Zdjęcie artykułu
CHMURA DLA MAŁEJ FIRMY

Paweł Prymakowski, IT Vision

CHMURA DLA MAŁEJ FIRMY

2015/07/01 11:43

Powszechne jest przekonanie, że dane przechowywane w siedzibie firmy są bezpieczniejsze, a korzystanie z chmury droższe niż zakup i utrzymanie własnego sprzętu oraz oprogramowania. W związku z tym podchodzimy do usług chmurowych z dużym dystansem i niechętnie się na nie decydujemy. Tymczasem większość firm już od dawna z nich korzysta, nie wiedząc nawet o tym i nie zdając sobie sprawy z licznych zalet tego rozwiązania.

 

Niemal każdy posiada dziś konto e-mailowe, ogromna większość firm również strony internetowe, a wiele z nich także e-sklepy. Zaledwie znikomy procent lub w zasadzie promil tej grupy, żeby korzystać z serwera pocztowego, www lub prowadzić sprzedaż przez Internet, zdecydował się na zakup własnego sprzętu oraz zatrudnienie specjalisty do opieki nad nim. Wiele firm zleca również prowadzenie księgowości zewnętrznym biurom księgowym, i nikogo nie trzeba chyba przekonywać, jak liczne są zalety takiego rozwiązania. W przypadku małych firm outsourcing części zadań jest zdecydowanie bardziej korzystny niż zatrudnianie własnych pracowników oraz inwestowanie w potrzebny sprzęt.

Korzystanie z usług chmurowych w zakresie księgowości posiada jeszcze więcej zalet niż korzystanie z usług tradycyjnego biura księgowego. Poza dostępnym w chmurze systemem informatycznym tu również otrzymujemy indywidualną opiekę wykwalifikowanych konsultantów, i to nie tylko z zakresu księgowości, ale również na przykład obsługi prawnej. Ponadto, podobnie jak biuro księgowe, firma świadcząca usługi w chmurze zdejmuje z nas odpowiedzialność z tytułu ewentualnych błędów w rozliczeniach podatkowych. O przewadze usług chmurowych nad zwykłym outsourcingiem księgowości decyduje jednak możliwość korzystania z nowoczesnego systemu informatycznego do zarządzania firmą. Wymaga to od nas wprowadzenia w pełni elektronicznego obiegu dokumentów, co zdecydowanie ułatwia ich przechowywanie, a przede wszystkim wyszukiwanie. Skraca to czas potrzebny na prace administracyjne i oznacza większą efektywność pracowników, a tym samym i oszczędności. Również eliminacja dokumentacji papierowej oznacza niższe koszty, a jednocześnie eliminuje wiele błędów wynikających z papierowego obiegu dokumentów. W usłudze chmurowej mamy poza tym dostęp do wszelkiego rodzaju bilansów czy raportów, jak i zaawansowanych narzędzi typu business intelligence, dających nam ogromne możliwości w zakresie zarządzania przedsiębiorstwem oraz zwiększania jego konkurencyjności.

Niezwykle istotna dla firm jest kwestia bezpieczeństwa danych. Konsekwencje ich wypłynięcia na zewnątrz lub utraty mogą być dla naszego biznesu bardzo poważne. Czy jednak są one bezpieczniejsze na naszym serwerze stojącym w siedzibie firmy? Awaria sprzętu, zalanie, pożar, a nawet kradzież – to przecież realne zagrożenia, a nie pomysły z gatunku science fiction. Tymczasem usługi chmurowe gwarantują nam przechowywanie danych na najnowocześniejszym i najwyższej jakości sprzęcie. Umieszczony jest on w specjalnie do tego celu przygotowanych obiektach, gdzie nie tylko panują idealne dla niego warunki, ale jest również dobrze zabezpieczony przed zniszczeniem lub kradzieżą. Z kolei ryzyko włamania ze strony hakerów, czego się często obawiamy, w przypadku chmury jest również zdecydowanie mniejsze niż w przypadku naszego serwera. W profesjonalnych firmach świadczących usługi chmurowe zabezpieczenia systemowe są na najwyższym możliwym poziomie, jakiego we własnym zakresie nie jesteśmy w stanie zapewnić. Z badań wynika poza tym, że do kradzieży danych lub ich wypłynięcia poza firmę znacznie częściej dochodzi za sprawą jej pracowników niż osób trzecich. Tymczasem dostęp do danych w chmurze może być ściśle ograniczony poprzez odpowiednio skonfigurowane konta użytkowników i przypisane poszczególnym pracownikom role. Fakty te nie pozostawiają w zasadzie wątpliwości co do tego, gdzie nasze dane są bezpieczniejsze.

Obowiązek szczególnej ochrony przepisy nakładają na firmy w kwestii danych osobowych. GIODO i jego unijni odpowiednicy ogłosili, że na przykład chmura Microsoftu spełnia europejskie standardy ochrony danych. Poza tym firma ta wdrożyła jako pierwszy na świecie dostawca usług chmurowych normę poufności danych w chmurze ISO 27018, która szczegółowo reguluje sposób przechowywania oraz ochronę danych.

Ogromną zaletą usług chmurowych jest dostęp do danych niezależnie od miejsca, czasu czy wykorzystywanych narzędzi. Oznacza to nie tylko swobodę dostępu z wykorzystaniem urządzeń mobilnych, ale przede wszystkim niemal nieograniczone możliwości integracji lub wymiany pomiędzy platformami. Wszystko to niezwykle ułatwia nawiązywanie i utrzymywanie relacji z naszymi klientami czy partnerami biznesowymi, co stanowi dziś kluczowe znaczenie dla powodzenia biznesu. Chmura wydaje się być naturalnym środowiskiem dla systemów do zarządzania relacjami biznesowymi (czyli CRM) i stanowi najlepsze wyjście w przypadku małych czy średnich przedsiębiorstw. Idąc krok dalej, można powiedzieć, że chmura jest nie tylko idealnym środowiskiem do zarządzania biznesem, ale również do jego prowadzenia w przypadku tzw. e-biznesu, czyli sprzedaży towarów lub usług poprzez Internet. Firmy świadczące usługi chmurowe w skali międzynarodowej, dysponując szeroką infrastrukturą, a przede wszystkim specjalistami posiadającymi wiedzę na temat przepisów obowiązujących w innych krajach, stwarzają e-biznesowi szansę wyjścia poza lokalny rynek krajowy.

Przejdźmy do kosztów. Zakup odpowiedniego sprzętu oraz oprogramowania, nie mówiąc już o ewentualnym wdrożeniu systemu do zarządzania firmą lub relacjami biznesowymi (klasy ERP i CRM), to dla małej firmy poważny wydatek, który nierzadko przekracza możliwości finansowe firmy lub wiąże się z koniecznością korzystania z drogich kredytów. Wydatek taki musi być zatem skrupulatnie przemyślany pod kątem naszych obecnych i przyszłych potrzeb, ponieważ raz podjętej w tej kwestii decyzji, a przede wszystkim poniesionych kosztów nie uda się już raczej cofnąć. Musimy przy tym uwzględnić nie tylko nasze aktualne potrzeby, ale również możliwość ich zmienności w czasie. Chodzi tu nie tylko o potencjalny rozwój firmy, ale również okresowy lub sezonowy wzrost liczby zamówień czy realizację projektów typu proof of concept. Korzystając z usług chmurowych, mamy możliwość kształtowania liczby i rodzaju zamówionych usług, minimalizując ponoszone koszty.

Pamiętać również należy, że utrzymywanie systemu informatycznego oraz sprzętu wymaga opieki wykwalifikowanego i doświadczonego specjalisty. Nawet najlepszy administrator, aby nadążyć za dynamicznie zmieniającymi się rozwiązaniami informatycznymi, wymaga co jakiś czas drogich szkoleń, co również musimy doliczyć do kosztów utrzymania. Dobrze wyszkolony specjalista oczekuje także za swoje umiejętności stosownego wynagrodzenia, a jak wiemy, pensje pracowników z branży IT należą do najwyższych w kraju. Co więcej, istnieje również duże ryzyko, że administrator, którego wyszkolimy niemałym kosztem, nie zadowoli się kolejną podwyżką, ale znajdzie lepszą pracę na chłonnym rynku IT. Łatwo sobie wyobrazić skalę problemów, jakie mogą się pojawić, kiedy nasz system informatyczny pozostanie bez opieki choćby tylko do czasu znalezienia nowego pracownika.

Korzystanie z usług chmurowych pozwala nie tylko uniknąć wysokich kosztów wdrożenia systemu oraz zakupu sprzętu, ale również wydatków związanych z jego utrzymaniem, wymianą czy aktualizacją oprogramowania, konieczną na przykład choćby w związku z tak częstymi u nas zmianami w przepisach podatkowych. Opłacanie abonamentu za korzystanie z chmury pozwala zatem rozłożyć koszty w czasie, i co również bardzo istotne, uniknąć pojawiania się niespodziewanych wydatków.

Internet wydaje się dziś być idealnym, nie posiadającym barier środowiskiem dla rozwoju biznesu. Usługi chmurowe dają nam jeszcze większy dostęp do ogromnego potencjału globalnej sieci w wielu sferach działalności naszej firmy. Decydując się na skorzystanie z nich, otrzymujemy nie tylko doskonałe i elastyczne narzędzia, które precyzyjnie dostosowują się do naszych potrzeb oraz otwierają nowe możliwości, ale przede wszystkim zyskujemy czas i pieniądze na rozwój swojego biznesu.

 

Paweł Prymakowski,   IT Vision