Wykonałeś usługę, dostarczyłeś towar, a Kontrahent nie uregulował płatności? Nie wiesz, jak szybko i skutecznie odzyskać swoje pieniądze, a hasło "windykacja" budzi w Tobie wiele negatywnych skojarzeń? Poznaj 4 sposoby na dochodzenie swoich roszczeń w ramach windykacji polubownej, inaczej nazywanej windykacją miękka i nie pozwól by Twoi Klienci nie płacili w terminie.
I sposób - bądź czujny i monitoruj
Po pierwsze bądź czujny i na bieżąco monitoruj stan płatności faktur przez Twoich Kontrahentów. Nie czekaj aż przedawnienia sięgną tygodni czy miesięcy, tylko reaguj od razu. W nienachalny i dyskretny sposób już na kilka dni przed upływem terminu płatności możesz przypomnieć Klientowi (np za pomocą sms lub wiadomości e-mail) o zbliżającym się terminie płatności. Odczekaj kilka dni od dnia, w którym pieniądze powinny wpłynąć na Twoje konto i jeśli się tam nie pojawią, rozpocznij procedurę windykacji polubownej. Pisz kolejne powiadomienia mailowe lub telefoniczne. W razie potrzeby w spokojny sposób przypomnij się Klientowi także podczas rozmowy telefonicznej. Nie pozostawiaj sytuacji bez reakcji ze swojej strony, bo to może dać Klientowi poczucie, że nie pilnujesz swojego interesu i łatwo można nadwyrężyć Twoją wyrozumiałość.
Powtarzaj kontakt mailowy i telefoniczny co kilka dni, jeśli płatność nadal nie zostanie uregulowana. Najważniejsza jest systematyczność!
II sposób - wezwij do zapłaty
Zgodnie z praktykami windykacji polubownej, jeśli kontakt telefoniczny i mailowy nie przyniesie oczekiwanego efektu, warto wysłać do dłużnika listem poleconym wezwanie do zapłaty. Pamiętaj, aby zawierało dokładnie określony termin, w którym oczekujesz płatności, należną kwotę, numer konta bankowego, na który ma zostać dokonana płatność i tytuł prawny, z którego wynika wezwanie. Czasem już samo pismo działa na płatnika mobilizująco i dokonuje skutecznej spłaty należności. Takie wezwania do zapłaty możesz również ponowić, jeśli klient na to pismo nie zareaguje. Kolejnym krokiem może być wystosowanie do klienta ostatecznego przedsądowego wezwania do zapłaty, które z uwagi na wizję sprawy sądowej zwykle działa na dłużnika o wiele bardziej pobudzająco. Na wezwaniu możesz uwzględnić również odsetki karne z tytułu przeterminowanej płatności. Stosowne wzory wezwań do zapłaty znajdziesz w Internecie.
Wszelkie pisma monitujące przeterminowaną płatność kieruj do klientów listami poleconymi, najlepiej z potwierdzeniem doręczenia, a wszelkie dowody tejże korespondencji zachowaj jako element dokumentacji.
Równolegle, jeśli w ramach współpracy z nierzetelnym klientem istnieje taka możliwość - możesz zawsze podjąć działania wstrzymujące np. dostawę usługi czy towaru do czasu uregulowania płatności.
III sposób - zgłoś nierzetelnego płatnika
Zarówno na etapie kontaktów mailowych, jak i pism-wezwań do zapłaty wysyłanych drogą pocztową, jeśli widzisz, że Kontrahent nie reaguje na działania, możesz mu zakomunikować, że w przypadku dalszego braku płatności, przekażesz jego dane do odpowiednich biur informacji gospodarczej. Krajowy Rejestr Długów, Rejestr Dłużników, Biuro Informacji Gospodarczej to listy, na których żaden przedsiębiorca nie chce się znaleźć. Oficjalnie dostępny komunikat, że firma jest dłużnikiem, może mocno zachwiać jej wiarygodnością biznesową i wpłynąć na utratę zaufania wśród obecnych i potencjalnych klientów.
Oprócz zgłoszenia swojego nierzetelnego płatnika do jednego ze spisów dłużników, możesz jego należność sprzedać na giełdzie długów. Informacja o takim zamiarze również może na niego wpłynąć mobilizująco.
IV sposób - zleć to specjalistom
Jeśli czytając powyższą listę działań, które należy podjąć wobec Klienta, który nie płaci, zachodzisz w głowę, skąd wziąć na to wszystko czas i jak odzyskać pieniądze - uspokajamy Cię. Możesz mieć to z głowy, jeśli skorzystasz z zewnętrznych ekspertów windykacji polubownej, którzy zrobią to wszystko po prostu za Ciebie.
W Twoim imieniu będą kontaktować się na wszelkie wyżej wymienione sposoby z Twoim klientem i dołożą wszelkich starań, aby jak najszybciej i efektywniej doprowadzić do uregulowania przez niego należności. Zrobią to profesjonalnie, ponieważ mają za sobą lata doświadczeń w zakresie windykacji, a procesie bierze udział cały zespół ekspertów z dziedziny finansów, księgowości i prawa.
Aby przekonać się, jak to działa, zajrzyj na platformę payhelp.pl. To innowacyjne narzędzie online, dzięki któremu w kilku prostych krokach (logujesz się i dodajesz niezapłacone faktury) przekażesz cały ciężar windykacji polubownej na specjalistów, którzy zajmą się tym za Ciebie szybko i skutecznie.
