Zdjęcie artykułu

7 powodów do wdrożenia systemu ERP

2015/10/31 18:58

Systemy informatyczne klasy ERP są coraz chętniej wybierane przez polskie przedsiębiorstwa, które zdają sobie sprawę z tego, że w obecnych warunkach rynkowych nie można efektywnie funkcjonować bez stosowania tego typu rozwiązań, oferujących większą wydajność, szybkość i jakość działania. Nadal jednak istnieją firmy, które nie do końca są przekonane co do możliwości systemów ERP. Oto 7 głównych powodów, dla których warto po nie sięgnąć.

1. Baza wiedzy i mądre decyzje

Zgromadzenie danych, niezbędnych do sprawnego zarządzania wszystkimi obszarami firmy w jednej, zintegrowanej aplikacji klasy ERP, zamiast w kilku różnych programach, przekłada się na dużo szybsze, wygodniejsze i bardziej dokładne wyszukiwanie potrzebnych informacji, co jest niezwykle ważne w przypadku konieczności podjęcia natychmiastowych decyzji. Ustalenia, podjęte na podstawie uporządkowanych i bieżących danych, są bardziej racjonalne, a przez to częściej trafne, co pomaga firmie w osiąganiu założonych celów biznesowych. Zgromadzone dane w jednym systemie to cenna baza wiedzy na temat działań zachodzących w firmie i jej aktualnej kondycji. Dane te można zamienić w realną wartość, dysponując narzędziami analitycznymi pozwalającymi na ich przetwarzanie. Dokładna i przejrzysta analiza biznesowa wpływająca na decyzje stanowi solidny fundament poprawnego funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa – komentuje Daniel Olejniczak, wiceprezes Bonair SA.

2. Usprawniona komunikacja

Platforma ERP pozwala na łączenie i wzajemne uzupełnianie się informacji pochodzących z różnych działów firmy. Dzięki poprawie przepływu informacji zostaje usprawniona komunikacja wewnątrz przedsiębiorstwa, a także pomiędzy firmą a jej kontrahentami, a tym samym bariery ograniczające produktywność firmy ulegają zniesieniu. W rezultacie możliwe staje się uzyskanie efektu synergii, skutkującego zwiększeniem efektywności współpracy między poszczególnymi działami organizacji czy oddziałami zlokalizowanymi w różnych miastach.

3. Zwiększona wydajność

Jeśli firma chce nadążać za konkurencją, musi być maksymalnie wydajna. Systemy wspomagające zarządzanie zapewniają stały dostęp do informacji dotyczących wszelkich operacji prowadzonych w firmie. Pozwala to kierownictwu analizować i szybko reagować na zapotrzebowanie rynku, zwiększając produktywność organizacji. Przykładowo, system ERP pozwala skrócić czas realizacji zamówienia oraz wytworzenia i dostarczenia produktu od producenta na półkę sklepową, co pozwala zlikwidować niepotrzebne operacje oraz umożliwia spełnienie indywidulanych oczekiwań klientów.
Przedsiębiorstwa zwracają uwagę na to, aby wdrażane systemy ERP odzwierciedlały strukturę organizacyjną firmy. Muszą pasować do stanowisk czy ról jakie poszczególni pracownicy odgrywają w organizacji. Dzięki temu personel może łatwo odnajdywać narzędzia i informacje, których naprawdę potrzebuje, co wpływa na szybsze podejmowanie trafnych decyzji biznesowych i wybór najlepszego wariantu postępowania – mówi Daniel Olejniczak.

4. Zadowolony klient

Celem każdej firmy jest zadowolony i lojalny klient. Organizacja, która w centrum swojej działalności stawia klienta, musi traktować go w sposób poważny i indywidualny. Wiedza o kliencie, jego preferencjach i potrzebach oraz historia relacji z nim jest bezcenna niezależnie od wielkości i profilu działania przedsiębiorstwa. Dzięki właściwemu odwzorowaniu swojej bazy klientów firma może podporządkować własną strukturę organizacyjną sposobowi zakupu produktów firmy przez jej klientów. Lojalni klienci są bardziej skłonni do kolejnych zakupów, a ich wrażliwość na cenę jest znacznie mniejsza. Tym samym zwiększa się możliwy przychód  firmy z każdego klienta. Nienaganna obsługa klienta może zdecydowanie wpłynąć na przewagę rynkową przedsiębiorstwa.

5. Wzrost konkurencyjności

Kluczem do sukcesu firmy jest efektywne działanie wszystkich obszarów przedsiębiorstwa oraz utrzymanie stałych kontaktów i transakcji z już posiadanymi klientami, a także pozyskiwanie nowych. Rozwiązania ERP pomagają to osiągnąć – posiadają bowiem dedykowane konkretnej branży funkcjonalności, takie jak moduł produkcji, zarządzania obsługą klienta i serwisem, zarządzania magazynem wysokiego składu czy kody kreskowe. Utrzymywanie konkurencyjności jest stałym procesem. Obecnie silną pozycję na rynku budują jedynie te firmy, które stale wprowadzają nowe rozwiązania umożliwiające prowadzenie systematycznych działań w celu osiągnięcia założonego celu. Wdrożenie systemu ERP umożliwia monitorowanie kluczowych procesów biznesowych i ich ocenę względem założeń w każdym momencie, a w efekcie może stanowić o optymalizacji kosztów, zwiększeniu efektywności oraz poprawie jakości produktów i usług, co przekłada się na budowanie i utrzymywanie przewagi rynkowej w stosunku do konkurencji – komentuje Daniel Olejniczak.

6. Zwiększenie kontroli i obniżenie ryzyka

Systemy ERP pozwalają na rejestrowanie zdecydowanej większości procesów zachodzących w firmie, stąd za ich pomocą na bieżąco uzyskuje się aktualny obraz jej kondycji. Jak na dłoni widać, które procesy i jakie umowy przynoszą firmie zyski, a na których przedsiębiorstwo traci. Dzięki takiemu monitoringowi, wspartemu modułem analitycznym i raportującym, firma może lepiej kontrolować np. zużycie surowców czy oszacowywać zapotrzebowanie na nie, a także wcześnie wykrywać zagrożenia, takie jak spadający popyt na dany towar czy usługę.

7. Optymalizacja kosztów, zasobów i procesów

System ERP wspiera zwiększanie obrotów i rentowności sprzedaży, a także ograniczanie kosztów produkcji, magazynowania czy logistyki, jak również zapewnia oszczędność czasu personelu oraz wzrost rentowności współpracy z dostawcami. Rozwiązanie ERP oferuje firmie różnorodne możliwości ewidencjonowania, planowania i kontroli zasobów, a także optymalizacji i monitoringu procesów w odniesieniu do prowadzonej działalności. Dzięki oprogramowaniu ERP przedsiębiorstwo zyskuje pełen obraz funkcjonowania organizacji. Podstawową przesłanką do wdrożenia zintegrowanego systemu ERP jest brak wystarczająco szczegółowych informacji niezbędnych w procesach decyzyjnych oraz potrzeba usprawnienia procesów biznesowych. W sytuacji, gdy zebranie rozproszonych w wielu systemach danych jest już zbyt czasochłonne, żeby efektywnie podejmować decyzje, marże ulegają dalszej erozji, a oczywiste obszary, gdzie można szukać oszczędności, zostały już wykorzystane, wówczas oszczędności możemy szukać w usprawnianiu procesów oraz w lepszej analizie posiadanych informacji. Systemy ERP są w stanie uprościć przepływy pracy, dostarczyć dodatkowych informacji o ilości potrzebnych produktów, zapotrzebowaniu, rozkładzie kosztów transportu i wiele innych – podsumowuje Daniel Olejniczak.