Zdjęcie artykułu
10 Kroków Wyboru ERP

Czy tak ciężko jest się przygotować do wybory systemu ERP?? Co zrobić by proces wyboru systemu przebiegł sprawniej?

10 Kroków Wyboru ERP

2014/11/23 12:57

System ERP (Enterprise Resource Planning) jest to oprogramowanie wspierające zarządzanie przedsiębiorstwem, zwykle to zbiór zintegrowanych aplikacji, które firma może wykorzystać do zbierania, przechowywania, zarządzania i interpretacji danych zgromadzonych w systemie.

System ERP jest to tak naprawdę  "wszystko-w-jednym". W związku z tym wiele firm stawia sobie proste pytanie:  "Czego potrzebujemy?"  W rzeczywistości, to pytanie może okazać się tak trudne, że niektóre firmy decydują się na wdrożenie dwóch systemów ERP , jednego do zarządzania i drugiego dla systemów produkcyjnych i pomocniczych. Dla większości firm, celem może może być ograniczenie do jednego systemu.

Oto kilka kroków dla każdej firmy, dzięki którym będzie łatwiej się przygotować do wyboru nowego systemu ERP:

1.OKREŚL, JAK PRACUJESZ

Wiele firm może poprawić sposób dokumentowania ich pracy. Często spora część wiedzy, na przykład w zakresie obsługi klientów, nie jest nigdzie zapisana. Bez dokładnego udokumentowania co dokładnie dzieje się w przedsiębiorstwie, może być trudno to  poprawić, a później usystematyzować.

Ten proces może spowodować tworzenie się kilku map workflow. Jednym z nich jest np. przepływ pracy od klienta do płatności końcowej.

 

2.POSZUKAJ STUDIA PRZYPADKÓW FIRM

Takie badanie nie musi to być teoretyczne. Możesz zacząć od przyjrzenia się, w jaki sposób inne firmy podobne do Ciebie zintegrowały przepływ informacji. W szczególności staraj się zrozumieć, jak oni to robią, i jak informacja przepływa przez system. Od studiów przypadków, które są w różnych gałęziach przemysłu, można uzyskać różne informacje, podczas gdy ze studia przypadków w jednym konkretnym przypadku i branży, można uzyskać pomysł na natychmiastowe zastosowanie.

3.Szukaj OTWARTEJ DYSKUSJI NA TEMAT TEGO, CO MOŻNA POPRAWIĆ

Informacja powinna przepływać płynnie przez wszystkie obszary firmy, dzięki temu można poprawić kluczowe procesy zachodzące w firmie. Aby uzyskać jak najwięcej informacji o tym jak zachodzą pewne procesy, trzeba rozmawiać z ludźmi pracującymi w poszczególnych działach, ponieważ daje nam to sporo informacji zwrotnych. Z punktu widzenia zarządzania, takiego podejście przy wyborze systemu, może rozwiązać wiele problemów.

4.OKREŚLIĆ, JAKIE SYSTEMY I INFORMACJE TRZEBA ZINTEGROWAĆ

Ważne, aby rozważyć różne etapy przechodzenia pracy, dla firmy może to oznaczać ustalenie, które formaty plików i oprogramowania powinny być w stanie „rozmawiać” z systemem ERP.  Można wówczas odkryć, na przykład, konieczność zapisywania informacji w trakcie całego procesu, dzięki czemu będzie można później wrócić do poprzednich wersji.

5. WAŻNE KONSEKWENCJE DLA BEZPIECZEŃSTWA

Kto musi wiedzieć, a kto nie powinien? W szczególności ważne jest, aby określić, kto ma mieć dostęp do systemu ERP, a kto powinien mieć różne rodzaje dostępu. Weź również pod uwagę potrzebę ochrony informacji wewnętrznej, gdy pracownicy opuszczają firmę. 

6.POSZUKAJ SPOSOBÓW UPROSZCZENIA

Zanim zakupisz system ERP, sprawdź każdą swoją rzeczywistą potrzebę. Nie warto jest wydawać pieniądze na moduły które nie są potrzebne firmie. Najlepiej jest określić podstawowe i średnie potrzeby które powinien zaspokoić system ERP.

7.STWÓRZ PLAN

Powinieneś być w tanie utworzyć dokument wyjaśniający, jak Twoja firma może działać w sposób nietechniczny . Może to działać jako szkielet i jasne określenie, które dokładnie określi co powinien mieć nowy system ERP. Projekt powinien być uzupełniony o informację uzyskane z reszty firmy.

8.ZIDENTYFIKOWAĆ SPECYFICZNE CECHY I KORZYŚCI

Z otrzymanych dotychczas informacji trzeba mieć solidną podstawę do dalszego opisywania, co dokładnie chcesz aby twój system ERP robił. Powinieneś być w stanie zidentyfikować możliwości systemu aby móc lepiej komunikować się z dostawcami. Należy pamiętać, że gdy lepiej będziemy znali własne potrzeby, tym łatwiej pójdzie rozmowa z dostawcą i określenie tego czego szukamy.

9.UZYSKAĆ AKCEPTACJĘ FIRMY

To może być trudne do zrobienia, ale bardzo ważne. Jak poprzednie kroki mogą wskazywać, wdrożenie systemu ERP może być doskonałą okazją do aktywnego poszukiwania sposobów poprawy działania firmy. Jednak, by odnieść sukces, zwłaszcza w okresie przejściowym między starym i nowym systemem, bardzo ważne może być to, aby uzyskać firmie szerokie poparcie.

10.SPÓJRZ NA NAJLEPSZY SYSTEM ERP

Po przejściu przez poprzednie kroki, firma powinna mieć jasne wyobrażenie o tym, co chce. To pozwoli znaleźć odpowiednie rozwiązanie ERP. Na przykład, możesz zdać sobie sprawę, że trzeba znaleźć rozwiązanie ERP, które jest specjalnie napisane pod potrzeby firmy. To może zaoszczędzić wielu bezsensownych spotkań z producentami czy też dostawcami systemów.

 

Piotr Wanicki

Alfa Omega Biznes