Sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa polega na dobieraniu efektywnych sposobów działania. Ważne jest więc to, aby przeprowadzanie danego procesu nie zajmowało więcej czasu, niż jest to konieczne. Podobnie jest zresztą z czynnikiem ludzkim - jeśli dane zadanie może sprawnie wykonać jeden pracownik, nieopłacalne będzie zlecanie wykonania działania większej liczbie ludzi. Warto rozważyć kwestię efektywności nie tylko na co dzień lub podczas snucia planów na przyszłość. W każdej firmie można wyróżnić bowiem czynności, które nie mają bezpośredniego wpływu na wzrost sprzedaży, ale o które przedsiębiorca zmuszony jest zadbać. Tak właśnie jest z niszczeniem dokumentów.
Sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa polega na dobieraniu efektywnych sposobów działania. Ważne jest więc to, aby przeprowadzanie danego procesu nie zajmowało więcej czasu, niż jest to konieczne. Podobnie jest zresztą z czynnikiem ludzkim - jeśli dane zadanie może sprawnie wykonać jeden pracownik, nieopłacalne będzie zlecanie wykonania działania większej liczbie ludzi. Warto rozważyć kwestię efektywności nie tylko na co dzień lub podczas snucia planów na przyszłość. W każdej firmie można wyróżnić bowiem czynności, które nie mają bezpośredniego wpływu na wzrost sprzedaży, ale o które przedsiębiorca zmuszony jest zadbać. Tak właśnie jest z niszczeniem dokumentów.
Bezpieczeństwo niszczonych dokumentów
Od kiedy w życie weszło RODO, małe, średnie i duże firmy zmuszone były zweryfikować m.in. to, w jaki sposób przechowywana jest dokumentacja. Producenci mebli do przechowywania akt oraz producenci niszczarek zaczęli natomiast podkreślać zgodność danych produktów z wymogami RODO. Jeśli wyposażamy się w urządzenie służące do utylizacji akt, musimy pamiętać, że w wielu przypadkach z takich ścinków można odczytać informacje (chociaż oczywiście wymaga to wielu godzin i cierpliwości). Rozwiązaniem, które utrudni przedostanie się cennych informacji na zewnątrz, są niszczarki o wysokiej klasie tajności. Ścinki generowane przez takie urządzenia są bardzo wąskie, co zwiększa bezpieczeństwo danych zawartych w zutylizowanych dokumentach. Można powiedzieć więc, że niszczenie dokumentów tą metodą przynosi zadowalające efekty. Ale jak przedstawia się sprawa czasu?
Ile czasu zajmuje samodzielnie niszczenie dokumentów?
Tutaj wiele zależy od tego, ile dokumentacji musimy zniszczyć. Ilość zebranych dokumentów uzależniona może być od branży, w jakiej działa firma oraz tego, w jakim stopniu firma zdecydowała skorzystać w swoich codziennych działaniach z procesu digitalizacji.
Na czas niszczenia dokumentów wpływa również to, jak często przeprowadzamy taki proces. Przeważnie co określony okres konieczne jest aktualizowanie archiwum firmowego. W jego skład wchodzą różnorodne dokumenty - umowy, faktury, dokumentacja pracownicza, podatkowa itp. Każdy rodzaj ma inny termin przechowywania. Po jego upłynięciu przedsiębiorca zmuszony jest do zutylizowania akt pod groźbą kary pieniężnej. W praktyce oznacza to, że co pewien czas firma musi przeprowadzić "większe" porządki i co za tym idzie zniszczyć pokaźną ilość akt.
Żeby sprawnie przeprowadzić ten proces, należy wyznaczyć pracownikowi odpowiednie stanowisko pracy. Ważne, żeby niszczenie dokumentów nie utrudniało wykonywania obowiązków służbowym pozostałym pracownikom. To, jak dużo czasu na utylizację akt będzie musiała poświęcić oddelegowana do tego zajęcia osoba, zależy też od mocy urządzenia, a dokładniej od tego, ile stron jednocześnie jest ono w stanie zniszczyć.
Jeśli podejmujemy decyzję o przeprowadzeniu procesu wewnątrz firmy, musimy wziąć pod uwagę wszystkie wyżej wspomniane kwestie. Najważniejszym problemem jest tutaj fakt, że osoba, która się tym zajmuje, co pewien okres musi poświęcać wiele godzin na działania służące jedynie pozbyciu się zbędnych dokumentów. W efekcie regularnie zaniedbuje swoje obowiązki, a firma na tym traci.
Jak długo trwa niszczenie dokumentów przez wykwalifikowaną firmę?
Współpraca z takimi przedsiębiorstwami jak Rhenus to sposób na zażegnanie wcześniej wspomnianych problemów. Pracownicy firmy mogą spokojnie zająć się swoimi obowiązkami służbowymi, a hałas działającej niszczarki nie rozprasza ich uwagi. Nie ma potrzeby angażowania do tej czynności własnych pracowników.
Jedyne, co należ zrobić, żeby zlecić niszczenie dokumentów na zewnątrz, to skontaktować się z usługodawcą i określić dogodny termin. Ten, w umówionym dniu dostarczy firmie bezpieczne pojemniki (więcej o tym systemie można dowiedzieć się tutaj: (https://www.rhenus-data.pl/pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/niszczenie-dokumentow-w-systemie-bezpiecznych-pojemnikow/) oraz, jeśli sobie tego zażyczymy, pomoże w ich zapełnieniu. Następnie, gdy kontenery się wypełnią, pojemnik zostaje zamknięty, a akta niezwłocznie zostają przewiezione do instalacji utylizującej. Całość zachodzi więc:
- w możliwie najkrótszym czasie;
- zgodnie z określonymi przez usługodawcę procedurami, które usprawniają cały proces;
- pod okiem klienta (nawet gdy pojemnik opuszcza biuro, klient doskonale zdaje sobie sprawę, gdzie znajdują się jego akta, dzięki autom wyposażonym w system GPS).
Niszczenie dokumentów z zewnętrzną pomocą to ogromna oszczędność czasu oraz pewność, że podczas wykonania usługi przestrzega się wymaganych prawnie procedur bezpieczeństwa. Jeśli więc dysponujemy większą ilością dokumentów, zdecydowanie warto rozważyć nawiązanie współpracy z wykwalifikowanym przedsiębiorstwem.
