System ERP to grupa procesów, które powstały po to, żeby wspomagać zarządzanie zasobami firm. Tego rodzaju operacje wiążą się z zainstalowaniem specjalistycznych oprogramowań, które m.in. koordynują przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi działami i usprawniają gospodarowanie zasobami różnego rodzaju. Przyczyniają się także do poprawy w kierownictwie zespołami pracowniczymi, obsługa klienta, finansami, logistyką czy przebiegiem produkcji.
Z jakiego powodu wdrożenie systemu ERP jest tak ważne? I jakie są etapy wprowadzenia tego rozwiązania?
Wdrożenie systemu ERP – korzyści
Systemy ERP to duże ułatwienie dla optymalizacji zagospodarowania wszystkich zasobów firmy oraz procesów, które w niej zachodzą. Wdrożenie systemu ERP zwykle wiąże się z poniższymi korzyściami:
- mniejsze koszty związane z automatyzacją powtarzalnych procesów oraz z bardziej szczegółowym planowaniem produkcji (precyzyjne wyliczenie ilości potrzebnych materiałów);
- szybszy przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi ogniwami przedsiębiorstwa, a co za tym idzie, sprawniejsze podejmowanie decyzji;
- szybsza realizacja zamówień i przygotowywania raportów;
- wzrost jakości produktów i uskutecznienie działań poszczególnych działów dzięki systematycznemu i zautomatyzowanemu raportowaniu;
- wzrost efektywności pracowników dzięki funkcjom takim jak oceny pracownicze czy pomiar czasu pracy;
- cyfryzacja dokumentów, która wpływa na bezpieczeństwo przechowywania danych;
- minimalizacja strat wynikających z przestojów w procesach produkcyjnych;
- wprowadzenie ujednoliconych procedur zgodnych z obowiązującym systemem prawnym.
Podobny sposób organizacji to duży krok dla przedsiębiorstwa i wiąże się zwykle ze wzrostem zysków, wydajności oraz wyraźnym rozwojem firmy.
Przykłady systemów ERP
Mimo że działanie systemów informatycznych ERP jest podobne, to na rynku występuje wiele konkurencyjnych oprogramowań, między innymi: Streamsoft, BPSC, Macrologic, Exact, Simple, SAP i Oracle. Różniące je elementy mogą się wydawać niuansowe, ale w przyszłości rozbieżności mogą się okazać bardzo istotne. Warto się więc zapoznać ze szczegółami każdej z propozycji. W Polsce do najpopularniejszych systemów ERP należy Comarch ERP dedykowany małym i średnim przedsiębiorstwom z różnych branż. Program ten jest oferowany między innymi przez IT-Partner24 – firmę, której siedziba mieści się w Gliwicach, ale bezpośrednio działa także w pobliskich miejscowościach m.in. w Katowicach czy Chorzowie. Istnieje także możliwość dojazdu specjalistów do innych polskich, a nawet i europejskich miast po wcześniejszych ustaleniach z IT-Partner24.
Etapy wdrożenia systemu ERP
Po zapoznaniu się z przykładami oprogramowań oraz udogodnieniami, jakie zapewnia zastosowanie systemu ERP, warto prześledzić czynności, które są charakterystyczne dla jego wprowadzenia. Proces wdrażania tego rodzaju systemu jest złożony z kilku etapów:
Etap 1. Przygotowanie
Przedsiębiorstwo definiuje problemy i decyduje się na usystematyzowanie procesów, które w nim zachodzą. Po określeniu wizji na polepszenie funkcjonowania poszczególnych aspektów sporządzane są kosztorysy oraz prowadzone są rozmowy i negocjacje związane z wyborem odpowiedniego systemu ERP. Następnie firma zajmująca się wdrożeniami dokonuje wnikliwego przeglądu działań przedsiębiorstwa i w konsultacji z nim ustala nowe standardy. Dane trafiają do systemu, a potem rozpoczyna się etap 2, czyli testy.
Etap 2. Testy
Podczas tej fazy organizowane są liczne symulacje procesów opartych na nowo ustalonych standardach. Oprogramowanie także jest poddawane licznym testom. Służą one upewnieniu się, czy dany system klasy ERP sprawdza się w praktyce.
Etap 3. Uaktywnienie systemu
Oprogramowanie zostaje uruchomione ze zmienionym interfejsem i modyfikacją procesów. Następnie wykonywane są pierwsze działania oparte na wcześniejszych symulacjach. W razie potrzeby cały czas do programu można wnieść poprawki.
Wdrożenie to tylko początek pracy z systemem. Warto pamiętać, że ważne jest wprowadzanie ciągłych modyfikacji i ustalanie nowych norm. Technologia rozwija się w bardzo szybkim tempie, przez co konieczne jest bezustanne dostosowywanie rozwiązań do nowych realiów.
