrony danych (np. w zakresie dokumentacji lub zabezpieczeń IT). Audyt RODO pozwala uchronić organizację przed możliwymi skutkami zaniedbań i naruszeń przepisów, które mogą być bardzo dotkliwe, zarówno pod względem finansowym, jak i wizerunkowym.
Kiedy warto przeprowadzić audyt RODO?
Przepisy nie określają, jak często należy przeprowadzać audyt RODO. Jednak wskazane są regularne kontrole, przy czym ich częstotliwość powinna być dostosowana do wielkości podmiotu, rodzaju działalności, przetwarzanych danych oraz skali ryzyka. Optymalnym rozwiązaniem są coroczne audyty, ponieważ po takim okresie mogą wystąpić zmiany w prawie lub organizacji, a także mogą pojawić się nowe zagrożenia związane z przetwarzaniem danych. Ponadto audyt RODO warto przeprowadzić doraźnie, gdy organizacja:
- nie ma pewności, że postępuje zgodnie z przepisami;
- przygotowuje się do wdrożenia procedur RODO;
- zamierza wprowadzić zmiany w dokumentacji lub zabezpieczeniach;
- chce przygotować się na wypadek kontroli z UODO (Urzędu Ochrony Danych Osobowych).
Na czym polega audyt RODO w praktyce?
Audyt RODO przeprowadzany jest w siedzibie organizacji, ponieważ ocenie podlegają kwestie techniczne, takie jak systemy informatyczne, stanowiska pracy czy zabezpieczenia fizyczne (np. szafy na dokumenty). W trakcie audytu sprawdzane są również środki organizacyjne, w tym przestrzeganie dobrych praktyk, realizowanie szkoleń w zakresie bezpieczeństwa danych czy wdrożenie procedur reagowania na incydenty naruszenia ochrony danych. W tym celu audytor przeprowadza rozmowy z pracownikami, którzy odpowiadają za przetwarzanie danych. Podczas audytu sprawdza się również, czy jednostka prowadzi kompletną i zgodną z przepisami dokumentację RODO.
Raport z audytu RODO
Po zakończeniu audytu organizacja otrzymuje obszerne sprawozdanie z całego procesu. Zazwyczaj w raporcie audytor umieszcza takie elementy jak:
- sposób i zakres przeprowadzenia audytu;
- wyniki audytu, tj. ocenę stanu zgodności organizacji z przepisami;
- wykaz nieprawidłowości, czyli co wymaga poprawy;
- podsumowanie poziomu zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych;
- rekomendacje działań naprawczych, które zapewnią zgodność z przepisami.
Kto przeprowadza audyt RODO?
Wyróżniamy audyty wewnętrzne i zewnętrzne. Audyt wewnętrzny przeprowadza pracownik organizacji (inspektor danych osobowych), który ma kompetencje w zakresie ochrony danych osobowych. Audyt RODO można również zlecić zewnętrznej firmie, która specjalizuje się w ochronie danych osobowych. Audyt zewnętrzny daje większą gwarancję obiektywności oraz profesjonalnie przeprowadzonej oceny. Większe organizacje coraz częściej decydują się na kompleksowy outsourcing IOD, który obejmuje bieżące doradztwo w zakresie bezpieczeństwa danych osobowych.
Dlaczego warto przeprowadzić audyt RODO?
Audyt RODO pozwala na zidentyfikowanie ewentualnych uchybień w zakresie ochrony danych osobowych. W rezultacie organizacja może wdrożyć działania naprawcze, które będą zapobiegać zagrożeniom związanym z przetwarzaniem danych. Jest to niezbędne, aby organizacja mogła działać zgodnie z przepisami prawa (w tym RODO). Pozwala to także uniknąć dotkliwych kar administracyjnych, które mogą sięgać nawet 20 mln euro lub 4% rocznego obrotu przedsiębiorstwa (Art. 83 ust. 5 – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)). Zgodność z przepisami o ochronie danych jest ważna również ze względu na dobry wizerunek organizacji oraz relacje z kontrahentami.