Zdjęcie artykułu
Czego nauczyliśmy się po pierwszej wysyłce JPK?

Onwelo radzi jak usprawnić raportowanie ewidencji VAT w postaci pliku JPK

Czego nauczyliśmy się po pierwszej wysyłce JPK?

2016/09/30 11:58

Niemal 6 tys. podatników raportuje obecnie co miesiąc JPK Ewidencję VAT do Ministerstwa Finansów. Nie jest to jednak proste zadanie. Po dwóch miesiącach raportowania widoczne stają się problemy, z którymi muszą zmierzyć się duże firmy. Na te trudności już teraz powinny zwrócić uwagę mniejsze przedsiębiorstwa i instytucje samorządowe, które już niedługo czeka ten sam obowiązek.

Listę najczęstszych wyzwań, którym duże firmy musiały stawić czoła podczas dwóch pierwszych miesięcy raportowania JPK, a także propozycje zapobiegania takim problemom, przygotowali specjaliści z Onwelo, firmy specjalizującej się w automatyzowaniu raportowania finansowego w firmach, w tym m.in. w zakresie JPK.

Po pierwsze – kompletność danych

Z obserwacji Onwelo wynika, że najwięcej kłopotów dużym firmom sprawiło zapewnienie kompletności danych wchodzących w skład pliku.

Do tej pory przedsiębiorcy składali tylko deklaracje VAT i nie ukrywajmy – aby złożyć deklarację VAT, nikt nie przejmował się samymi danymi. Liczyła się przede wszystkim zgodność kwot. Konstrukcja pliku JPK zakłada pokazanie transakcji składających się na deklarację. Zakres danych, jakie należy zaprezentować, to już nie tylko kwoty, ale również numery dokumentów będące podstawą do ujęcia transakcji w ewidencji, dane adresowe kontrahentów czy daty” – mówi Marcin Madej, doradca podatkowy, a także ekspert ds. rozwoju aplikacji finansowych i podatkowych w Onwelo.

I tu pojawił się pierwszy problem – nagle okazało się, że na co dzień specjalnie nie przejmujemy się tym, czy mamy w swojej ewidencji VAT np. nr NIP kontrahenta, od którego otrzymujemy fakturę, albo czy mamy jego adres. Z tego powodu wiele firm w zakupowej części struktury JPK Ewidencja VAT musiała zastosować uproszczenia i wpisać „…” lub opis „Brak danych” w obowiązkowych polach pliku. Gdy już MF zacznie analizować dane zawarte w JPK, może okazać się to mocno problematyczne.

Wniosek pierwszy:

Przejrzyj już teraz kompletność swoich danych. Zwróć uwagę na bazę danych kontrahentów (dostawców i odbiorców). Tam, gdzie widzisz braki, uzupełnij je z wyprzedzeniem.

Pod drugie – jakość danych

Bardzo często okazywało się też, że dane, pomimo, że wydają się kompletne, są złej jakości. Doradcy Onwelo, podczas dostosowywania danych do wymaganej struktury raportowania w pliku JPK, wielokrotnie spotkali się np. z nr NIP kontrahentów w postaci 0000000000 lub 1111111111 albo adresem w postaci wskazania tylko miasta. W konsekwencji wiele firm znowu musiało posłużyć się uproszczeniami.

Wniosek drugi:

Dane wcześniej uzupełnione niekoniecznie są prawdziwe. Wprowadzając dane do swojego systemu zadbaj o to, by były poprawne i zgodne z tym, co kontrahenci umieszczają na fakturach. Okresowo dokonuj przeglądu danych podstawowych kontrahentów i dbaj o ich aktualność.

Po trzecie – brak jednolitego podejścia do prezentacji danych

W toku przygotowania do zestawienia danych dla JPK okazało się, jak bardzo jest to skomplikowany i w dużym stopniu manualny proces. Często nie ma jednolitego podejścia do prezentowania danych w ewidencji. Część danych raportuje się tylko na poziomie kwot, a część rejestrów VAT przygotowywana jest w szczegółach.

W związku z tym duże przedsiębiorstwa musiały podjąć decyzję czy zaprezentować agregaty w JPK, czy szukać danych szczegółowych. Kilkukrotnie spotkałem się ze skrajnym podejściem, łącznie z prezentowaniem agregatów w postaci jednej linii dla jednego pola w deklaracji VAT. Standardem natomiast wydaje się być sposób prezentacji części danych na poziomie pojedynczym, a części w postaci skumulowanej. Na dziś takie rozwiązanie zdało egzamin, ale jeśli MF zacznie analizować dane, podejście polegające na prezentowaniu agregatów okaże się kłopotliwe” – komentuje Marcin Madej.

Wniosek trzeci

Wykonaj już teraz przegląd sposobu prowadzenia Ewidencji VAT i dostosuj go do wymagań JPK.

Reasumując, proces przygotowania JPK Ewidencja VAT u dużych przedsiębiorców pokazał kilka obszarów, w których nie zawsze wszystko się udało i nad których poprawą przedsiębiorstwa te obecnie pracują. - „Nie czekajmy do ostatniej chwili. Jeśli obowiązek raportowy obejmie nas od stycznia lub lutego przyszłego roku, już dziś możemy wykonać kilka czynności, które zaoszczędzą nam dużo pracy na początku 2017 roku” – radzi Marcin Madej.

 

Dodatkowe informacje o Onwelo

Onwelo to nowoczesna polska spółka technologiczna, która specjalizuje się w budowaniu innowacyjnych rozwiązań IT dla firm z branży finansowej, ubezpieczeniowej, telekomunikacyjnej, farmaceutycznej oraz FMCG. Spółka oferuje swoje usługi na całym świecie, dopasowując do klientów model współpracy i metodologię prowadzenia projektu. Świadczone usługi to m.in. tworzenie, rozwój i utrzymanie oprogramowania, zarządzanie projektami, analiza biznesowa, a także zarządzanie infrastrukturą i aplikacjami klienta. W zakresie raportowania JPK Onwelo oferuje własne rozwiązanie OnTax, które w pełni automatyzuje proces tworzenia Jednolitego Pliku Kontrolnego w firmach, a także usługi doradcze w tym obszarze.

Dodatkowe informacje o ofercie Onwelo w zakresie JPK są dostępne pod adresem: www.onwelo.com/jpk.