Większość organizacji posiada w ewidencji środki trwałe, czyli składniki majątku wykorzystywane w celach związanych z prowadzoną działalnością. Środki trwałe podlegają amortyzacji, przez co stanowią koszt uzyskania przychodu i pozwalają na obniżenie podatku dochodowego. W tym artykule wyjaśniamy krok po kroku, na czym polega ewidencja i amortyzacja środków trwałych w firmach i fundacjach.
Czym są środki trwałe?
Osoby prowadzące księgowość dla firm nieustannie mają do czynienia z pojęciem środków trwałych. Zgodnie z ustawą o PIT środki trwałe stanowią własność lub współwłasność podatnika, mogą być nabyte lub wyprodukowane we własnym zakresie, a przy tym są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania. Środkiem trwałym mogą być:
- budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością;
- maszyny, urządzenia i środki transportu;
- inne przedmioty;
– przy założeniu, że będą używane dłużej niż rok i będą wykorzystywane w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą lub oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu.
Uwaga: Przedmiotów o wartości nieprzekraczającej 10 000 złotych nie trzeba wprowadzać go do ewidencji środków trwałych.
Kto musi prowadzić ewidencję środków trwałych?
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2019 poz. 2544) obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych obejmuje osoby wykonujące działalność gospodarczą i zobligowane do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, w tym:
- osoby fizyczne,
- przedsiębiorstwa w spadku,
- spółki cywilne osób fizycznych,
- spółki jawne osób fizycznych,
- spółki partnerskie.
Przepisy ustawy o rachunkowości wymagają ewidencji środków trwałych w przypadku podmiotów prowadzących księgi rachunkowe (tzw. pełną księgowość).
Czy fundacja musi prowadzić ewidencję środków trwałych?
Najpierw zacznijmy od tego, czy każda fundacja musi prowadzić księgowość. Tak – każda organizacja pozarządowa (w tym również fundacja) ma obowiązek prowadzenia księgowości. Fundacje muszą prowadzić pełną księgowość, chyba że spełniają warunki uprawniające do prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (nie należy tego mylić z KPiR). Uproszczoną ewidencję mogą prowadzić organizacje pozarządowe, które m.in. nie wykonują działalności gospodarczej i nie mają statusu organizacji pożytku publicznego. Zarówno przy pełnej księgowości, jak i w ewidencji uproszczonej fundacja ma obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych.
Na czym polega amortyzacja środków trwałych?
Amortyzacja polega na rozłożeniu w czasie kosztów związanych z wprowadzeniem do majątku podatnika określonego środka trwałego. W trakcie użytkowania składnika majątku przedsiębiorca dokonuje odpisów amortyzacyjnych, które stanowią koszt uzyskania przychodu. W rezultacie amortyzacja pozwala obniżyć dochód i tym samym wysokość podatku dochodowego. Odpisy amortyzacyjne wymagają sporządzenia planu amortyzacji z uwzględnieniem odpowiednich stawek zawartych w wykazach.
Fundacja amortyzuje środki trwałe nabyte lub otrzymane w darowiźnie. Na czym polega księgowość w fundacji w zakresie ewidencji środków trwałych? Otóż wprowadzenie do ksiąg rachunkowych wydatków poniesionych na nabycie środków trwałych oraz ich amortyzacja należy realizować zgodnie z ogólnymi zasadami określonymi w art. 28 i art. 32-33 ustawy o rachunkowości.
Na co uważać przy prowadzeniu ewidencji środków trwałych?
Prowadzenie ewidencji środków trwałych wiąże się z szeregiem obowiązków, takich jak prawidłowe ustalenie wartości początkowej, stosowanie odpowiednich stawek amortyzacji czy dokumentowanie zmian (np. ulepszeń środka trwałego). Ich niedopełnienie może skutkować brakiem możliwości dokonywania odpisów amortyzacyjnych, niezgodnością z przepisami i problemami z urzędem skarbowym. Kiedy warto zrobić audyt księgowy w związku ze środkami trwałymi? Kontrola jest wskazana w razie podejrzenia błędnej klasyfikacji środka trwałego, ujęcia w ewidencji przedmiotu niespełniającego kryteriów środka trwałego czy błędów związanych z wycofaniem środka trwałego.