Zdjęcie artykułu

Ciasne, ale własne... biuro. Jak efektywnie zagospodarować małą przestrzeń?

2018/02/05 10:12

Według PARP w Polsce działa 1,84 mln aktywnych firm, spośród których 99,8 proc. to mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa[1]. Większość z nich wynajmuje swoje siedziby[2], choć w praktyce okazuje się, że zakup biura może być bardziej opłacalny od jego długoterminowego najmu. Przy niskim poziomie stóp procentowych i atrakcyjnych warunkach kredytowania rata kredytu może być niższa od miesięcznej kwoty za czynsz. Własny lokal umacnia pozycję rynkową firmy, jednak wyzwaniem pozostaje nie tylko jego finansowanie, ale także jego funkcjonalna aranżacja. Jak zagospodarować niewielką przestrzeń biurową, która będzie wspierać komfort i efektywność pracownika?

W największych miastach Polski nie brakuje powierzchni biurowych dostępnych pod wynajem. Firmy mogą wybierać spośród miejsc w nowoczesnych, szklanych biurowcach, przestrzeniach coworkingowych czy kameralnych budynkach. Według Cushman & Wakefield w III kwartale 2017 r. Warszawa dysponowała 198 tys. m kw. powierzchni biurowej.[3]Stawki za najem najlepiej wyposażonych i zlokalizowanych biur w stolicy wynoszą ok 21-25 euro za m kw. W mniejszych ośrodkach wahają się one od 11 do nawet 15,5 euro za m kw.[4], co w przypadku najtańszego lokalu o powierzchni 50 m kw. daje kwotę czynszu w wysokości ok. 2288 zł za miesiąc[5]. Choć na rynku nadal dominuje najem, to alternatywą dla wielu firm stał się zakup własnej siedziby. Inwestycję w środki trwałe w 2016 r. planowało bowiem aż 66 proc. polskich przedsiębiorstw.[6] 

– Z powodu wysokich stawek za czynsz w atrakcyjnych lokalizacjach małe podmioty często posiłkują się najmem w innych miejscach, np. na obrzeżach miast, czy ograniczają zajmowaną powierzchnię do minimum np. do wynajętego pokoju. W takiej sytuacji warto rozważyć zakup biura z pomocą kredytu – wskazuje Monika Mojzesowicz, Dyrektor Departamentu Produktów dla Firm, Expander Advisors. – Jest to co prawda bardziej wymagające rozwiązanie – przedsiębiorca będzie związany z daną lokalizacją dość dużym zobowiązaniem finansowym – jednak w dłuższej perspektywie bardziej opłacalne. Spłacając każdą ratę kredytu, zwiększamy majątek własnego przedsiębiorstwa, podczas gdy wynajmując – płacimy komuś innemu. Pamiętajmy też, że kupując biuro dla firmy nie jesteśmy skazani na daną lokalizację do końca funkcjonowania przedsiębiorstwa. Taki lokal możemy niemal w każdej sytuacji sprzedać – mówi Monika Mojzesowicz, Expander.

Mała przestrzeń potrzebuje ciszy

Wybierając lokal dla firmy, należy rozważnie dobrać jego powierzchnię i wyposażenie. Mniejsze biuro oznacza, niższy koszt zakupu, a także utrzymania, choć jednocześnie wyzwaniem staje się jego urządzenie. Nawet niewielka siedziba powinno bowiem posiadać wydzielone strefy do pracy z odpowiednio zaprojektowaną akustyką, która będzie wspierała komfort i efektywność pracy. Zaaranżowane w ten sposób miejsce do pracy wpisuje się w światowe trendy. Według ekspertów Moudis Associates, którzy opracowali raport na temat tendencji w aranżacji przestrzeni biurowych na 2018 r., wydzielanie miejsca np. do pracy w skupieniu lub w grupie będzie stawało się powszechne. W Stanach Zjednoczonych tego rodzaju „alternatywne biurka” stanowią już 52 proc. wszystkich miejsc pracy w biurach[7].

– Wygospodarowanie odpowiednich stref, a także rozważne przystosowane pomieszczeń do pełnienia wielu różnych funkcji, ma kluczowe znaczenie w przypadku niewielkich biur. Przykładowo, sala do relaksu jednocześnie może służyć do rozmów telefonicznych, przeprowadzania spotkań, a także odpoczynku. Co, więcej to właśnie na małej powierzchni akustyka ma decydujące znaczenie. Jeśli w niewielkim biurze pracownicy prowadzą głośne rozmowy telefoniczne, nawzajem przeszkadzają sobie w pracy. Można łatwo zniwelować ten problem, wydzielając strefy akustyczne np. w formie kabin do rozmów, które zajmują zaledwie ok.1 m kw. i tworzą dodatkowe, wygodne miejsce do rozmów telefonicznych – mówi Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor ds. Handlu i Marketingu oraz Członek Zarządu firmyMikomax Smart Office.

Przestrzeń, która wspiera zdrowie

Wzorem technologicznych gigantów z Doliny Krzemowej coraz więcej firm inwestuje także w przestrzenie rekreacyjne, które wspierają dobre samopoczucie, komfort i zdrowie pracowników. By zapewnić zespołowi wygodę, nie trzeba jednak inwestować w pokój do relaksu z hamakami, czy obszerne patio. Wystarczy postawić na proste, skuteczne i przede wszystkim korzystne dla zdrowia rozwiązania – Jednym z nich mogą być ergonomiczne biurka przystosowane do pracy w trybie sit & stand. Tego rodzaju meble posiadają regulację blatu, dzięki czemu pracownik może dostosować jego wysokość do własnych potrzeb i nie musi spędzać długich godzin w pozycji siedzącej. Ma możliwość zmiany pozycji i odciążenia kręgosłupa o dowolnej porze w ciągu dnia. To duża elastyczność i jednocześnie efektywny sposób, który nie wymaga ponoszenia zbędnych kosztów i adaptacji dużej przestrzeni – dodaje Filip Szklarz, Smart Workplace Consultant, Mikomax Smart Office.

Jedna przestrzeń w kilku odsłonach

Innowacyjne  biurka, a także nowoczesne systemy do wydzielania przestrzeni otwartych biur to szybki sposób na dopasowanie biura do indywidualnych potrzeb pracowników – Mała firma nie musi dysponować oddzielną salą konferencyjną. W łatwy i szybki sposób można zaaranżować miejsce do spotkań przy pomocy 2-4 biurek z regulowanymi blatami. Gdy zespół potrzebuje przeprowadzić szybkie spotkanie, wystarczy podnieść blaty biurek do odpowiedniej wysokości, a po spotkaniu przywrócić je do pierwotnej pozycji. Warto także zadbać o przemyślaną aranżację holu, stawiając na meble wyposażone w funkcje akustyczne. Przykładowo w naszym asortymencie mamy sofy i fotele Chillout zaprojektowane przez Beza Projekt czy fotel Packman, projektu Tomasza Augustyniaka, które w znaczący sposób izolują nas od hałasu biurowego – dodaje Filip Szklarz.

Praktyka pokazuje, że istnieje szereg rozwiązań dostępnych dla firm, które chcą urządzić wygodne i sprzyjające pracownikom biuro. Jednocześnie nie wymagają one dużych nakładów finansowych, a uatrakcyjniają wystrój siedziby i podnoszą komfort i efektywność pracy.

 

[1] https://www.parp.gov.pl/images/PARP_publications/pdf/2016_raport_msp_pl_clik.pdf

[2] https://static3.bzwbk.pl/asset/m/a/l/male-i-srednie-firmy-w-polsce2_-polityka-insight_61682.pdf (W przypadku małych i średnich podmiotów budynki i lokale stanowią odpowiednio 45 i 52 proc. ich środków trwałych)

[3] http://www.cushmanwakefield.pl/pl-pl/research-and-insight/poland/poland-office-snapshot/

[4] Raport o stanie rynku nieruchomości”mBank Hipoteczny SA https://mhipoteczny.pl/raporty/files/raporty_o_rynku/mBH-Raport-Jesie-2017.pdf

[5] Średni kurs kupna euro w miesiącu poprzedzającym  to 4,16 zł – 50 m kw x 11 euro x 4,16 zł = 2288 zł

[6] https://www.mr.gov.pl/strony/aktualnosci/raport-o-stanie-sektora-malych-i-srednich-przedsiebiorstw/

[7] https://www.tedmoudis.com/copy-of-2016-tma-workplace-report

Mikomax Smart Office jest polską, rodzinną firmą z ponad 26-letnim międzynarodowym doświadczeniem w zakresie dopasowywania przestrzeni biurowych do organizacji. Posiada 16 salonów w Polsce i 65 partnerów za granicą. Ma ok. 250 współpracowników w centrali i salonach. Mikomax Smart Office to ekspert w tworzeniu nowoczesnych biur łączący fachową wiedzę o produkcji mebli z autorską koncepcją jej zastosowania we współczesnym miejscu pracy. Firma tworzy biura dostosowane do potrzeb, specyfiki, kultury organizacyjnej, charakteru działań swoich klientów oraz do celu, który chcą osiągnąć. Oferta firmy skierowana jest zarówno do dużych, jak i małych przedsiębiorstw. Mikomax Smart Office współpracuje m.in. z sektorem usług dla biznesu, telekomunikacji, consultingowym, transportowym i publicznym. Proponuje też kompleksowe usługi wspierające projekt, od procesu rozpoczęcia współpracy po realizację rozwiązań, np. projektowanie przestrzeni pracy, transport i montaż, czy szkolenia z zasad ergonomii. Firma prowadzi również działania badawcze, wśród których znalazł się m.in. raport „Biura nowoczesnych usług w opinii pracowników w Polsce” przeprowadzony pod patronatem ABSL. Z inicjatywy Mikomax Smart Office zrealizowany został pierwszy w Polsce projekt badawczy poświęcony smart workingowi. „Smart Working Guidebook for Poland” stanowiący praktyczny przewodnik dla przedsiębiorców, którzy planują wdrożyć ten model w swojej organizacji. Mikomax Smart Office otrzymał wiele branżowych i biznesowych wyróżnień, m.in. The Red Dot Award Project Design 2017 Best of the Best, Diament Meblarstwa, tytuł Dobra Firma oraz trzykrotnie została Gazelą Biznesu. Firma jest Partnerem Strategicznym organizacji biznesowych takich, jak Związek Liderów Sektora Usług Biznesowych (ABSL) oraz International Facility Management Association (IFMA).