Zdjęcie artykułu
Archiwum Elektroniczne - eDokumenty

Archiwum elektroniczne - jak obniżyć koszty i zabezpieczyć dane

Archiwum Elektroniczne - eDokumenty

2016/05/18 09:25

Skanowanie plików na dysk jest najprostszym, lecz często niewystarczającym sposobem archiwizacji zbiorów cyfrowych. Kiedy pojawiają się dodatkowe wymagania, aby poszczególni użytkownicy nie mieli dostępu do całego archiwum, treść była indeksowana za pomocą OCR i możliwy był dostęp do zasobów przez przeglądarkę, zazwyczaj potrzebne jest bardziej zaawansowane rozwiązanie.

Dysk sieciowy – dobry start

Główną zaletą dysku, jako miejsca na archiwum cyfrowe jest prostota rozwiązania. Wystarczy zakup jednego z popularnych dysków sieciowych, by zorganizować miejsce, które przez pewien czas może całkiem nieźle pełnić tę rolę. Katalogi na dysku organizuje się najczęściej w struktury odpowiadające działom w firmie lub kategoriom przechowywanych plików np. Dział Kadr, Zarząd itd., albo FAKTURY, UMOWY, INNE. Czasami tworzy się strukturę chronologiczną wynikającą z daty umieszczenia zasobu np. 2016 a w środku 01, 02, 03 dla miesięcy itd. Jeszcze innym sposobem jest oznaczenie każdego katalogu krótką nazwą kontrahenta, a następnie utworzenie stałego zestawu katalogów w środku każdego z nich. Podobnie zakłada się katalogi z nazwami lub numerami projektów.

Niestety tego rodzaju struktura ma również wady wynikające z tego, że nie ma mechanizmów, które ograniczałyby i weryfikowały, czy użytkownicy prawidłowo ją utrzymują. W trakcie długotrwałego użytkowania pierwotna hierarchia ulega zniekształceniu i rozmyciu, co powoduje, że jej przeglądanie i odnajdywanie informacji po pewnym czasie staje się bardzo uciążliwe. Innym problemem jest brak prostej możliwości umieszczenia jednego pliku w dwóch katalogach np. ta sama faktura jest dostępna w katalogu klienta i jednocześnie w katalogu projektu.

Jeszcze bardziej skomplikowane staje się utrzymanie prawidłowo działającego mechanizmu uprawnień. Wymagane jest utrzymywanie list użytkowników i ról na serwerze plików przez administratora, który bardzo często definiuje uprawnienia na katalogach. Pozostawienie zarządzania w gestii użytkowników wymaga od nich dużej świadomości i uwagi przy zakładaniu folderów. Najczęściej kończy to się niekonsekwencją i w efekcie utratą spójności i bezpieczeństwa danych.

Jeśli na dysku sieciowym nie jest zachowana struktura odwzorowująca naturalne powiązania plików (np. klient, sprawa, projekt) wówczas użytkownicy ratują się tym, że podczas wyszukiwania wpisują te najbardziej oczywiste kryteria. Jeśli jednak informacja o tym atrybucie ukryta jest w treści pliku PDF, wówczas musimy zadbać o to, aby podczas skanowania używać nie zawsze dostępnych mechanizmów OCR (optycznego rozpoznawania znaków).  To również powoduje, że po pewnym czasie użytkownicy przestają ufać rozwiązaniu, które nie zawsze działa, jeśli zależne jest od użytkowników a nie od stałych mechanizmów systemowych.

Niezwykły postęp, jaki dokonał się w ostatnich latach w zakresie oprogramowania dla firm i instytucji, spowodował, że łatwo dostępne stały się dedykowane systemy, które w pełni rozwiązują opisane problemy.

 

Następny krok - Archiwum Elektroniczne

System pełniący funkcję Archiwum Elektronicznego w sposób zautomatyzowany pozwala na ewidencję różnego rodzaju informacji:

  • Dokumentów wytworzonych w postaci papierowej – za pomocą zintegrowanego oprogramowania do skanowania
  • Dokumentów wytworzonych w postaci elektronicznej – mogą to być różnego typu pliki jak również przejęte do systemu emaile, elektroniczne faktury czy dokumenty złożone za pomocą elektronicznych platform publicznych (ePUAP)
  • Informacji o dokumentach w archiwum zakładowym

Umieszczone w systemie z różnych źródeł pliki otrzymują formę zunifikowanego elektronicznego dokumentu i dzięki temu mogą być w jednolity sposób przetwarzane.

 

Dysk sieciowy

Archiwum Elektroniczne

Zalety

*      Niedrogi w zakupie

*      Bardzo prosty w uruchomieniu

 

*      Przeszukiwanie pełnotekstowe OCR

*      Ujednolicona, stabilna i wielowymiarowa struktura danych

*      Łatwe zarządzanie uprawnieniami

*      Dostęp z dowolnego miejsca przez przeglądarkę

*      Szyfrowanie komunikacji oraz najbardziej poufnych zasobów

*      Współpraca z systemem obiegu dokumentów oraz pocztą IMAP

*      Niższe koszty utrzymania wraz z upływem czasu

Wady

*      Jednowymiarowa hierarchia plików

*      Uciążliwe i ograniczone zarządzanie uprawnieniami

*      Brak możliwości zasilania z innych systemów (maili, obiegu dokumentów)

*      Brak indeksowania OCR

*      Rosnące z upływem czasu koszty utrzymania

*      Relatywnie wyższa cena zakupu

*      Większa złożoność

Wnioski

*      Rozwiązanie polecane w początkowym okresie tworzenia archiwum po to, aby zdefiniować początkowe wymagania i strukturę danych.

*      Rozwiązanie polecane dla organizacji posiadających ustalone wymagania co do struktury danych i działania archiwum.

 

„Mieć ciastko i zjeść ciastko” - przeglądanie dokumentów w archiwum

W systemach elektronicznego archiwum stosuje się nieco inną technologię do przechowywania danych. Wprowadzane do systemu pliki opisywane są naturalnymi kategoriami takimi jak: klient, sprawa, projekt, które stanowią tzw. metrykę dokumentu. Dzięki zastosowaniu tego podejścia możliwe staje się oznaczenie dokumentu kilkoma kategoriami np. faktura klienta X dotycząca projektu Y. Za pomocą systemu możliwe jest znalezienie tego dokumentu równocześnie w folderze klienta X oraz w folderze projektu Y. Takie podejście zapewnia jednocześnie porządek wynikający z segregacji wg spraw i wygodę stosowania dostępu przez kartotekę kontrahenta, który często jest najłatwiejszym w zapamiętywaniu atrybutem wielu dokumentów.

Zarządzanie zbiorami archiwum zakładowego

Wiele firm i instytucji nie może jeszcze pozwolić sobie na całkowitą rezygnację z tworzenia i przechowywania dokumentów papierowych. Dlatego kompletny system stanowiący Elektroniczne Archiwum powinien posiadać również moduł służący do prowadzenia ewidencji dokumentacji aktowej i technicznej gromadzonej w archiwum zakładowym. Umożliwia on prowadzenie archiwum, tj. przyjmowanie, wypożyczanie oraz niszczenie i przekazywanie akt do Archiwum Państwowego zgodnie z aktualnymi wymaganiami prawnymi.

 

Przyjęcie do archiwum – jednostki archiwalne

Dokumentacja może być rejestrowana w systemie poprzez spisy zdawczo-odbiorcze, które wprowadzane są poprzez formularz lub import z wcześniej przygotowanych plików Excel. Poszczególne rekordy spisu jak również sam spis cechuje się tym, że oprócz standardowych pól identyfikujących dokumentację można tworzyć dodatkowe pola lub indeksy specyficzne dla danej branży lub rodzaju dokumentacji (np. dokumentacji kadrowej, medycznej, technicznej).

Dla wprowadzonych spisów można generować wydruki protokołów zgodne z wymogami dotyczącymi przekazywania dokumentacji do archiwów zakładowych. Wprowadzone dane do archiwum określa się jako tzw. jednostki archiwalne. Każda jednostka opisana jest statusem, który pozwala na jednoznaczną identyfikację tego, gdzie znajduje się jej fizyczny odpowiednik:

  • Nowy (po przekazaniu ze spraw)
  • Przyjęty (po potwierdzeniu przez archiwistę przyjęcia dokumentacji)
  • Wypożyczony (wypożyczona teczka aktowa)
  • Wybrakowane (zniszczone)
  • Przekazane do archiwum państwowego
  • Przekazane do archiwum zewnętrznego

 

W jednostkach archiwalnych można przechowywać również pliki stanowiące odwzorowanie cyfrowe swojej zawartości fizycznej. Pozwala to ograniczyć konieczny dostęp do archiwum tradycyjnego do sytuacji, w których absolutnie niezbędne jest pobranie samych fizycznych dokumentów.

Wydzielanie dokumentacji do zniszczenia i przekazania

System pozwala wydzielać dokumentację, której wygasła trwałość. Terminy obliczane są na podstawie daty przyjęcia do archiwum i lat przypisanych do kategorii archiwalnej np. B10. Ewentualnie można używać dodatkowego pola „Rok wybrakowania”, który wówczas musi być uzupełniony podczas wprowadzania danych. Utworzoną w ten sposób listę wykorzystuje się do wygenerowania spisu dokumentacji przeznaczonej do zdania na makulaturę lub do przekazania do Archiwum Państwowego. Spis przekazywany do Archiwum pozwala określić format zgodny z wymogami Archiwum Państwowego.

Wypożyczanie dokumentacji – śledzenie ruchu akt

System elektronicznego archiwum pozwala również rejestrować wypożyczenia dokumentacji. Na podstawie wprowadzonych danych o osobie odbierającej, generowana jest karta wypożyczenia, na której podpisy składają pracownik archiwum i osoba pobierająca akta. Proces potwierdzenia może również odbyć się elektronicznie za pomocą tabletu, na którym pracownik złoży swój podpis.

 

Podsumowanie

Rozwiązania spełniające opisane wymagania Archiwum Elektronicznego mogą trwale zmniejszać wydatki na obsługę dokumentów papierowych takich jak: koszty wydruku, papier, magazynowanie i obsługa archiwum zakładowego. Jednocześnie pozwalają zaoszczędzić cenny czas na wyszukiwanie informacji. Wspólnie z systemem obiegu dokumentów stanowią dziś niezbędny element infrastruktury każdej organizacji.

Jacek Paszek

CEO

eDokumenty sp. z o.o.

jpaszek@betasoft.pl