Gwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywnaGwiazdka nieaktywna
 

Jak nowoczesne rozwiązania technologiczne wspierają specjalistów ds. sprzedaży?

Specjaliści ds. sprzedaży nieustannie zmagają się z rosnącymi wymaganiami klientów oraz wciąż umacniającą się konkurencją. Wspierają ich w tym nowoczesne rozwiązania technologiczne i narzędzia informatyczne, a wśród nich systemy zarządzania magazynem (WMS). Warto przyjrzeć się, czy systemy te wystarczająco wywiązują się dziś ze swej roli.

Wraz ze wzrostem udziału w rynku sprzedaży przez Internet, w tym coraz częściej poprzez urządzenia mobilne, oraz rozwojem firm specjalizujących się wyłącznie w sprzedaży funkcjonowanie wielu przedsiębiorstw handlowych uległo istotnym zmianom. Coraz powszechniejsze jest przeniesienie magazynów do tzw. centrów dystrybucyjnych, które obsługują jednocześnie wiele podmiotów, towar często konfekcjonowany jest według indywidualnych wymagań klientów, pomiędzy systemami firm handlowych konieczna jest więc ciągła wymiana informacji m.in. o aktualnych stanach magazynowych, dostępności towaru, terminach ważności itp. Dlatego zmiany te musiały również objąć systemy informatyczne dla biznesu. Mowa tu nie tylko o systemach wspierających zarządzanie i księgowość (ERP) czy też relacje z klientami (CRM), ale przede wszystkim o systemach wspierających zarządzanie magazynem.

Od nich w ogromnej mierze zależy również szybkość i jakość obsługi klientów. Systemy zarządzające magazynem muszą dziś oprócz optymalizacji przechowywania towaru obsługiwać także inne procesy, przekazywać znacznie więcej informacji i jednocześnie wymieniać je z wieloma systemami i punktami sprzedaży.

Funkcjonalności, które do tej pory były wyłącznie domeną systemów WMS, obecnie mogą być realizowane również przez systemy ERP. Co więcej, ich projektanci zadbali oczywiście o to, by zarządzanie magazynami z poziomu systemów ERP pozwalało na pełne wykorzystanie współczesnych możliwości technicznych oraz spełniały oczekiwania nowoczesnych przedsiębiorstw. Oto lista funkcjonalności w zakresie obsługi magazynu, jakie znajdziemy w nowoczesnych systemach ERP:

• organizacja dystrybucji w ramach wielu podmiotów czy punktów sprzedaży, czyli obsługa tzw. centrów dystrybucyjnych lub logistycznych,

• większa elastyczność i szybkość reagowania, czego wymagają np. systemy obsługujące sprzedaż przez Internet, sprzedaż i szybka wysyłka zarówno pojedynczych egzemplarzy, jak i większych partii towaru,

• integracja z systemami wymiany informacji CRM współpracujących podmiotów czy wielu punktów sprzedaży oraz przekazywanie na bieżąco informacji o: dostępności towaru, etykiecie, opakowaniu, sposobie konfekcjonowania, dacie ważności, ewentualnie rezerwacjach, wypożyczeniach, blokadach, zwrotach itp.

• wsparcie dla logistyki i transportu, optymalizacja paletowania, konfekcjonowania wg wymagań klientów, traceability – śledzenie partii, daty ważności, numerów seryjnych, warunków przechowywania itp.,

• optymalizacja wysyłki, automatyczne powiadomienia SMS-owe lub e-mailowe o wysyłce, rejestracja czasu od wysłania do odebrania towaru, kontrola dotrzymania terminu dostawy,

• większa elastyczność i dostępność systemu, np. obsługa magazynu za pomocą urządzeń mobilnych (np. w sytuacji, gdy popsuje się kolektor, można do skanowania kodów kreskowych lub QR używać tabletów lub smartfonów),

• brak ograniczeń co do integracji z innymi platformami, udostępnianie interfejsów do obsługi z wykorzystaniem voice picking, czytników kodów kreskowych, kodów QR, etykiet RFID.

Jak widać, funkcjonalności modułów zarządzających magazynem nie skupiają się wyłącznie wokół optymalizacji przechowywania towaru, ale idą w kierunku poprawy efektywności i jakości takich procesów jak wysyłka, obsługa klienta, konfekcjonowanie czy kontrola jakości towaru, dzięki temu tworząc przewagę konkurencyjną.

Czy wobec tego WMS-y jako odrębne systemy zostaną wyparte przez ERP rozszerzone o moduły do zarządzania magazynem? Podstawowa różnica pomiędzy tym oprogramowaniem to fakt, że ERP jest systemem transakcyjnym, natomiast WMS jest ukierunkowany na kontrolę przepływu materiałów w czasie rzeczywistym. Ich zadania są zatem zupełnie inne. WMS jest wyspecjalizowanym narzędziem usprawniającym przede wszystkim całość procesów, jakie zachodzą w magazynie. Mają one kluczowe znaczenie przede wszystkim dla centrów dystrybucyjnych, obsługujących codziennie dużą liczbę przesyłek pochodzących od wielu nadawców i kierowanych do wielu odbiorców. Głównym zadaniem WMS-a jest monitorowanie i zarządzanie każdym procesem magazynowym od momentu otrzymania zamówienia z systemu nadrzędnego firmy, poprzez jego uwolnienie do realizacji, kompletację i załadunek.

Ponadto, niezwykle istotne jest wsparcie takich czynności jak śledzenie partii, zapewnienie ciągłości dostaw na linię produkcyjną, cross-docking, konfekcjonowanie, przetwarzanie zwrotów oraz inwentaryzacja. Dla operatorów logistycznych istotne jest również efektywne zarządzanie usługami dodatkowymi, takimi jak tworzenie zestawów, oznakowani klienckich czy też rozliczanie usług składowania towaru klientów. Przejrzystość prowadzonych działań oraz stały dostęp do statusu zleceń i panelu administracyjnego pokazującego dokładny czas zakończenia załadunku zapewniają pełną kontrolę nad magazynem oraz planowanie operacji w oparciu o bieżące informacje. WMS pozwala zmniejszyć ilości ludzkich błędów oraz zwiększyć wydajność procesów magazynowych poprzez wykorzystanie technologii radiowej. Dla dużych przedsiębiorstw logistycznych istotną zaletą systemów WMS jest możliwość planowania wysyłek z magazynu w taki sposób, aby zoptymalizować wykorzystanie posiadanych zasobów, a także skrócić czas magazynowania, obniżając w ten sposób koszty zamrożenia kapitału obrotowego. Systemy WMS można odpowiednio zintegrować z innymi systemami wykorzystywanymi przez przedsiębiorstwa. Możliwość integracji z systemem zarządzającym ERP, dla którego stanowi technologię wspierającą, jest niezwykle ważna.

Funkcjonować jednak musi pomiędzy nimi sprawna wymiana danych, oparta na ujednoliconych standardach przekazywania informacji. W wielu przypadkach jest to zadanie trudne do zrealizowania, dla nowoczesnych rozwiązań klasy WMS nie stanowi jednak większego problemu.

Moduły do zrządzania magazynem systemów ERP nie są w stanie w każdym przypadku dorównać możliwościom systemów WMS. Często nie wspierają możliwości wykorzystania na przykład terminali przenośnych, wówczas wymagane jest oprogramowanie zewnętrzne. Ponadto WMS, przyjmując towar do magazynu, wykorzystuje zaawansowane algorytmy optymalizujące miejsce, czas i sposób odkładania towaru na lokalizacje, o czym również nie ma mowy w przypadku systemów ERP. Procesy logistyczne są realizowane w systemach WMS poprzez tworzenie kolejek zadań zawierających różne poprzeplatane między sobą czynności, minimalizując puste przebiegi wózków widłowych. Systemy ERP natomiast nie działają na kolejkach zadań, a jedynie na dokumentach, co nie przyczynia się do bezpośredniego zwiększania efektywności pracy. Dlatego wdrożenie systemu WMS będzie dobrym rozwiązaniem tam, gdzie ERP nie ma odpowiednich funkcji lub nie można ich rozbudować czy zmienić. Wówczas wdrożenie małego WMS-a może być prostsze i tańsze.

Podsumowując, stwierdzić należy, że miejsce dla nowoczesnego systemu WMS jest w każdym zakładzie produkcyjnym, magazynowym, logistycznym, który chce zoptymalizować procesy logistyczne oraz produkcyjne. Zapotrzebowanie na systemy tej klasy będzie wciąż rosnąć, w szczególności na te zintegrowane z systemami ERP. Z kolei nie w każdej firmie wszystkie możliwości systemów WMS są wykorzystywane, często w roli tej sprawdza się sam system ERP. Nie ma zatem jednej odpowiedzi, co jest lepszym rozwiązaniem. Wybór zależy zawsze od indywidualnych potrzeb firmy i musi być poprzedzony szczegółową ich analizą.

Autor: PIOTR PODGÓRNI
Dyrektor Działu Wdrożeń, IT Vision. W IT Vision pracuje od 2003 roku: projektuje rozwiązania dla klientów, szkoli pracowników, zarządza zespołem i projektami. Posiada bogate doświadczenie w realizacji projektów wdrożeniowych opartych o Microsoft Dynamics zdobyte podczas realizacji ponad 50 wdrożeń w kraju i za granicą. Piotr Podgórni specjalizuje się w zaawansowanych projektach dla branż produkcyjnych i dystrybucyjnych. Jest absolwentem Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie (Informatyka Ekonomiczna).