Organizacja konferencji w hotelu pozwala na uniknięcie wielu obowiązków przez organizatora. Wypożyczenie sprzętu konferencyjnego, zatrudnienie firmy cateringowej czy poszukiwanie miejsc noclegowych, to tylko niektóre zajęcia, które nas ominą. Prócz tego, hotel z wysokim standardem może zapewnić interesujące atrakcje w czasie wolnym. Poniżej poznasz 5 żelaznych zasad, z których warto skorzystać, organizując konferencję firmową w hotelu.
Temat i mówcy
Konferencje firmowe odbywają się w różnych celach. Na jednych przedstawiane są nowe produkty, a inne organizowane są po to, by przekazać nowinki technologiczne z danej branży. Istotne jest jednak to, aby cel spotkania był jasny i klarowny dla wszystkich zgromadzonych. Pozwoli to na uniknięcie rozczarowań oraz nieprzychylnych opinii osób, które tak naprawdę nie były zainteresowane poruszanym tematem. Dlatego też warto główne założenia prelekcji umieścić już na zaproszeniach.
Dodatkowo bardzo ważnym punktem jest dobór prelegentów. Powinni być oni doświadczeni i obeznani w zakresie przedstawianych zagadnień. Przemyślana i odpowiednio skonstruowana lista gości to klucz do sukcesu. Warto pamiętać, że konferencja organizowana jest dla konkretnego grona osób. Warto wybrać takie osoby, które interesują się tematem przewodnim spotkania oraz będą mogły wzajemnie wymieniać się swoimi doświadczeniami w czasie wolnym.
Zaplanuj konferencję z odpowiednim wyprzedzeniem
Ustalanie konferencji należy planować z dość dużym wyprzedzeniem. Nierzadko zdarza się, że jest to nawet rok lub dwa do przodu. Na odległe terminy mają wpływ różne zagadnienia. Jednak najczęściej wskazywanym są terminy w hotelach. Hotel z salą konferencyjną w Cieszynie jest na tyle oblegany, że warto zaplanować spotkanie dużo wcześniej. Sala konferencyjna cieszyn za sprawą wielu udogodnień cieszy się dużą popularnością.
Nie należy zapominać również o dyspozycji osób, które chcą wziąć udział w spotkaniu, zarówno uczestników, jak i prelegentów. Najbardziej oblegane obiekty z salą konferencyjną oraz wykładowcy potrafią mieć zarezerwowany czas na wiele kolejnych miesięcy do przodu. Imprezowa firmowa w hotelu powinna odbyć się również o określonej porze roku. Z jednej strony sezon wakacyjny nie sprzyja takim spotkaniom, z racji zaplanowanych urlopów letnich zaś z drugiej, jeśli konferencja organizowana jest w turystycznej lokalizacji, to można połączyć jedno z drugim.
Wsparcie techniczne
Impreza firmowa w hotelu to naprawdę duże przedsięwzięcie. Dlatego niezwykle ważny jest odpowiedni wybór hotelu. Hotele cieszyn wyróżniają się odpowiednimi kompetencjami do organizacji konferencji. Prócz dużej sali oferują wsparcie techniczne oraz kompletne wyposażenie niezbędne do przeprowadzenia spotkania. Dzięki temu organizator wykładu, może zaoszczędzić dużo czasu oraz uniknąć niepotrzebnych awarii czy komplikacji. Podczas organizacji konferencji niezbędny jest m.in. rzutnik, ekran, wskaźnik oraz oświetlenie i nagłośnienie. Dla komfortu gości warto również zadbać o klimatyzację oraz stały dostęp do internetu.
Atrakcyjna lokalizacja
Miejsce konferencji jest głównym czynnikiem, który wpływa na liczbę zainteresowanych osób, które chcą wziąć w niej udział. Dlatego też warto dłużej zastanowić się nad jego wyborem. Po wybraniu miejsca, zrobieniu listy gości i zaproszeń, należy pomyśleć także o materiałach firmowych oraz gadżetach, które będą rozdawane wszystkim uczestnikom. Ciekawym rozwiązaniem jest połączenie ich bezpośrednio z miejscem konferencji. Będzie to wtedy nie tylko przydatny element, ale również bardzo miłe wspomnienie.
Catering i nocleg
Czym by była konferencja firmowa bez odpowiedniego cateringu oraz możliwości noclegu. Spotkania organizowane w hotelach mają dużą przewagę nad innymi, ponieważ pokoje gościnne cieszyn oferują nie tylko wspaniałe miejsce do prelekcji, ale również wysokiej jakości pokoje. Wysoki standard pokoi oraz profesjonalne podejście obsługi hotelowej, jasno rzutuje na wizerunek firmy. Nocleg w hotelu pozwoli na to, aby osoby biorące udział w konferencji, zaoszczędziły swój czas i nie musiały po zakończonym spotkaniu dojeżdżać do osobnego obiektu. Nocleg w hotelu Liburnia Cieszyn to nie tylko wysoka jakość, jeśli chodzi o pokoje. Hotel gwarantuje również niebywale pyszny catering. Przerwy lunchowe i kawowe będą z pewnością umilać czas pomiędzy panelami dyskusyjnymi. Należy pamiętać, że menu powinno być zróżnicowane i przeznaczone dla wszystkich, w tym wegan, wegetarian czy osób z nietolerancjami pokarmowymi.
