Aspekty prawne prowadzenia sklepu internetowego

Jednym z najważniejszych aspektów jest prawidłowe zarejestrowanie działalności, ponieważ sprzedaż online to forma działalności gospodarczej, która podlega określonym obowiązkom podatkowym. Sklep musi także posiadać regulamin oraz politykę prywatności, które chronią zarówno sprzedawcę, jak i klientów. Od 2023 roku ważne jest również dostosowanie się do przepisów dyrektywy Omnibus, która wprowadza nowe zasady dotyczące transparentności cen i opinii konsumenckich.

W tym artykule przeanalizujemy najważniejsze aspekty prawne, jakie musi spełnić sklep internetowy, aby działać zgodnie z przepisami i uniknąć problemów prawnych.

Rejestracja działalności gospodarczej – jak legalnie sprzedawać w sieci?

Sprzedaż internetowa to działalność zarobkowa, dlatego w większości przypadków wymaga rejestracji firmy. W Polsce sklep internetowy można prowadzić w kilku formach prawnych, ale najczęściej wybieranym rozwiązaniem jest jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) lub spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.).

Czy można sprzedawać bez firmy?

Osoby, które dopiero testują swój pomysł na e-commerce, mogą rozważyć działalność nierejestrowaną. Jest ona możliwa, jeśli miesięczne przychody nie przekraczają 75% minimalnego wynagrodzenia. Jednak ten model sprawdza się głównie przy małej sprzedaży – w przypadku większych obrotów konieczna będzie rejestracja firmy.

Jaką formę działalności wybrać?

• Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) – najprostsza i najszybsza forma rejestracji, minimalne formalności, ale pełna odpowiedzialność majątkiem osobistym.
• Spółka z o.o. – większe bezpieczeństwo majątku prywatnego, ale bardziej skomplikowana księgowość i wyższe koszty prowadzenia.
• Spółka cywilna lub jawna – rozwiązanie dla osób prowadzących biznes z partnerem, wymaga umowy między wspólnikami.

Jak zarejestrować firmę?

Rejestracja JDG odbywa się przez CEIDG (Centralną Ewidencję i Informację o Działalności Gospodarczej) i można ją przeprowadzić online. Spółka z o.o. wymaga wpisu do KRS (Krajowego Rejestru Sądowego) oraz prowadzenia pełnej księgowości.

Po rejestracji konieczne jest zgłoszenie do ZUS i ewentualne rozliczanie podatku VAT – zależnie od rodzaju sprzedawanych produktów i osiąganych przychodów. Warto też wybrać odpowiedni kod PKD, np. 47.91.Z (sprzedaż detaliczna prowadzona przez internet).

Podsumowanie

Rejestracja działalności to pierwszy krok do legalnej sprzedaży w sieci. Działalność nierejestrowana może być dobrym rozwiązaniem na start, ale jeśli planujesz rozwijać sklep, warto wybrać JDG lub spółkę z o.o. Kluczowe jest również zadbanie o formalności podatkowe i ubezpieczeniowe, aby uniknąć problemów z urzędem skarbowym i ZUS.

Regulamin sklepu internetowego – co powinien zawierać?

Regulamin to jeden z najważniejszych dokumentów prawnych w sklepie internetowym. Chroni zarówno sprzedawcę, jak i klientów, określając zasady sprzedaży, płatności, zwrotów oraz reklamacji. Jego brak lub błędne zapisy mogą prowadzić do problemów prawnych i sankcji, dlatego warto zadbać o jego poprawne przygotowanie.

Co musi zawierać regulamin sklepu internetowego?

1. Informacje o sprzedawcy – pełna nazwa firmy, adres, NIP, REGON oraz dane kontaktowe. Klienci muszą wiedzieć, z kim zawierają umowę.

2. Zasady składania zamówień – opis, jak przebiega proces zakupowy, od dodania produktu do koszyka po finalizację transakcji.

3. Metody płatności i dostawy – dostępne sposoby płatności (np. przelew, karta, BLIK, PayPal) oraz formy dostawy (kurier, paczkomaty, odbiór osobisty).

4. Czas realizacji zamówienia – informacja o przewidywanym czasie wysyłki i ewentualnych opóźnieniach.

5. Prawo do odstąpienia od umowy – klienci mają 14 dni na zwrot towaru bez podania przyczyny. Regulamin musi jasno określać warunki zwrotu i sposób jego dokonania.

6. Zasady reklamacji i gwarancji – procedura składania reklamacji, terminy rozpatrzenia oraz obowiązki sprzedawcy w przypadku wadliwego towaru.

7. Ochrona danych osobowych – odniesienie do polityki prywatności i przetwarzania danych zgodnie z RODO.

8. Postanowienia końcowe – informacje o prawie właściwym (np. polskie prawo) oraz ewentualne metody rozwiązywania sporów.

Jak przygotować regulamin?

Regulamin można napisać samodzielnie, korzystając z ogólnodostępnych wzorów, ale najlepiej skonsultować go z prawnikiem, aby spełniał aktualne wymogi prawne. Można również skorzystać z generatorów regulaminów lub gotowych dokumentów dostarczanych przez platformy e-commerce.

Źródło: Jak powinien wyglądać regulamin sklepu internetowego i co powinien zawierać?

Polityka prywatności i ochrona danych osobowych (RODO)

Prowadząc sklep internetowy, musisz zadbać o zgodne z prawem przetwarzanie danych klientów. RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) nakłada obowiązki na sprzedawców dotyczące gromadzenia, przechowywania i przetwarzania danych osobowych. Brak odpowiednich zapisów może skutkować wysokimi karami finansowymi.

Co powinna zawierać polityka prywatności?

1. Informacje o administratorze danych – dane firmy, która odpowiada za przetwarzanie informacji klientów (np. imię i nazwisko właściciela JDG lub nazwa spółki).

2. Zakres zbieranych danych – jakie informacje są przetwarzane (np. imię, adres, numer telefonu, e-mail, adres IP).

3. Cel przetwarzania danych – określenie, dlaczego dane są zbierane (np. realizacja zamówień, obsługa płatności, wysyłka newslettera, analiza ruchu na stronie).

4. Podstawy prawne przetwarzania – wskazanie, na jakiej podstawie przetwarzane są dane (np. zgoda użytkownika, wykonanie umowy, obowiązek prawny).

5. Czas przechowywania danych – informacja, jak długo przechowywane są dane (np. do momentu wycofania zgody lub przez określony czas wymagany przepisami).

6. Prawa użytkownika – informacja o prawach klientów, takich jak dostęp do danych, ich poprawianie, usunięcie (prawo do bycia zapomnianym) czy przeniesienie do innego administratora.

7. Udostępnianie danych podmiotom trzecim – informacja, czy dane są przekazywane np. firmom kurierskim, operatorom płatności, serwisom analitycznym (Google Analytics, Facebook Pixel).

8. Pliki cookies i technologie śledzące – wyjaśnienie, jakie dane są zbierane przez pliki cookie i w jakim celu.

Jak wdrożyć politykę prywatności?

Polityka prywatności powinna być dostępna w widocznym miejscu na stronie, np. w stopce sklepu. Klienci muszą wyrazić zgodę na jej warunki przed finalizacją zamówienia, zwłaszcza jeśli zapisy dotyczą marketingu (np. subskrypcji newslettera).

Dyrektywa Omnibus – nowe obowiązki dla e-commerce

Dyrektywa Omnibus, obowiązująca od 2023 roku, wprowadziła nowe zasady dla sklepów internetowych, które mają na celu zwiększenie przejrzystości cen i ochronę konsumentów. Regulacje dotyczą m.in. promocji, opinii klientów oraz sposobu informowania o cenach produktów. Nieprzestrzeganie tych zasad może skutkować wysokimi karami, dlatego każdy właściciel e-commerce powinien dostosować swój sklep do nowych wymogów.

Jakie zmiany wprowadza Dyrektywa Omnibus?

1. Obowiązek informowania o najniższej cenie z ostatnich 30 dni
   Jeśli organizujesz promocję, musisz podać najniższą cenę danego produktu z ostatnich 30 dni. Ma to zapobiegać sztucznemu zawyżaniu cen przed wyprzedażą, by potem prezentować obniżkę jako większą, niż jest w rzeczywistości.

2. Transparentność opinii klientów
   Sklepy internetowe nie mogą publikować fałszywych opinii ani sponsorowanych recenzji, jeśli nie poinformują o ich rzeczywistym pochodzeniu. Jeśli zamieszczasz opinie użytkowników, musisz wyjaśnić, jak weryfikujesz ich autentyczność.

3. Klarowne informowanie o personalizacji cen
   Jeśli ceny w Twoim sklepie różnią się w zależności od algorytmów (np. na podstawie historii przeglądania klienta), musisz jasno poinformować o tym użytkowników.

4. Nowe zasady dotyczące platform e-commerce
   Jeśli Twój sklep działa jako marketplace (np. umożliwiając sprzedaż innym sprzedawcom), musisz jasno określić, kto jest sprzedawcą i kto ponosi odpowiedzialność za realizację zamówienia.

Jak dostosować sklep do Dyrektywy Omnibus?

• Przy każdej promocji podawaj najniższą cenę z ostatnich 30 dni.
• Upewnij się, że opinie w Twoim sklepie są prawdziwe i masz procedurę ich weryfikacji.
• Jeśli stosujesz dynamiczne ceny, poinformuj klientów o tym fakcie.
• Jeśli prowadzisz marketplace, jasno określ zasady odpowiedzialności za sprzedaż.

Źródło: Czym jest dyrektywa omnibus?

Obowiązki wobec konsumentów – prawa kupujących i zwroty

Prowadząc sklep internetowy, musisz przestrzegać praw konsumenta, które chronią kupujących przed nieuczciwymi praktykami i zapewniają im możliwość zwrotu towaru czy składania reklamacji. Naruszenie tych zasad może skutkować karami finansowymi, a także utratą zaufania klientów.

Prawo do odstąpienia od umowy – zwroty towaru

Każdy konsument kupujący w sklepie internetowym ma 14 dni na odstąpienie od umowy bez podania przyczyny. Oznacza to, że może zwrócić produkt, a sprzedawca jest zobowiązany zwrócić mu pełną kwotę, w tym koszt najtańszej oferowanej dostawy. Klient musi jedynie pokryć koszty odesłania towaru.

Są jednak wyjątki – nie wszystkie produkty podlegają zwrotowi. Klient nie może zwrócić np.:

• Produktów wykonanych na zamówienie (np. personalizowane gadżety, meble na wymiar).
• Towarów o krótkim terminie ważności (np. żywność, kosmetyki w otwartych opakowaniach).
• Treści cyfrowych, jeśli ich pobieranie rozpoczęło się za zgodą klienta (np. e-booki, kursy online).

Reklamacje i rękojmia

Konsument ma 2 lata na zgłoszenie reklamacji w ramach rękojmi, jeśli produkt okazał się wadliwy. Sprzedawca ma 14 dni na odpowiedź – jeśli tego nie zrobi, reklamacja jest automatycznie uznana za zasadną.

W ramach reklamacji klient może zażądać:

• Naprawy produktu.
• Wymiany na nowy.
• Obniżenia ceny.
• Zwrotu pieniędzy, jeśli wada jest istotna.

Obowiązki sprzedawcy

Każdy sklep internetowy musi:

• Jasno informować o prawie do zwrotu i procedurze reklamacji (np. w regulaminie).
• Udostępnić formularz zwrotu lub reklamacji.
• Poinformować o kosztach dostawy i ewentualnych wyjątkach od prawa do odstąpienia od umowy.

Podatki w e-commerce – co trzeba wiedzieć?

Prowadzenie sklepu internetowego wiąże się z obowiązkiem rozliczania podatków, które zależą od formy działalności, rodzaju sprzedawanych produktów oraz tego, czy sprzedajesz w Polsce, czy za granicę. Brak prawidłowego rozliczenia może skutkować karami i problemami z urzędem skarbowym, dlatego warto znać podstawowe zasady dotyczące podatków w e-commerce.

Podatek dochodowy – jakie są opcje?

Sposób rozliczania podatku dochodowego zależy od formy działalności:

• Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) – możliwość wyboru zasad ogólnych (17% i 32%), podatku liniowego (19%) lub ryczałtu (stawka zależna od rodzaju działalności).
• Spółka z o.o. – podlega CIT (9% lub 19%), a wypłata dywidendy dodatkowo opodatkowana jest PIT.

Jeśli osiągasz niskie przychody i dopiero testujesz sprzedaż, możesz prowadzić działalność nierejestrowaną, w której podatek dochodowy płacisz dopiero w rozliczeniu rocznym.

Czy sklep internetowy musi być płatnikiem VAT?

Nie każdy e-commerce musi być zarejestrowany jako podatnik VAT. Obowiązek rejestracji pojawia się, gdy Twój obrót przekroczy 200 000 zł rocznie. Jeśli sprzedajesz produkty objęte VAT-em (np. elektronika), lub sprzedajesz za granicę, konieczna może być wcześniejsza rejestracja.

Podstawowe stawki VAT w e-commerce to:

• 23% – standardowa stawka dla większości produktów,
• 8% lub 5% – obniżone stawki dla niektórych produktów (np. żywność, książki),
• 0% – dla niektórych transakcji wewnątrz UE przy spełnieniu warunków.

Sprzedaż zagraniczna a podatek VAT (OSS)

Jeśli sprzedajesz do klientów indywidualnych w innych krajach UE, od 10 000 euro sprzedaży rocznie musisz rozliczać VAT w kraju klienta. Możesz to zrobić przez procedurę OSS (One Stop Shop), która pozwala rozliczać VAT w jednym kraju, zamiast rejestrować się w każdym kraju oddzielnie.

Podatek od sprzedaży detalicznej

Jeśli Twój sklep osiąga miesięczne przychody powyżej 17 mln zł, musisz zapłacić dodatkowy podatek od sprzedaży detalicznej (0,8% lub 1,4% od obrotu). Dotyczy to głównie dużych e-commerce.

Czytaj więcej: tworzenie sklepów internetowych

Podsumowanie – jak legalnie prowadzić sklep internetowy?

Prowadzenie sklepu internetowego to nie tylko sprzedaż produktów, ale także konieczność spełnienia wymogów prawnych. Zarejestrowana działalność, regulamin, polityka prywatności, przestrzeganie praw konsumentów oraz poprawne rozliczanie podatków to kluczowe aspekty, które każdy e-commerce musi mieć pod kontrolą.

Aby działać legalnie, musisz zacząć od rejestracji firmy – w większości przypadków będzie to jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) lub spółka z o.o. Kolejnym krokiem jest przygotowanie regulaminu i polityki prywatności, które określą warunki zakupów, zwrotów i przetwarzania danych klientów zgodnie z RODO.

Nie można zapominać o Dyrektywie Omnibus, która wymusza przejrzystość w zakresie promocji i opinii klientów. Prawa konsumentów muszą być respektowane, dlatego należy jasno określić zasady zwrotów i reklamacji. Ważnym aspektem są także podatki – w tym VAT i procedura OSS, jeśli sprzedajesz do klientów w UE.

Podsumowując: aby Twój sklep działał zgodnie z prawem, musisz zadbać o formalności już na etapie jego tworzenia. Przestrzeganie przepisów nie tylko chroni Cię przed karami, ale także buduje zaufanie klientów. Legalny, dobrze zabezpieczony e-commerce to solidna podstawa do długoterminowego sukcesu w sprzedaży internetowej.

Materiał partnera