Zdjęcie artykułu

Ekspert Macrologic: Firma to żywy organizm, w której przebiegające procesy nieustannie ewoluują

2017/10/31 09:35

Każdego dnia w organizacjach realizowane są procesy, które przebiegają zarówno w ramach jednego działu, jak i horyzontalnie przez całe przedsiębiorstwo. Ze względu na uwarunkowania wewnętrzne i zewnętrzne naturalną rzeczą w funkcjonowaniu organizacji jest nieustanna zmiana tych procesów. Dlatego zdaniem eksperta Macrologic warto je monitorować, a na podstawie ich dogłębnej analizy usprawniać i upraszczać. A to w konsekwencji przekłada się na konkurencyjność organizacji oraz zadowolenie klientów.

– Firma to żywy organizm, na który stale oddziałują różnego rodzaju siły – wewnętrzne i zewnętrzne – popychając ją do ciągłych zmian – mówi w artykule na portalu Organizacjahoryzontalna.pl, Anna Andraszek, dyrektor ds. jakości i rozwoju kadr w Macrologic SA.

Jak podkreśla ekspertka, siły wewnętrzne związane są zazwyczaj z przepływem personelu. Pracownicy przychodzą do firmy, odchodzą, zmienia się struktura wiekowa oraz kompetencyjna. Siły zewnętrzne natomiast to rynek, konkurencja oraz zmieniające się przepisy prawne. Czynniki te wymuszają dynamiczne zmiany w organizacji, a co za tym idzie, przemodelowanie procesów biznesowych. Ważną rolę odgrywa tutaj również czas. Szybkość działania bardzo często decyduje bowiem o sukcesie wprowadzanych zmian. Zdaniem Anny Andraszek, chcąc dynamicznie na nie reagować, warto nieustannie monitorować procesy przebiegające w przedsiębiorstwie.

Do przyjrzenia się procesom biznesowym zachęca również Andrzej Bogusz, stały felietonista portalu Organizacjahoryzontalna.pl. Na podstawie przykładowych procesów – zakupu w firmie produkcyjnej, udzielania kredytu w instytucji finansowej oraz dostawy zamówienia do klienta – wyjaśnia on, w jaki sposób skrócić, usprawnić i uprościć proces.

Do zautomatyzowania wspomnianych procesów z pewnością przyczyni się zmiana sposobu zarządzania z tradycyjnego na procesowy oraz wybór odpowiedniego oprogramowania opartego na tej samej idei zarządzania. Jak więc uprościć proces np. udzielania kredytu w instytucji finansowej?

Proces udzielania kredytu trwa zazwyczaj około tygodnia, a czasami nawet dłużej. Chcąc otrzymać kredyt, klient musi przyjść najpierw do banku, aby zawnioskować o niego. Sprzedawca wprowadza wniosek do systemu, gdzie dokument przekierowywany jest drogą elektroniczną do tzw. back office’u w centrali instytucji finansowej. Zgodnie z najwyższymi zasadami bezpieczeństwa centrala dokonuje działań prewencyjnych, sprawdzając, czy nie jest to wyłudzenie. Po weryfikacji zgodności wszystkich dokumentów podpisywana jest bowiem umowa, której skan wysyłany jest zwrotnie do back office’u. W centrali następuje odbiór skanów, a wyznaczone osoby analizują je pod kątem kompletności. Jeśli jakieś formalności nie zostały dopełnione, to informacja o potrzebie uzupełnienia po raz kolejny trafia do działu sprzedaży. Dopiero po uzupełnieniu wspomnianych braków może dojść do wydania decyzji kredytowej i przelania pieniędzy na konto kredytobiorcy.

— Taki proces jest nie tylko czasochłonny, ale też — w sytuacji, kiedy nie jest on zautomatyzowany i wsparty systemem ERP — obarczony dużym ryzykiem błędu. A to z kolei może nie tylko wydłużyć czas jego trwania, ale również sprawić, że klient wpadnie w swoistą pętlę bez końca krążących dokumentów — tłumaczy Andrzej Bogusz.

To właśnie za sprawą monitoringu procesu oraz jego dogłębnej analizy możliwe było jego zautomatyzowanie na poziomie samego punktu sprzedaży, a także w zakresie wpięcia dokumentów w oprogramowanie.

Dzięki temu „zabiegowi” cały proces skrócił się do jednego lub dwóch dni. Jego uproszczenie polegało na przeniesieniu do dalszej części procesu działań prewencyjnych, jak również  decyzji, która była podejmowania na podstawie skanu. W efekcie skrócenie procesu przełożyło się na większe zadowolenie klientów, wyższą efektywność, a także mniejszą liczbę błędów.

Więcej informacji na temat procesów biznesowych i wprowadzania zmian w organizacji można znaleźć na portalu Organizacjahoryzontalna.pl, m.in. w następujących materiałach: