Od początku tego roku przedsiębiorcy mogą prowadzić akta osobowe pracowników w formie elektronicznej. Korzyści płynących z wdrożenia e-teczek zarówno dla pracodawców, jak i samych pracowników jest wiele.
Dzięki digitalizacji teczek pracownika, wszystkie dokumenty dotyczące historii zatrudnienia mogą być gromadzone i zapisane przez oprogramowanie kadrowo-płacowe w jednym miejscu. Odpowiednio dobrany system ERP pozwoli na pełną archiwizację oraz gwarancję bezpieczeństwa danych.
Systemy z rodziny Comarch ERP posiadają funkcjonalność elektronicznej teczki pracownika, co daje możliwość prowadzenia akt pracowniczych w formie zdigitalizowanej.
Elektroniczne segregatory
Przepisy zobowiązują pracodawcę do przechowywania dokumentacji pracowniczej, która zawiera m.in. świadectwa pracy, kopie dyplomów potwierdzających wykształcenie czy też zaświadczenia o ukończonych szkoleniach BHP.
– Biorąc pod uwagę, że każdy pracownik zmienia miejsce zatrudnienia kilka razy z życiu, to ilość archiwizowanych dokumentów jest spora. Często przedsiębiorcy musieli adaptować pomieszczenia z przeznaczeniem na archiwum. Teraz mogą wszystko zapisywać w bazie systemu ERP, na dysku lokalnym lub zamieszczać w chmurze – mówi Urszula Kozłowska, konsultant systemów Comarch ERP.
Struktura e-Teczki w systemach Comarch ERP standardowo zawiera cztery części. Pierwsza z nich gromadzi dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie (np. CV, kopie dyplomów potwierdzających wykształcenie i świadectw pracy od poprzednich pracodawców). W drugiej znajdują się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (np. umowa o pracę, kopie zaświadczeń o ukończonych szkoleniach w trakcie zatrudnienia). W kolejnej pracodawca może kompletować dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia a w czwartej informacje o karach porządkowych nakładanych na pracownika.
Skanuj i zapisz
Dokumenty pracownicze trafiają do bazy w prosty sposób. Ich papierowe wersje są skanowane, konwertowane do formatu PDF i przesyłane do odpowiedniej zakładki w e-Teczce. Każdy plik może zostać potwierdzony podpisem cyfrowym, co gwarantuje zgodność z oryginałem.
Korzyści dla pracodawców i wygoda dla pracowników
Wprowadzenie możliwości digitalizacji teczek pracownika było długo wyczekiwaną przez polskich przedsiębiorców zmianą w przepisach. Zdawali sobie sprawę, że wdrożenie e-teczek niesie ze sobą wiele korzyści. Dla pracodawcy to czysta optymalizacja kosztów i proste oszczędności.
– Wdrożenie e-teczek oznacza mniejsze zużycie papieru, ograniczenie powierzchni dla tradycyjnych archiwów a także odciążenie działu kadr i HR od czasochłonnych czynności. Dodatkowo prowadzenie dokumentacji w postaci elektronicznej gwarantuje pełne dostosowanie do wymogów stawianych przez RODO. Aby e-teczki były prowadzone we właściwy sposób, niezwykle ważne jest wybranie odpowiedniego oprogramowania, które w pełni spełni wymogi nowych przepisów i usprawni bieżącą pracę. Systemy Comarch ERP zawierają już wszystko, czego potrzebują przedsiębiorcy w związku z e-teczkami pracownika – zaznacza Urszula Kozłowska z Comarch.
Dzięki przechowywaniu dokumentów w formie elektronicznej, zostają one zgromadzone w jednym miejscu: w bazie danych systemu ERP , na dysku lokalnym lub w chmurze, co zapewnia łatwy do nich dostęp. To duża wygoda zarówno dla pracowników, jak i pracowników w sytuacji, kiedy należy zgromadzić wszystkie dokumenty potwierdzające historię zatrudnienia.
– Do złożenia wniosku o emeryturę potrzebne są dokumenty ze wszystkich miejsc pracy. Dla pracownika oznacza to czasochłonne wizyty w poszczególnych zakładach pracy, z kolei dla pracodawcy obowiązek przygotowywania takich zaświadczeń. Przy użyciu oprogramowania do obsługi e-teczek te procesy znacznie się skracają. System przechowuje świadectwa pracy, dlatego specjalista działu kadr w prosty sposób wygeneruje właściwy dokument, który pracownik może złożyć w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych – wyjaśnia pracownik Comarch.
Digitalizacja teczek pracownika jest konsekwencją coraz większego stopnia cyfryzacji polskich przedsiębiorstw. Mimo, że wdrożenie e-teczek nie jest obligatoryjne, to odkładanie tego w czasie nie ma większego sensu. Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej to wymierne korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i zatrudnionych.
O Comarch ERP
Comarch to firma technologiczna zajmująca się optymalizacją procesów biznesowych od 22 lat. Jednym z oferowanych rozwiązań są systemy klasy Enterprise Resource Planning (ERP). Oferta Comarch ERP to nowoczesne rozwiązania do zarządzania procesami biznesowymi dla mikro, małych, średnich i dużych przedsiębiorstw. Uniwersalność i elastyczność produktów pozwala podnieść efektywność organizacji dzięki mobilnym aplikacjom, narzędziom e-commerce, business intelligence oraz możliwości gromadzenia i bezpiecznego przechowywania danych w Chmurze Comarch. Rozwiązania Comarch ERP są stale rozwijane i dostosowywane do zmieniających się modeli biznesowych a także zgodne z trendami Internetu Rzeczy i oraz digitalizacji gospodarki.
Dzięki dynamicznemu rozwojowi działalności krajowej i zagranicznej mocno rośnie liczba podpisywanych kontraktów oraz realizowanych wdrożeń. Wśród klientów, którzy postawili na Comarch ERP są m.in.: Gerda, Muszynianka, Ustronianka, OSHEE Polska, LAKMA, Krakchemia SA oraz reprezentanci innych kluczowych gałęzi rynku.
