Gwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywna
 

Kto z nas nie chciałby dotrzeć do szukanego dokumentu w mgnieniu oka, nie ruszając się od biurka i nie grzebiąc w zakurzonych szafach? 

Wyeliminowanie dokumentacji papierowej i wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów przynosi znacznie większe korzyści niż tylko oszczędność miejsca i czasu, i to dla każdej, nawet najmniejszej firmy. Przygotowanie dokumentów odbywa się dziś w 99% przypadków w formie elektronicznej. Ich drukowanie jest w zasadzie w ogromnej większości przypadków czynnością zbędną. Najczęściej wynika z naszych przyzwyczajeń, rzadko jest to kwestia niemożliwości dostosowania procesów do elektronicznego obiegu dokumentów lub ograniczeń wynikających z przepisów prawa. Nawet jeśli takie ograniczenia istnieją i wciąż musimy mieć do czynienia z dokumentami papierowymi, narzędzia, jakimi obecnie dysponujemy, pozwalają je szybko i bezbłędnie digitalizować. Odtąd wersja papierowa może zostać odesłana do archiwum, a my możemy korzystać z elektronicznego dokumentu, który otwiera przed nami nowe, znacznie szersze możliwości.

Efektywność

Jedną z podstawowych i najbardziej oczywistych korzyści, jakie niesie ze sobą wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, jest oszczędność czasu. Szybkość i łatwość dostępu do dokumentów elektronicznych jest nieporównywalnie większa.

Tworzenie, zapisywanie, przekazywanie oraz kontrola wersji czy procedowanie dokumentów elektronicznych jest znacznie szybsze i prostsze, podobnie archiwizowanie, wyszukiwanie czy udostępnianie. Poza tym dostęp do dokumentów elektronicznych jest nieograniczony ani miejscem, ani czasem, a możliwości jego wykorzystania są nieporównywalnie większe.

Dostępność danych i dokumentów w formie elektronicznej niesie ze sobą również korzyści wynikające z eliminacji ręcznego ich wprowadzania, automatyzacji przepływu danych pomiędzy pracownikami, działami czy systemami informatycznymi. Funkcjonowanie tych ostatnich nie byłoby możliwe bez wymiany danych i dokumentów w formie elektronicznej. Im więcej zatem dokumentów funkcjonuje w postaci elektronicznej, tym większe możliwości poprawy efektywności procesów biznesowych, a jednocześnie uniknięcia wielu błędów popełnianych w przypadku papierowego obiegu dokumentów. Obieg elektroniczny pozwala przyspieszyć lub zautomatyzować procesy we wszystkich obszarach firmy: produkcji, zarządzaniu, księgowości, logistyce czy marketingu.

Koszty

Jak wielkie oszczędności oraz zyski wynikają z poprawy wydajności czy efektywności procesów w firmie w wyniku wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów oraz wymiany danych, trudno w prosty sposób policzyć, ale nie ma wątpliwości co do tego, że są one niemałe. Oczywiste oszczędności przynosi również samo wykluczenie dokumentacji papierowej. Przekłada się to w prosty sposób na mniejsze wydatki na archiwizację danych, prowadzenie korespondencji czy materiały w postaci tuszu i papieru. Największe korzyści wynikają z oszczędności czasu. O ile digitalizacja dokumentu (skanowania i rozpoznawanie zawartości) nie zawsze jest szybsza od jego wprowadzenia ręcznego, to pozostałe czynności (wyszukiwanie, przekazywanie, potwierdzanie, dostęp z archiwum) są znacznie szybsze. Wystarczy, że porównamy czas, w jakim odnajdziemy dokument w segregatorze w archiwum, z czasem, w którym wyświetli nam go system. Rozpoznawanie znaków (np. celem transferu danych do systemu księgowego) ogranicza też błędy. Choć wydaje się to nieprawdopodobne, dobrze wdrożony system popełnia mniej błędów rozpoznając dokument, niż użytkownik przy ręcznym wprowadzaniu. Jeżeli dodamy do tego czas niezbędny na korekty błędów, jasne staje się, że oszczędności czasu i pieniędzy będą znaczne.

Bezpieczeństwo

Wciąż funkcjonujące jeszcze przekonanie, że dane papierowe są bezpieczniejsze od elektronicznych, jest wyłącznie nie znajdującym potwierdzenia w faktach mitem. Obecny poziom zabezpieczeń systemów służących do archiwizacji oraz wymiany danych jest na tyle wysoki, że ryzyko niekontrolowanego dostępu, kradzieży lub zniszczenia danych jest minimalne i nieporównywalnie mniejsze niż w przypadku dokumentów papierowych. Bezpieczeństwo gwarantują między innymi zabezpieczenia przed atakami hakerskimi, mirrorowanie danych w celu uniknięcia ich utraty w wyniku awarii sprzętu, jak również tworzenie kopii zapasowych. Dane są szyfrowane oraz chronione poprzez funkcjonalny system uwierzytelniania użytkownika uniemożliwiający dostęp osobom niepowołanym. Poza tym za pomocą kont użytkowników oraz systemu uprawnień możemy w pełni kontrolować dostęp poszczególnych pracowników do konkretnych dokumentów.

Księgowość, zarządzanie

Czy ktoś wyobraża sobie dziś w ogóle księgowość bez dokumentów elektronicznych? Praktycznie każda firma korzysta w obszarze księgowości z narzędzi informatycznych. Nawet jeśli do zaksięgowania trafiają dokumenty papierowe, to w tym momencie w zasadzie kończy się ich rola. Dalej funkcjonuje już tylko w systemie informatycznym firmy, a wersja papierowa wędruje do segregatora i potrzebna jest właściwie tylko na wypadek kontroli skarbowej

(a i to nie zawsze). Ogromne możliwości otwiera elektroniczny obieg danych i dokumentów w obszarze zarządzania. Niemal natychmiastowy i nieograniczony dostęp do wszelkich danych firmy daje kadrze zarządzającej szeroki i aktualny obraz jej sytuacji oraz umożliwia bieżącą kontrolę i szybkie podejmowanie decyzji. W procesie tym, dzięki elektronicznej wymianie danych, nieocenionym wsparciem są narzędzia kontrolingowe czy systemy business intelligence, pozwalające tworzyć według wskazanych parametrów wszelkiego rodzaju zestawienia, raporty, dashboardy czy kokpity menedżerskie. Wpływa to w istotny sposób na jakość zarządzania oraz trafność podejmowanych decyzji.

Relacje biznesowe

Nie mniej istotne korzyści przynosi elektroniczny obieg dokumentów na polu relacji biznesowych. Możliwość szybkiej i szerokiej wymiany informacji oraz dostęp do dokumentów za pomocą różnych platform, w każdym niemal miejscu i czasie pozwalają zacieśnić relacje z klientami czy partnerami biznesowymi. Umożliwia również współpracę zespołów, których członkowie znajdują się w różnych lokalizacjach, sieci handlowców, przedstawicieli itp.

Przewaga konkurencyjna

Jak widać, elektroniczny obieg dokumentów niesie ze sobą liczne korzyści oraz otwiera przed firmą szerokie możliwości korzystania z najnowocześniejszych rozwiązań wspierających biznes. Poprawiając efektywność, rentowność czy bezpieczeństwo, ułatwiając przepływ informacji, zarządzanie oraz relacje biznesowe, buduje jej konkurencyjność i gotowość do sprostania wyzwaniom współczesnego rynku. Nowoczesne rozwiązania biznesowe są niestety drogie, i nie każdą firmę stać na tego rodzaju inwestycje. Z pomocą przychodzą nam jednak firmy, które w formie usług chmurowych lub outsourcingu pozwalają nawet najmniejszej firmie skorzystać z najnowocześniejszych narzędzi informatycznych. Nierzadko również w przypadku większych przedsiębiorstw korzystanie z tego typu usług ma sens, pozwalając na optymalizację kosztów oraz oszczędności.

W każdym przypadku warto rozważyć, czy inwestycja w drogie rozwiązania informatyczne jest bardziej opłacalna niż skorzystanie ze wsparcia firm i usług zewnętrznych.

Autorzy:

MARIA DUDA

Prezes Zarządu Ekoconsultant. Zarządza Ekoconsultant od 1999 roku. Ma wieloletnie doświadczenie w zarządzaniu, finansach, księgowości i konsultingu. Od lat doradza przedsiębiorcom w prowadzeniu ich firm, implementacji nowoczesnych rozwiązań IT, a we własnej organizacji prowadzi innowacyjne projekty. Jest absolwentem Politechniki Krakowskiej.

SYLWIA WÓJCIK
Kierownik Projektów, IT Vision. Od 2005 r. w branży IT, obecnie zarządza projektami wdrożeniowymi, m.in. ERP, B2B, WMS, DMS, zdobywała doświadczenie jako analityk, trener, konsultant. W IT Vision pracuje od 2010 roku jako Kierownik Projektów, zarządzając zespołami projektowymi i uczestnicząc w projektowaniu branżowych rozwiązań. Zajmuje się też doskonaleniem metodyk wdrożeniowych, korzystając z najlepszych wzorców branżowych (Microsoft SureStep, PMI). Posiada certyfikat Prince2 Practitioner. Absolwent Wydziału Zarządzania i Modelowania Komputerowego Politechniki Świętokrzyskiej (Zarządzanie i Inżynieria Produkcji) oraz Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie (Zarządzanie Projektami).

NEWSLETTER

Zgadzam się na Polityka prywatności