Zdjęcie artykułu

Smart working możliwy na polskim rynku pracy - kolejny etap projektu badawczego Mikomax Smart Office i ABSL podsumowany

2016/11/02 09:57

Jak wynika z ankiety przeprowadzonej wśród działających w Polsce centrów usług, pracodawcy i pracownicy są gotowi na bardziej elastyczny sposób pracy – zarówno jeśli chodzi o miejsce jak i godziny, w których wykonywane są obowiązki służbowe. To wnioski płynące z pierwszej części projektu badawczego Smart working guidelines for modern service centers in Poland. Jak jednak w praktyce wdrożyć smart working? O tym dyskutowano w czasie warsztatów zrealizowanych w ramach drugiego etapu projektu. Ich uczestnicy przyjrzeli się prawnym uwarunkowaniom elastycznej pracy, a także doświadczeniom pracodawców włoskich, którzy wprowadzenie takich rozwiązań rozpoczęli już dwa lata temu.

 Uczestnicy projektu badawczego Mikomax Smart Office i ABSL wykazują dużą gotowość do wprowadzenia smart workingu we wszystkich czterech obszarach analizowanych w ankiecie przygotowanej przez firmę doradczą Variazioni. Są to polityka wewnętrzna firmy, przywództwo, technologia i aranżacja przestrzeni biurowej.

 - Ankietowane firmy wykazują wysoki poziom zaufania do pracowników i tendencję do ewaluacji  zespołu przez pryzmat efektów, a nie godzin spędzonych w biurze. Postrzegają też smart working jako ważne narzędzie Employer Brandingowe, które wpływa na poziom satysfakcji i zaangażowania specjalistów. Ale diagnoza bieżącej sytuacji to tylko jeden z elementów projektu. Naszym celem jest stworzenie zestawu narzędzi i praktycznych wskazówek, rodzaju przewodnika dla firm, które chcą zmienić model pracy na bardziej efektywny i dopasowany do różnych generacji pracowników - mówi Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor ds. Marketingu i Handlu, Członek Zarządu Mikomax Smart Office.

Jak wynika z badań, obecnie ponad 90 proc. dużych międzynarodowych organizacji oferuje jakąś formę pracy zdalnej. Z kolei około jedna czwarta pracowników UE określana jest mianem cyfrowych nomadów, czyli osób, które dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii mogą wykonywać obowiązki zawodowe z różnych lokalizacji. Trendy te znajdują także odzwierciedlenie w regulacjach prawnych. Na przykład z dniem 1 stycznia b.r. Holandia wprowadziła tzw. Flexible Work Act, czyli przepisy ułatwiające wprowadzenie bardziej elastycznego modelu pracy. A jak sytuacja wygląda w Polsce?

 Elastyczne przepisy

Jednym z najważniejszych czynników determinujących wprowadzenie smart workingu w organizacji są kwestie prawne. Pomimo, że samo pojęcie smart working  nie funkcjonuje w polskim prawie pracy, eksperci wskazują, że istniejące przepisy pozwalają na wdrożenie rozwiązań zgodnych z ideą takiego modelu zarządzania.

 - Obecnie organizacje mają do dyspozycji szereg rozwiązań, które pozwalają na większą swobodę co do miejsca i czasu pracy, zgodnie ze specyfiką działania danej firmy. Oprócz rozwiązań takich jak telepraca, możliwe jest tzw. okazjonalne świadczenie pracy z domu. Szczegółowe zasady tego ostatniego rozwiązania nie są określone przez Kodeks Pracy, ale może być ono praktykowane w oparciu o wewnętrzne regulacje pracodawcy i za zgodą obu stron – pracodawcy i pracownika. Możliwe jest także świadczenie pracy z innego miejsca niż dom pracownika – wyjaśnia Marek Wiewiórski, Partner Zarządzający w Wiewiórski Law Firm.

Czerpiąc z doświadczeń innych

W czasie warsztatów uczestnicy rozpoczęli pracę nad praktycznym schematem wdrażania zmian w zakresie organizacji pracy. Wnioski staną się ważną częścią przewodnika dla pracodawców, który ukaże się jeszcze w tym roku. Inspiracją dla firm działających na polskim rynku mogą być przykłady wdrażania takich rozwiązań za granicą. Na przykład w październiku 2014 r., grupa włoskich pracodawców, wśród nich takie marki jak Volvo czy ABB zdecydowały się na współpracę polegającą na wdrożeniu elementów smart workingu, Projekt jest dowodem na to, że taki model pracy jest możliwy do zastosowania i przynosi korzyści w organizacjach o różnej specyfice pracy i potrzebach.

 - Pomimo, że o korzyściach płynących z  większej elastyczności w miejscu pracy mówi się zazwyczaj w kontekście pokolenia Y lub osób jeszcze młodszych, tak naprawdę zapotrzebowanie na smart working widzimy wśród wszystkich grup wiekowych. W przypadku Millenialsów pozwala on zapobiegać wypaleniu zawodowemu – czyli czynnikowi, który skłania połowę przedstawicieli tej generacji do poszukiwania nowej pracy[1]. Innym grupom pracowników elastyczna praca daje większe poczucie autonomii, co przekłada się na zaangażowanie i motywację. Korzyścią, jaką niewątpliwie odczuwają wszystkie pokolenia jest natomiast lepsze zachowanie równowagi między pracą, a życiem prywatnym - mówi Zuzanna Mikołajczyk, Mikomax Smart Office.

Pracodawcy, którzy wprowadzili smart working na rynku włoskim, dopasowali poszczególne rozwiązania do konkretnych potrzeb firmy i jej pracowników. Na przykład ABB umożliwiło swoim specjalistom skorzystanie z 25 dni w roku pracy poza biurem, dopuszczając możliwość wykonywania obowiązków z domu lub innego miejsca. Dni w których dany pracownik korzysta ze smart workingu uzgadniane są wcześniej z managerem. Z kolei inny z pracodawców biorących udział w projekcie – Banca Popolare – zezwala na dwa dni pracy w trybie smart workingowym w tygodniu, przy czym pracownicy mogą wykonywać swoje obowiązki z domu, albo wybranych oddziałów banku. Specjaliści zatrudnieni przez tą instytucję finansową wybierają konkretne dni tygodnia, w których chcą pracować w takim modelu, np. każdy poniedziałek.

Wdrożenie smart workingu przez grupę sześciu firm przyniosło spektakularne efekty. Przeanalizowaliśmy jego wpływ za pomocą badania przeprowadzonego na grupie 1000 pracowników i menadżerów. Obliczyliśmy, że każdy ze specjalistów realizujących zadania w tym trybie zyskuje średnio 11 godzin w ciągu sześciu miesięcy. Zaledwie w pół roku oszczędności w zakresie transportu sięgnęły 43 tys. euro. 94 proc. menedżerów przyznało, że zmiany wiązały się ze wzrostem lub utrzymaniem dotychczasowego poziomu efektywności. Jednocześnie większa autonomia pracowników w zakresie organizacji pracy przynosi nie tylko większą efektywność w wykonywaniu obowiązków, ale także wpływa dodatnio na satysfakcję i zaangażowanie zespołu. Kluczowe jest to, że smart working nie jest zestawem sztywnych zasad, do których pracodawcy muszą się dostosować. Wręcz przeciwnie mogą oni czerpać z tego modelu przewagę konkurencyjną, jednocześnie dostosowując go do własnych potrzeb – tłumaczy Arianna Visentini, CEO Variazioni.

W projekcie badawczym Smart Working Guidelines for modern service centers in Poland biorą udział firmy reprezentujące sektor nowoczesnych usług dla biznesu, który jest jedną z gałęzi gospodarki generującej obecnie największy wzrost zatrudnienia w Polsce. Projekt badawczy realizowany jest przez Mikomax Smart Office we współpracy z ABSL. Partnerami projektu są firma Variazioni, odpowiedzialna za część badawczą, IBM, GSK, Luxoft, Transition Technologies, Roche Global IT Solutions i Wiewiórski Law Firm.

[1] Dane Staples Business Advantage 2016 Workplace Index


Mikomax Smart Office jest polską, rodzinną firmą z 25-letnim doświadczeniem w zakresie aranżacji przestrzeni biurowych. Posiada 16 salonów w Polsce i 37 partnerów za granicą. Ma ok. 250 współpracowników w centrali i salonach. Mikomax Smart Office to ekspert w tworzeniu nowoczesnych biur łączący fachową wiedzę o produkcji mebli z autorską koncepcją jej zastosowania we współczesnym miejscu pracy. Firma tworzy biura dostosowane do potrzeb, specyfiki, kultury organizacyjnej, charakteru działań swoich klientów oraz do celu, który chcą osiągnąć. Oferta Mikomax Smart Office skierowana jest zarówno do dużych jak i małych firm. Współpracuje m.in. z sektorem usług dla biznesu, telekomunikacji, consultingowym, transportowym i publicznym. Proponuje też usługi wspierające projekt, od procesu rozpoczęcia współpracy po realizację rozwiązań, np. projektowanie przestrzeni pracy, transport i montaż, czy szkolenia z zasad ergonomii. Otrzymała wiele branżowych i biznesowych wyróżnień, m.in. trzykrotnie została Gazelą Biznesu, otrzymała nagrodę Diament Meblarstwa oraz Dobra Forma. Firma jest Partnerem Strategicznym organizacji biznesowych takich, jak Związek Liderów Sektora Usług Biznesowych (ABSL), New Ways of Working (NewWOW) oraz International Facility Management Association (IFMA).