Elektroniczny obieg dokumentów - szybko, prosto, skutecznie.
Rozwój techniki w ostatnich 10 latach zmienił diametralnie nasz sposób życia i pracy. Umożliwił stosowanie zupełnie nowych metod komunikacji, pracy i zarządzania. Szybko dostępna wiedza, automatyzacja procesów oraz zdolność do zestrajania pracy wielu osób stała się atutem firm wykorzystujących nowe systemy informacyjne.
Uniwersalne wyzwania współczesnego biznesu:
- Elektronika i Internet pozwoliły na znaczne przyspieszenie komunikacji, ale nie rozwiązały problemu zarządzania zwiększoną ilością informacji.
- Rozwój systemów ERP zdominowały rozwiązania problemów rachunkowości podatkowej i rozliczeń pracowniczych zamiast problemów zarządzania.
- Zatrzymywanie wiedzy w głowach i komputerach pracowników przez co nie można szybko skalować działalności oraz zapewnić efektu synergii zespołów.
- Pracownicy wykorzystujący nowoczesne systemy informacyjne tworzą nowej jakości społeczność firmy. Szybko wymieniają się informacjami, a managerowie efektywniej zarządzają swoimi zespołami. Dużo łatwiej mogą za pomocą map procesów łączyć poszczególne czynności różnych osób w sekwencje działań. Znacznie skraca się całkowity czas wykonania procesów.
Popularne problemy, które rozwiązują nowoczesne systemy informacyjne
eDokumenty - platforma aplikacji biznesowych
System eDokumenty jako jeden z nielicznych kompleksowo realizuje wszystkie istotne obszary wymagane od systemów informacyjnych, zaczynając od zarządzania procesami, poprzez obieg dokumentów aż do zarządzania informacją.
Długoletnie doświadczenie i dbałość o interfejs użytkownika
eDokumenty dzięki ponad 12 lat doświadczeń z tworzeniem systemów informacyjnych pracujących
w przeglądarce udostępnia niezrównany poziom prostoty
i intuicyjności obsługi. Dzięki temu wdrożenie nie wymaga odbywania wielu szkoleń, a pracownicy chętnie wykorzystują go w realizacji codziennych zadań.
Wbudowane narzędzia szybkiej komunikacji typu chat, social comments itp.
System udostępnia kompletny zestaw narzędzi komunikacji takich jak komunikator, czy komentarze w stylu serwisów społecznościowych. Pozwalają one jeszcze bardziej usprawnić procesy, szczególnie tam gdzie trudno jest zdefiniować wszystkie warianty procedur.
Integracja z wieloma systemami
System eDokumenty został zintegrowany z platformami usług publicznych: ePUAP i SEKAP oraz z ponad 20 systemami ERP m.in.: Symfonia, Optima, Forte, Subiekt, WaPRO, SOFTLAB, Kamsoft, Egeria, CDN XL, IMPULS, Navireo, Navision, DDM, SetLine, QAD. Dzięki rozbudowanemu API oraz zaawansowanej wielowarstwowej architekturze możliwa jest łatwa integracja i rozszerzanie zakresu współpracy z innymi systemami.
Funkcjonalność
Graficzne projektowanie procesów i silnik workflow zgodny z BPMN
Jedną z najważniejszych zalet systemu eDokumenty jest w pełni profesjonalny silnik workflow, który pozwala projektować dowolne procesy za pomocą graficznego narzędzia zgodnego ze standardem BPMN.
Dzięki procedurom workflow, pracownicy wykonują swoje zadania we właściwej kolejności i znacznie łatwiej im pamiętać o wszystkich wymaganych czynnościach związanych z każdym etapem procesu, sprawy lub samego dokumentu.
Rozbudowana i elastyczna konfiguracja
Każdy aspekt działania systemu podlega szczegółowej konfiguracji i dostosowaniu. Dzięki temu użytkownicy
w każdej branży i profilu otrzymują dopasowany do swoich potrzeb interfejs.
Za pomocą unikalnej technologii CustomModules bardzo łatwe jest tworzenie własnych specjalizowanych aplikacji. Gotowe aplikacje można również pobierać z marketu gdzie są umieszczane przez partnerów specjalizujących sięw specyficznych dla branż rozwiązaniach.
Intuicyjny obieg dokumentów i zarządzanie sprawami
eDokumenty posiadają przejrzysty i wygodny w obsłudze obieg dokumentów w trybie ad-hoc. Oznacza to możliwość przekazywania dokumentów na dowolne stanowiska
w strukturze organizacyjnej. Dokumenty można katalogować
w sprawach które posiadają oprócz tego wiele dodatkowych możliwości usprawniających organizację pracy.
Obsługa wysokonakładowych kancelarii
Aby zapewnić wydajną obsługę wprowadzania i skanowania dokumentów eDokumenty wyposażone są w specjalizowane mechanizmy. Obejmują one zintegrowane oprogramowanie skanujące eDokumenty ScanServer, zoptymalizowane formatki wprowadzania danych z klawiatury oraz rozwiązania do masowego skanowania z funkcjami OCR.
Tworzenie dokumentów z szablonów
Tworzenie dokumentów które mają powtarzalną formę jest dużo szybsze jeśli tworzone są z szablonu. System wypełni je w odpowiednich miejscach danymi kontrahenta lub sprawy. Dzięki zastosowaniu szablonów dokumenty firmowe zyskują jednolity wygląd, a w razie konieczności zmian wystarczy dokonać ich w jednym centralnym miejscu.
Wygodny i intuicyjny interfejs dostępny przez przeglądarkę
System eDokumenty to jedna z najbardziej zaawansowanych aplikacji webowych pozwalających na wygodną pracę w przeglądarce. Platforma udostępnia wydajne okienkowe środowisko graficzne, standardowe programowalne komponenty graficzne oraz obsługę drag&drop. Dzięki zastosowaniu najnowszych technologii AJAX, HTML5 i CSS3 system oferuje niezrównane odczucie szybkości i wygody obsługi.
Wersjonowanie dokumentów
Za pomocą protokołu WebDAV oraz technologii Hot Folder możliwa jest wygodna edycja dokumentów w dowolnym formacie. System otwierając dokument do edycji zakłada blokadę na jego kolejne otwarcie do zapisu. Przechowywany lokalnie cache pliku pozwala na ich edycję nawet bez aktywnego połączenia sieciowego. Po zakończeniu edycji pliki są automatycznie zapisywane na serwerze wraz
z informacją o nowej wersji.
Zaawansowany klient poczty IMAP
Wbudowany w system zaawansowany klient poczty email za pomocą protokołu IMAP pozwala na wszystko to co zapewniał do tej pory zewnętrzny klient poczty typu Outlook. Obsługuje foldery sieciowe i lokalne, inteligentne foldery wyszukiwania oraz reguły segregacji, a nawet autoresponder. Dodatkowo stwarza możliwość wygodnego przejmowania dokumentów do systemu EOD jak również tworzenia zadań i współdzielenia wiadomości lub całych skrzynek.
Współdzielony kalendarz
Wykorzystanie wspólnych kalendarzy pozwala na znacznie lepszą współpracę i planowanie zadań. Zdarzenia widoczne w kalendarzu posiadają kontekst klienta i projektu/sprawy skąd szybko można przejść do powiązanych dokumentów. Oprócz kalendarzy pracowników obsługa obejmuje kalendarz zasobów oraz kalendarze korporacyjne.
Kalendarze i zadania synchronizowane są z telefonem za pomocą protokołu CalDAV. Znakomicie upraszcza to organizację czasu pracowników niezależnie od miejsca
w którym się znajdują.
Nadzór nad realizacją projektów
System pozwala w wygodnej i łatwej do zarządzania formie diagramu Gantta śledzić kluczowe zadania w projekcie
i w razie konieczności szybko reagować na pojawiające się opóźnienia.
Przydzielone w projekcie zadania wyświetlają się pracownikom na ich ekranie zaraz po zalogowaniu, dzięki czemu wszelkie informacje o trudnościach i opóźnieniach
w realizacji zadań są w czasie rzeczywistym dystrybuowane do właściwych osób.
Zaawansowane narzędzie do budżetowania i kontrolingu
System eDokumenty pozwala na tworzenie wielowymiarowych budżetów, obejmujących różnego rodzaju koszty, w tym takie których opis powstaje
w systemie, jak również takich które są dostarczone
z zewnętrznych źródeł do hurtowni danych. Pracownicy odpowiedzialni za finanse komórek mogą na bieżąco kontrolować stan wykonania na poszczególnych kontach.
Integracja z wieloma systemami
System eDokumenty został zintegrowany z platformami usług publicznych: ePUAP i SEKAP oraz z ponad 20 systemami ERP m.in.: Symfonia, Optima, Forte, Subiekt, WaPRO, SOFTLAB, Kamsoft, Egeria, CDN XL, IMPULS, Navireo, Navision, DDM, SetLine, QAD. Dzięki rozbudowanemu API oraz zaawansowanej wielowarstwowej architekturze możliwa jest łatwa integracja i rozszerzanie zakresu współpracy z innymi systemami.
