Zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi w Polsce, wszystkie przedsiębiorstwa mają obowiązek kompletowania, klasyfikowania i przechowywania wszelkiej maści dokumentacji firmowej powstałej w toku działalności przedsiębiorstwa. Dotyczy to zarówno dokumentów jawnych i niejawnych, jak i dokumentacji księgowej, kadrowej i podatkowej. Podczas archiwizacji należy skupić się na dokładności oraz rzetelności przeprowadzanych działań, ponieważ wszelkie nieścisłości i błędy mogą być łatwo wykryte przez instytucje kontrolujące. Może nieść to za sobą przykre i uciążliwe konsekwencje, do pociągnięcia do odpowiedzialności karnej lub skarbowej włącznie.
Na czym polega rzetelna archiwizacja dokumentów?
Rzetelna archiwizacja dokumentów powinna być przede wszystkim zgodna z obowiązującym prawem, aby nie narażać przedsiębiorcy na jakiekolwiek straty lub ryzyko. Zespół ludzi dokonujących archiwizacji dokumentów powinien być na bieżąco z wszystkimi zmianami w prawie. Sama zaś archiwizacja powinna być dokonywana w sposób usystematyzowany i wcześniej dokładnie przemyślany i podparty odpowiednim doświadczeniem. Jeśli dysponujemy odpowiednimi procesami technologicznymi dotyczącymi archiwizacji, to przebiega ona sprawnie i bezpiecznie, a późniejszy dostęp do konkretnych dokumentów jest znacznie ułatwiony i pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu. Rzetelna archiwizacja dokumentów powinna być przede wszystkim przeprowadzana według kilku, z góry ustalonych zasad.
Zasady archiwizacji dokumentów w firmie
Obecnie dokumenty archiwizowane są w zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Archiwizacja dokumentów w formie elektronicznej polega na przenoszeniu ich do pamięci masowej i przechowywaniu we wcześniej ustalonym miejscu. Dokumenty w formie papierowej kompletujemy i przechowujemy w archiwum. Miejsce przechowywania dokumentów powinno być jasno określone a informacja o jego położeniu jawna dla Urzędu Skarbowego. Urząd należy także powiadomić o każdej zmianie miejsca przechowywania dokumentów.Aby prawidłowo zarchiwizować dokumenty, musimy je uprzednio odpowiednio podzielić. Dokumenty firmowe klasyfikujemy a dwa rodzaje za pomocą oznaczeń literowych:
- Dokumenty oznaczone symbolem A - Dokumenty o wartości historycznej. Przepisy prawa obligują przedsiębiorców do ich wiecznego przechowywania. Nie możemy ich zniszczyć. Instytucje kontrolujące powinny mieć do nich stały dostęp.
- Dokumenty oznaczone symbolem B - Dokumenty oznaczone tym symbolem to tzw. dokumentacja niearchiwalna. Dokumenty z symbolem B dzielą się na kolejne podgrupy oznaczające ich gradacje względem tego, kiedy możemy je zniszczyć.
Jedną z głównych cech rzetelnej archiwizacji dokumentów jest ich odpowiednia klasyfikacja, zgodna z prawem i wymaganiami przedsiębiorstwa. W tej kwestii warto zaufać firmom zewnętrznym, które mają duże doświadczenie w zakresie odpowiedniego kategoryzowania dokumentów oraz zatrudniają uznanych specjalistów. Nieprawidłowe oznaczenie dokumentów i ich przypadkowe zniszczenie może bowiem nieść za sobą dosyć przykre konsekwencje prawne. Istotną cechą rzetelnej archiwizacji dokumentów jest również dbanie o to, żeby wszelkie dane i dokumenty nie dostały się w niepowołane ręce. Oczywiście, większe ryzyko takiej sytuacji istnieje podczas samego przechowywania dokumentacji, jednak nawet podczas procesu archiwizacji powinny być zachowane wszelkie standardy bezpieczeństwa dotyczące ochrony danych. Korzystając z usług firm wyspecjalizowanych w archiwizacji dokumentów, możemy być pewni, że zachowane zostaną wszystkie procedury związane z zabezpieczeniem dokumentów.
Dlaczego archiwizacja dokumentów w firmie jest tak ważna?
Archiwizacja dokumentów w firmie nie jest ważna tylko dlatego, że przedsiębiorców obliguje do tego prawo. Oczywiście, kwestia ta jest bardzo istotna i każdy przedsiębiorca musi o tym poważnie myśleć. Dokładna archiwizacja jest także bardzo ważna ze względu na usprawnienie codziennej pracy w firmie. Szczególnie ma to znaczenie podczas archiwizacji dokumentów płacowych i kadrowych. Sytuacje, w których dostęp do archiwalnych dokumentów są niezbędne, zdarzają się dosyć często. Prosty i przejrzysty system archiwizacji dokumentów umożliwia pracownikom przedsiębiorstwa łatwy i szybki do nich dostęp, dzięki czemu firma pracuje wydajniej i dokładniej, a wszelkie procesy związane ze sprawami kadrowymi i płacowymi przebiegają o wiele sprawniej.
Podsumowanie
Prawidłowa archiwizacja dokumentów, a także późniejsze ich przechowywanie zapewni nam przede wszystkim łatwy dostęp do archiwalnej dokumentacji w razie nagłej potrzeby, a także brak niebezpieczeństwa poniesienia odpowiedzialności karnoskarbowej. Jeśli nie czujemy się kompetentni do prawidłowego i zgodnego z prawem przeprowadzenia archiwizacji dokumentów, możemy skorzystać z usług wielu firm dostępnych na rynku, np. EkoAkta. Zazwyczaj oferta takiej firmy jest kompleksowa i obejmuje wszystkie etapy związane z prawidłową archiwizacją dokumentów, włącznie z ich przechowywaniem. W dużych przedsiębiorstwach samodzielne przeprowadzanie archiwizacji może być dosyć kłopotliwe.
