Dwudziesty pierwszy wiek przeniósł do cyfrowego świata zbiory muzealne, kartoteki biblioteczne, dokumenty urzędowe i wiele innych treści i obiektów. Digitalizacja objęła swym zasięgiem różne obszary pracy i przyspieszyła komunikację pomiędzy działami w instytucjach, niezależnie od ich wielkości.
Jeszcze do niedawna korespondencja była rejestrowana w papierowych zeszytach, które z czasem zostały zastąpione przez elektroniczne arkusze kalkulacyjne. Nie skróciło to jednak czasu obiegu dokumentu i nie ułatwiło dotarcia do zaginionych pism i faktur. Dopiero pojawienie się na rynku elektronicznych systemów obiegu dokumentów uporządkowało i usprawniło pracę firm i instytucji. W jaki sposób?
Obieg pisma w każdej jednostce organizacyjnej może przebiegać inaczej - w zależności od struktury i obowiązujących procedur. Zaawansowane oprogramowanie pozwala na uwzględnienie tych elementów i częściowe zautomatyzowanie procesów. Wprowadzenie nowoczesnego - elastycznego i otwartego - systemu obiegu dokumentów w instytucji zmienia tradycyjne biurko w biurko cyfrowe. Dzięki temu pracownicy mogą szybko i sprawnie realizować swoje codzienne zadania. Wyeliminowanie papieru przekazywanego z ręki do ręki to także oszczędność czasu i obniżenie kosztów.
Ścieżek obiegu dokumentów są tysiące. Jako przykład jednej z nich niech posłuży opis prostego obiegu pisma w instytucji kultury.
1. Rejestracja dokumentu
Listy trafiają na biurko pracownika administracyjnego, którego zadaniem jest ich rejestracja i przekazanie do dekretacji. Wśród nich jest zgoda na organizację wydarzenia i prośba o dosłanie regulaminu i innych dokumentów związanych w imprezą kulturalną.
Pracownik administracyjny loguje się do systemu i przechodzi do modułu rejestracji korespondencji. Wybiera dziennik korespondencji przychodzącej i wprowadza dane w dedykowanym formularzu. Wypełniając pole „Nadawca” korzysta z systemowej bazy kontaktów. Następnie skanuje pismo bezpośrednio do systemu. Po zapisie program generuje numer, który pracownik zapisuje na papierowym oryginale i chowa list do szafki. W tym samym czasie dokument w wersji elektronicznej trafia do dyrektora w celu dekretacji.
2. Dekretacja
Po zalogowaniu do systemu, dyrektor odczytuje wiadomość o piśmie oczekującym na dekretację. Zapoznaje się z załączonym skanem, po czym – nie zamykając dokumentu – wskazuje osobę, do której trafi pismo.
3. Założenie sprawy
Specjalista ds. projektów kulturalnych loguje się do systemu. Na ekranie wyświetla się informacja o dokumencie przekazanym przez dyrektora wraz z prośbą o przygotowanie odpowiedzi.
Aby całość korespondencji znajdowała się w jednym miejscu, pracownik tworzy - na podstawie pisma - wirtualną koszulkę – sprawę. W niej przechowywane będą wszystkie dokumenty związane z aktualną fazą realizacji projektu. Dostęp do poszczególnych dokumentów będą miały osoby uprawnione.
Informacja o tym, u kogo w danym momencie znajduje się dokument oraz jego wirtualne kopie, widnieje na „żółtej karteczce” przypiętej do wirtualnego dokumentu.
4. Utworzenie odpowiedzi
Kolejnym krokiem jest udzielenie odpowiedzi na przysłane pismo. W tym celu pracownik otwiera dokument i klika przycisk „Odpowiedz”. Dzięki temu pole „Odbiorca” w formularzu nowego dokumentu jest uzupełnione automatycznie. Pozostaje wygenerowanie dokumentów, które zostaną wysłane. Dzięki możliwości przechowywania w systemie szablonów i wzorów plików, pracownik wybiera szablon regulaminu i otwiera go – bez pobierania na dysk twardy – do edycji. Po upewnieniu się, że treść jest aktualna, specjalista ds. projektów zamyka plik i generuje pozostałe dokumenty. Następnie całość przekazuje do akceptacji dyrektora.
5. Akceptacja odpowiedzi
Dyrektor otrzymuje powiadomienie o sporządzeniu odpowiedzi i gotowości do akceptacji. Sprawdza poprawność dokumentów, po czym przekazuje je do pracownika administracyjnego z prośbą o wydruk.
6. Wysyłka dokumentów
Pracownik administracyjny drukuje dokumenty i przekazuje dyrektorowi do podpisu. Następnie rejestruje je w elektronicznym dzienniku i skanuje podpisane kopie do systemu.
Ostatnim krokiem jest wydruk koperty. Dane adresata system pobiera automatycznie z bazy kontaktów. Tak przygotowane dokumenty są gotowe do wysyłki.
Magdalena Sawkiewicz
eDokumenty