Systemy informatyczne klasy ERP są coraz chętniej wybierane przez polskie przedsiębiorstwa, które zdają sobie sprawę z tego, że w obecnych warunkach rynkowych nie można efektywnie funkcjonować bez stosowania tego typu rozwiązań, oferujących większą wydajność, szybkość i jakość działania. Nadal jednak istnieją firmy, które nie do końca są przekonane co do możliwości systemów ERP. Oto 7 głównych powodów, dla których warto po nie sięgnąć.
1. Baza wiedzy i mądre decyzje
Zgromadzenie danych, niezbędnych do sprawnego zarządzania wszystkimi obszarami firmy w jednej, zintegrowanej aplikacji klasy ERP, zamiast w kilku różnych programach, przekłada się na dużo szybsze, wygodniejsze i bardziej dokładne wyszukiwanie potrzebnych informacji, co jest niezwykle ważne w przypadku konieczności podjęcia natychmiastowych decyzji. Ustalenia, podjęte na podstawie uporządkowanych i bieżących danych, są bardziej racjonalne, a przez to częściej trafne, co pomaga firmie w osiąganiu założonych celów biznesowych. – Zgromadzone dane w jednym systemie to cenna baza wiedzy na temat działań zachodzących w firmie i jej aktualnej kondycji. Dane te można zamienić w realną wartość, dysponując narzędziami analitycznymi pozwalającymi na ich przetwarzanie. Dokładna i przejrzysta analiza biznesowa wpływająca na decyzje stanowi solidny fundament poprawnego funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa – komentuje Daniel Olejniczak, wiceprezes Bonair SA.
2. Usprawniona komunikacja
Platforma ERP pozwala na łączenie i wzajemne uzupełnianie się informacji pochodzących z różnych działów firmy. Dzięki poprawie przepływu informacji zostaje usprawniona komunikacja wewnątrz przedsiębiorstwa, a także pomiędzy firmą a jej kontrahentami, a tym samym bariery ograniczające produktywność firmy ulegają zniesieniu. W rezultacie możliwe staje się uzyskanie efektu synergii, skutkującego zwiększeniem efektywności współpracy między poszczególnymi działami organizacji czy oddziałami zlokalizowanymi w różnych miastach.
3. Zwiększona wydajność
Jeśli firma chce nadążać za konkurencją, musi być maksymalnie wydajna. Systemy wspomagające zarządzanie zapewniają stały dostęp do informacji dotyczących wszelkich operacji prowadzonych w firmie. Pozwala to kierownictwu analizować i szybko reagować na zapotrzebowanie rynku, zwiększając produktywność organizacji. Przykładowo, system ERP pozwala skrócić czas realizacji zamówienia oraz wytworzenia i dostarczenia produktu od producenta na półkę sklepową, co pozwala zlikwidować niepotrzebne operacje oraz umożliwia spełnienie indywidulanych oczekiwań klientów.
– Przedsiębiorstwa zwracają uwagę na to, aby wdrażane systemy ERP odzwierciedlały strukturę organizacyjną firmy. Muszą pasować do stanowisk czy ról jakie poszczególni pracownicy odgrywają w organizacji. Dzięki temu personel może łatwo odnajdywać narzędzia i informacje, których naprawdę potrzebuje, co wpływa na szybsze podejmowanie trafnych decyzji biznesowych i wybór najlepszego wariantu postępowania – mówi Daniel Olejniczak.
4. Zadowolony klient
Celem każdej firmy jest zadowolony i lojalny klient. Organizacja, która w centrum swojej działalności stawia klienta, musi traktować go w sposób poważny i indywidualny. Wiedza o kliencie, jego preferencjach i potrzebach oraz historia relacji z nim jest bezcenna niezależnie od wielkości i profilu działania przedsiębiorstwa. Dzięki właściwemu odwzorowaniu swojej bazy klientów firma może podporządkować własną strukturę organizacyjną sposobowi zakupu produktów firmy przez jej klientów. Lojalni klienci są bardziej skłonni do kolejnych zakupów, a ich wrażliwość na cenę jest znacznie mniejsza. Tym samym zwiększa się możliwy przychód firmy z każdego klienta. Nienaganna obsługa klienta może zdecydowanie wpłynąć na przewagę rynkową przedsiębiorstwa.
5. Wzrost konkurencyjności
Kluczem do sukcesu firmy jest efektywne działanie wszystkich obszarów przedsiębiorstwa oraz utrzymanie stałych kontaktów i transakcji z już posiadanymi klientami, a także pozyskiwanie nowych. Rozwiązania ERP pomagają to osiągnąć – posiadają bowiem dedykowane konkretnej branży funkcjonalności, takie jak moduł produkcji, zarządzania obsługą klienta i serwisem, zarządzania magazynem wysokiego składu czy kody kreskowe. – Utrzymywanie konkurencyjności jest stałym procesem. Obecnie silną pozycję na rynku budują jedynie te firmy, które stale wprowadzają nowe rozwiązania umożliwiające prowadzenie systematycznych działań w celu osiągnięcia założonego celu. Wdrożenie systemu ERP umożliwia monitorowanie kluczowych procesów biznesowych i ich ocenę względem założeń w każdym momencie, a w efekcie może stanowić o optymalizacji kosztów, zwiększeniu efektywności oraz poprawie jakości produktów i usług, co przekłada się na budowanie i utrzymywanie przewagi rynkowej w stosunku do konkurencji – komentuje Daniel Olejniczak.
6. Zwiększenie kontroli i obniżenie ryzyka
Systemy ERP pozwalają na rejestrowanie zdecydowanej większości procesów zachodzących w firmie, stąd za ich pomocą na bieżąco uzyskuje się aktualny obraz jej kondycji. Jak na dłoni widać, które procesy i jakie umowy przynoszą firmie zyski, a na których przedsiębiorstwo traci. Dzięki takiemu monitoringowi, wspartemu modułem analitycznym i raportującym, firma może lepiej kontrolować np. zużycie surowców czy oszacowywać zapotrzebowanie na nie, a także wcześnie wykrywać zagrożenia, takie jak spadający popyt na dany towar czy usługę.
7. Optymalizacja kosztów, zasobów i procesów
System ERP wspiera zwiększanie obrotów i rentowności sprzedaży, a także ograniczanie kosztów produkcji, magazynowania czy logistyki, jak również zapewnia oszczędność czasu personelu oraz wzrost rentowności współpracy z dostawcami. Rozwiązanie ERP oferuje firmie różnorodne możliwości ewidencjonowania, planowania i kontroli zasobów, a także optymalizacji i monitoringu procesów w odniesieniu do prowadzonej działalności. Dzięki oprogramowaniu ERP przedsiębiorstwo zyskuje pełen obraz funkcjonowania organizacji. – Podstawową przesłanką do wdrożenia zintegrowanego systemu ERP jest brak wystarczająco szczegółowych informacji niezbędnych w procesach decyzyjnych oraz potrzeba usprawnienia procesów biznesowych. W sytuacji, gdy zebranie rozproszonych w wielu systemach danych jest już zbyt czasochłonne, żeby efektywnie podejmować decyzje, marże ulegają dalszej erozji, a oczywiste obszary, gdzie można szukać oszczędności, zostały już wykorzystane, wówczas oszczędności możemy szukać w usprawnianiu procesów oraz w lepszej analizie posiadanych informacji. Systemy ERP są w stanie uprościć przepływy pracy, dostarczyć dodatkowych informacji o ilości potrzebnych produktów, zapotrzebowaniu, rozkładzie kosztów transportu i wiele innych – podsumowuje Daniel Olejniczak.
