Archiwizacja dokumentów w biurze – co warto o niej wiedzieć?

Obowiązki przedsiębiorcy – jak długo trzeba przechowywać dokumenty firmowe?

Polskie i unijne prawo nakładają na przedsiębiorców szereg obowiązków. Jednym z nich jest właśnie przechowywanie dokumentacji firmowej. Mogą to być księgi podatkowe, dokumenty związane z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych lub z firmowymi kadrami.

W zależności od kategorii dokumentacji czas jej przechowywania bywa różnych. Dokumenty podatkowe według zapisu w Ordynacji podatkowej należy przechowywać przez pięć lat. Dokumentację dla ZUS należy magazynować przez pięć lat (dla dokumentów wystawianych od 2012 roku) lub 10 lat (dla dokumentów sprzed 2012 roku). Natomiast dokumenty kadrowe w zależności od ich typu i czasu wystawienia trzeba trzymać przez 10 lub nawet 50 lat.

Przechowywanie dokumentów – sprawne magazynowanie

Jak widać sprawne zarządzanie i archiwizacja tak wielkiej ilości dokumentów w tak długim czasie wymaga wprowadzenia odpowiedniego systemu działania. Trzeba choćby wprowadzić reguły postępowania przy weryfikacji, oznaczaniu i układaniu dokumentów, zanim zostaną odłożone do archiwum. Dzięki temu później przeglądanie archiwum będzie zdecydowanie prostsze.

Istnieją dwa sposoby na archiwizację – tradycyjny (przy dokumentach papierowych) oraz cyfrowy.

Dokumentację papierową przechowuje się w oddzielnych pomieszczeniach, do których dostęp mają wyłącznie upoważnione osoby. Wnętrze musi być suche, wentylowane, o stałej temperaturze, aby nie doprowadzić do nieodwracalnego zniszczenia dokumentów.

Dokumentacja firmowa trafia do pudeł, pudełek, segregatorów. Najlepiej sprawdzają się opakowania o formacie dopasowanym do wielkości kartek. Układa się je na regałach. Od zewnątrz warto opisać dokładnie każde z nich, aby ułatwić późniejsze przeglądanie i poszukiwania konkretnych dokumentów i teczek.

W niektórych firmach stosuje się nawet praktyczne metody kategoryzacyjne, wprowadzając kolorowe oznaczenia na pudełkach. Dzięki temu łatwo znaleźć dokumenty kadrowe lub podatkowe, co zawęża ewentualne poszukiwania w przepastnych czeluściach archiwum.

Magazynowanie dokumentacji papierowej nie należy do specjalnie skomplikowanych, choć wymaga uwagi oraz systematyczności, aby nie doprowadzić do bałaganu w aktach. Równocześnie potrzeba do niej sporego pomieszczenia, gdyż przyrost papierowych dokumentów każdego miesiąca jest olbrzymi nawet w średniej wielkości przedsiębiorstwie. Dodatkowo późniejsze przeglądanie tego typu dokumentów bywa również wyzwaniem.

Drugim rozwiązaniem jest wprowadzenie w firmie cyfrowego obiegu dokumentów. Przechowuje się je wówczas w bazie danych, do której dostęp mają również tylko upoważnione jednostki.

Cyfrowe bazy danych to oszczędność miejsca oraz znaczące ułatwienie w przeszukiwaniu zasobów. Komputer wykonuje wszelkie niezbędne obliczenia z wielką szybkością, podając potrzebne dokumenty i informacje bez konieczności żmudnego przeszukiwania pudełek. W tej metodzie nie ma konieczności drukowania każdego dokumentu, a to spora korzyść dla środowiska naturalnego, gdyż znacząco zmniejsza się zużycie papieru oraz różnych mediów.

Podstawowym problemem, z którym borykają się jednak przedsiębiorcy, wprowadzający cyfrowy obieg dokumentów, jest konieczność zapewnienia pełnego bezpieczeństwa danych, zwłaszcza tych o charakterze poufnym lub wrażliwym. Wymaga to zatrudnienia informatyków – specjalistów od cyberbezpieczeństwa. Ich zadaniem jest nieustanne czuwanie nad bazą danych oraz tworzenie systemu zabezpieczeń, który uchroni dokumenty przed awariami lub atakami hackerskimi.

Bezpieczeństwo i wygoda analizy danych

Oba rozwiązania archiwizacyjne mają swoich zwolenników. Umożliwiają praktyczne zabezpieczenie wszystkich dokumentów oraz kategoryzację ich. Ułożenie poszczególnych akt oraz wydzielenie ich typów jest niezbędne dla sprawniejszego przeszukiwania archiwum w przyszłości.

Warto zatem dobrze przyłożyć się do zachowania porządku w archiwum. To przecież kopalnia wiedzy i danych – nie tylko do zachowania na potrzeby urzędów, ale też do własnego wykorzystania na przyszłość.

***

Masz olbrzymie ilości dokumentów do zarchiwizowania? Wejdź na e-Hurtownia-Opakowan.pl i zobacz, jak poukładać je wygodnie i profesjonalnie.

Szkolenia i kursy z archiwizacji

Sprawna archiwizacja dokumentów wymaga też odpowiedniej wiedzy pracowników zaangażowanych w proces obiegu dokumentów i ich archiwizowania. Pomóc w tym obszarze mogą liczne szkolenia i kursy z archiwizacji, kursy archiwisty I i II stopnia oraz kursy kancelaryjno-archiwalne. Listę tego typu kursów, warsztatów i szkoleń możemy znaleźć na https://eventis.pl/szkolenia/archiwizacja, gdzie sprawdzimy także program zajęć oraz ceny szkoleń z archiwizacji dokumentów.